josh Protocol!

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Cos'è josh Protocol!

josh Protocol! è il rivoluzionario sistema di Protocollo Informatico, fruibile in cloud (grazie alla versione josh Protocol! Live) e in modalità on-premise, scalabile ed idoneo alla gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi di grandi e piccole amministrazioni.

Per protocollo informatico si intende l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti. In aggiunta a questa definizione, la normativa di riferimento (DPR 445/2000) riporta specifiche indicazioni circa la validità o meno di un sistema di Protocollo Informatico, in particolare basandosi su 4 livelli possibili di realizzazione dello standard DigitPA (ora AgID):

  • Nucleo Minimo
  • Gestione Documentale​
  • WorkFlow Documentali
  • BPR “Business Process Reengineering”

josh Protocol! sfrutta al meglio l’integrazione con la tecnologia Microsoft SharePoint, anche Online e, grazie all’integrazione con la piattaforma josh, si colloca all’interno del sistema come soluzione tecnologica fondamentale per avviare  il processo di ammodernamento delle Pubbliche Amministrazioni e Organizzazioni e fattore abilitante per declinare lo smart working anche su cloud.

Il sistema è sviluppato in base alle nuove indicazioni emanate da AgiD e dalle sue le Linee Guida che si compongono di sei allegati tecnici, adottate ai sensi dell’articolo 71 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), in sostituzione del DPCM 13 novembre 2014 e alcune disposizioni del DPCM 3 dicembre 2013, le quali dettano le regole tecniche per il protocollo informatico e in materia di conservazione sostitutiva, rivolto a tutte le pubbliche amministrazioni e alle aziende pubbliche. Ciò nonostante risulta adeguato anche alle esigenze delle aziende private, che tramite josh Protocol! introducono nella propria organizzazione il rigore e il metodo dovuti per una corretta gestione dei flussi documentali.

documento protocollato - infografica it consult

josh Protocol! inoltre è integrato anche con le piattaforme cloud Office 365
(SharePoint Online) e Microsoft Azure, permettendo così diverse configurazioni: è possibile installarlo su macchine fisiche o virtuali, in locale, su cloud o come  servizio PaaS (Platform As a Service).
La soluzione è anche disponibile in modalità SaaS (Software As a Service): josh Protocol! Live è la soluzione fruibile attraverso l’acquisto di un servizio che include licenze software e infrastruttura, in cui i requisiti di affidabilità e sicurezza sono compiutamente rispettati.

La gestione dei permessi di josh Protocol! rende finalmente possibile il controllo completo di tutte le azioni che possono essere effettuate dai diversi utenti su un singolo documento. Rende inoltre disponibile un registro delle attività che tiene traccia di tutte le azioni dai diversi utenti sui documenti protocollati.

La piattaforma consente la protocollazione di documenti cartacei ed elettronici, in entrata e in uscita, attraverso varie modalità: da postazione dedicata, via web, via Outlook. La protocollazione dei documenti cartacei avviene mediante l’uso del tool josh Scanner​​ (integrato nella piattaforma) che consente l’acquisizione del documento in formato elettronico previa “segnatura di protocollo” effettuata con stampa del codice a barre e apposizione dell’etichetta sul documento stesso.

Le funzionalità di ricerca avanzata effettuate sui campi identificativi dei documenti ne consentono l’immediato ritrovamento. Utilizzando il potente servizio di indicizzazione full-text di Microsoft SharePoint, josh Protocol! è in grado di effettuare la ricerca dei documenti in base al contenuto e di visualizzare direttamente all’interno del portale i dati riguardanti i documenti protocollati, dando la possibilità di usufruire di informazioni anche destrutturate in maniera veloce ed altamente intuitiva.

Il sistema è inoltre in grado di monitorare una o più caselle di Posta Elettronica Certificata (PEC) integrando di fatto la procedura di protocollazione del documento all’interno del normale sistema di posta elettronica.

