Cos'è josh Protocol!
josh Protocol! è il rivoluzionario sistema di Protocollo Informatico, fruibile in cloud o in modalità on-premise, scalabile ed idoneo alla gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi di grandi e piccole amministrazioni.
Per protocollo informatico si intende l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.
josh Protocol! è sviluppato a partire dai requisiti indicati nelle Linee Guida emanate da AgID, ai sensi dell’articolo 71 del CAD, e rappresenta lo strumento ideale per le pubbliche amministrazioni e le aziende pubbliche che, nel rispetto della norma, devono adottare un Protocollo Informatico.
Non solo PA… josh Protocol! può essere adottato anche delle aziende private che vogliono rendere più strutturata e rigorosa la gestione dei flussi documentali.
Le funzionalità di josh Protocol! sono garantite dalla sinergia delle quattro componenti web di base del software:
Permette di gestire l’ambiente di Protocollo Informatico e le singole Aree Organizzative Omogenee (AOO), impostare i parametri dell’applicazione e gestire il registro di protocollo e le attività di consolidamento. Consente inoltre di amministrare le Unità Organizzative (UO) delle singole AOO e gli Utenti del sistema monitorandone i permessi a livello di protocollo.
Raggruppa le funzionalità di ricerca e le attività inerenti la protocollazione. Il Front End, in integrazione con SharePoint, permette ogni azione sul documento e abilita la gestione e il controllo delle attività.
Consente la gestione di posta elettronica da protocollare da una o più caselle di posta (PEC o PEI). Sulla base di regole predefinite o grazie a tecniche di Intelligenza Artificiale è possibile filtrare, per ogni casella di posta, email da non protocollare o classificare in automatico quelle che rispettano certi criteri.
Permette di visualizzare i documenti protocollati, nel rispetto dei permessi assegnati ai singoli utenti. E’ possibile autorizzare e tracciare le operazioni sui documenti (es. stampa, salvataggio, inoltro via mail e visualizzazione).
josh Protocol!, sfruttando appieno le potenzialità di Microsoft SharePoint, permette di effettuare ricerche sia sui campi chiave dei documenti che sull’indice full-text, consentendone il ritrovamento in modo rapido.
La gestione dei permessi di josh Protocol! permette di monitorare tutte le azioni effettuate dagli utenti sui singoli documenti. Inoltre, nel registro delle attività vengono tracciate tutte le azioni fatte degli utenti sui protocolli.
Un file digitale, un documento cartaceo o una PEC, josh Protocol! permette di protocollare, senza interruzioni, svariati formati provenienti da sorgenti differenti in 4 semplici passaggi:
josh Protocol! consente la protocollazione di documenti informatici, cartacei in uscita o in entrata. Grazie a josh Scanner il documento cartaceo viene acquisito e reso pronto per la protocollazione tramite la “segnatura di protocollo” che consiste nella stampa del codice a barre e nell’apposizione dell’etichetta sullo stesso.
Vengono selezionati gli assegnatari, ovvero tutti coloro che per competenza o conoscenza possono vedere il protocollo.
Al documento protocollato viene assegnata una voce di titolario e/o un fascicolo. Con josh Protocol!, la classificazione può essere: manuale, automatica in base a regole stabilite o automatizzata attraverso il servizio di Cognitive Classification che, sfruttando tecniche di intelligenza artificiale, protocolla e classifica il documento in base alla sua natura.
In pochi passaggi il documento è protocollato e può essere ricercato, stampato, esportato o visualizzato in base ai permessi che l’utente ha sul documento. Tutto questo nel pieno rispetto dei requisiti di privacy e tutela del patrimonio documentale pubblico.
Gestione dei documenti protocollati: visualizzazione, conservazione e processi
josh Protocol! offre anche la possibilità di visualizzare le proprietà del documento, il fascicolo di appartenenza e la sua relazione con altri documenti e/o fascicoli presenti, nonché informazioni sulla firma digitale, se presente.
Con josh Protocol! si possono mandare in Conservazione Digitale Sostitutiva i documenti, nel rispetto della normativa AgID. Attraverso InfoJam, lo strumento compreso in josh Protocol!, è possibile apporre firma digitale e marca temporale all’archivio dei documenti protocollati, il quale può essere creato manualmente o in maniera automatica nel momento in cui viene creato il registro di protocollo. Oltre a ciò, josh Protocol!, come previsto dalla normativa, consente l’apposizione del sigillo elettronico qualificato, ossia la firma automatica intestata all’organizzazione visualizzabile nel documento sottoforma di watermark.
L’integrazione tra josh, il sistema per il disegno e l’esecuzione dei processi, e josh Protocol! permette di:
- avviare un processo all’atto della protocollazione: il documento protocollato è consultabile dagli utenti autorizzati e il sistema invia automaticamente alle persone interessate il task da eseguire.
- attivare l’interfaccia di protocollazione durante l’esecuzione di un processo permettendo la sincronizzazione delle attività interne.
- protocollare documenti precedentemente lavorati da josh, come ad esempio, quelli che si originano al termine di un processo approvativo.
Intelligenza artificiale: il motore che potenzia il protocollo
Le funzionalità di Intelligenza Artificiale integrate in josh Protocol! consentono di automatizzare e ottimizzare l’intero processo di protocollazione, dalla classificazione dei documenti all’assegnamento del protocollo, incluse altre funzioni utili per una gestione documentale completa e più efficiente.
Ad esempio, il servizio di Cognitive Classification, specifico per ogni AOO, abilita la classificazione automatica del documento da protocollare, sia in entrata che in uscita, via scanner, via PEC ed email: è josh Protocol! che indica al protocollista la corretta voce di Titolario (e gli eventuali Assegnatari ad esso associati), sulla base della natura del documento da protocollare.
L’aggiunta di funzionalità in integrazione con l’AI riduce al minimo le attività manuali, migliorando efficienza, accuratezza e tracciabilità.
myjosh: la dashboard su misura per te
Le funzionalità di josh Protocol! si arricchiscono grazie a myjosh, la dashboard progettata per offrire un punto di accesso unico e centralizzato a dati, strumenti ed attività rendendo unica l’esperienza d’uso del Sistema di Protocollo e dell’intera suite it Consult.
La tua scrivania digitale è personalizzabile inserendo diverse tipologie di widget – lista, contatore, grafico a torta, grafico a barre e collegamento tramite link – che ti permettono di:
- visualizzare dati riferite ad esempio ai protocolli in uscita/entrata, anche relativi a più AOO contemporaneamente;
- visualizzare statistiche riguardanti il numero di protocolli assegnati;
- accedere rapidamente sia agli strumenti della suite josh che a software esterni come ERP, CRM.
myjosh, inoltre, funge hub di autenticazione centralizzato, integrando diversi provider senza mai memorizzare le password, assicurando al tempo stesso praticità, sicurezza e protezione.
Mobilità senza compromessi
Attraverso l’app, disponibile per il download sia per dispositivi Android che iOS (attraverso i rispettivi store), oltre a consultare i documenti protocollati in mobilità è possibile ricevere una notifica push non appena questi vengono assegnati e partecipare a discussioni tramite commenti sui documenti, a tutto vantaggio della collaborazione e della velocità di fruizione.
Una particolare attenzione è stata rivolta agli aspetti di sicurezza: nessun dato o copia dei documenti visualizzati resta memorizzato nello smartphone.
Informazioni utili
Tutte le soluzioni software it Consult sono disponibili anche in ambiente cloud, sia come servizio PaaS (Platform As A Service) utilizzando Microsoft Azure, sia in modalità SaaS (Software As a Service).
Link per saperne di più:
- Service Level Agreement del servizio SaaS it Consult.
- Livelli di supporto per le installazioni on premise delle soluzioni della suite it Consult.
- Requisiti di sistema di josh Protocol!
I nostri best case
Visita la sezione dedicata ai Case Study per leggere altre testimonianze
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