Visualizzazione e gestione dei documenti protocollati

josh Protocol! permette il pieno rispetto dei requisiti di privacy e tutela del patrimonio documentale pubblico. L’utente Protocollista, data la flessibilità delle politiche di autorizzazione, decide a quali utenti/gruppi dare accesso al documento e con che modalità (sola visualizzazione, salvataggio in locale, stampa di una copia del documento, inoltro via mail). josh Protocol! offre anche la possibilità di visualizzare le proprietà del documento, il fascicolo di appartenenza e la sua relazione con altri documenti e/o fascicoli presenti, nonché informazioni sulla firma digitale, se presente.

Una semplice interfaccia mostra l’elenco completo del registro di protocollo che può così essere esportato e firmato digitalmente secondo la normativa in vigore. Il consolidamento può essere fatto in modo programmato o manuale e prelude, se desiderato, alla successiva fase di Conservazione Sostitutiva dei documenti protocollati.

josh Protocol! consente di avviare un processo/workflow all’atto della protocollazione: pertanto non solo il documento protocollato è reso disponibile alla consultazione da parte degli utenti autorizzati bensì il sistema provvede ad inviare automaticamente alle persone interessate i task del processo josh da eseguire. Analogamente l’interfaccia di protocollazione può essere attivata durante l’esecuzione di un processo.

iPad and paper control - it consult

I componenti di josh Protocol!

Le funzionalità della piattaforma sono racchiuse in quattro principali sottosistemi:

  • josh Protocol! WebAdmin – Componente integrata in Microsoft SharePoint permette la gestione agile e semplice dell’intero ambiente di Protocollo Informatico e delle singole Aree Organizzative Omogenee (AOO). Da WebAdmin è possibile impostare i parametri principali dell’applicazione, gestire il registro di protocollo e le attività di consolidamento. E’ inoltre possibile amministrare le Aree Organizzative Omogenee, le Unità Organizzative (UO) dell’intera struttura nonchè gli Utenti del sistema, monitorandone anche i permessi a livello di protocollo (assegnazione del ruolo).
  • josh Protocol! FrontEnd – Raggruppa le funzionalità di ricerca e le attività inerenti la protocollazione. Completamente integrato con Microsoft SharePoint, la parte di FrontEnd permette in maniera sicura, facile ed intuitiva ogni azione sul documento e consente la completa gestione e controllo delle attività del Protocollo Informatico da parte dell’utente il cui ruolo è abilitato. L’utente Responsabile di Protocollo ha completa visione dei documenti assegnati in fase di protocollazione.
  • josh Protocol! Viewer – Il visualizzatore web permette una completa gestione a livello server della visualizzazione dei documenti presenti all’interno del sistema. E’ stata posta grande attenzione nella gestione dei  permessi assegnati agli utenti: la caratteristica distintiva di questo componente risiede nella possibilità di autorizzare e tracciare le singole  operazioni sui documenti quali la stampa, il salvataggio in locale, l’inoltro via mail nonché, naturalmente, la semplice visualizzazione.
  •  Mail Manager – Consente la gestione di posta elettronica da protocollare da una o più caselle di posta (PEC o PEI). Oltre alla possibilità di protocollare manualmente, con Mail Manager è possibile per ogni casella di posta definire delle regole in modo da processare autonomamente tutte quelle email che soddisfano le regole definite. In questo modo, è più semplice filtrare eventuali mail da non protocollare o classificare in automatico quelle che rispettano certi criteri.

Mobilità senza compromessi

App mobile josh protocol
App mobile di josh Protocol! disponibile negli store Apple e Google

Sfruttando appieno le risorse e le tecnologie a disposizione, i documenti protocollati con josh Protocol! sono disponibili ovunque e in ogni momento, anche attraverso dispositivi mobili. Attraverso la app, disponibile per il download sia per i dispositivi Android che iOS (attraverso i rispettivi store), è possibile consultare i documenti protocollati in mobilità, ricevendo una notifica push non appena questi vengono assegnati.

Una particolare attenzione è stata rivolta agli aspetti di sicurezza relativa ai documenti visualizzati, per i quali nessun dato o copia di documento resta memorizzato nell’apparato mobile.

Inoltre, la app mobile di josh Protocol! permette di collaborare sui documenti protocollati tramite commenti direttamente dalla app stessa, a tutto vantaggio della velocità di fruizione.

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