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Il Knowledge Management è la gestione della conoscenza aziendale, il bene più prezioso per una moderna organizzazione. Con questo termine si referenziano, a seconda dei contesti e delle fonti, un insieme di concetti diversi, ma generalmente non disgiunti. Una definizione piuttosto generale può essere la seguente: il Knowledge Management (KM) è l'insieme delle metodologie e degli strumenti tecnologici che consentono di raccogliere e capitalizzare la conoscenza esplicita ed implicita di tutte le persone che formano una organizzazione, consentendone la formale creazione, la modifica e la distribuzione (o condivisione). Naturalmente rientrano in questa accezione di conoscenza: documenti, dati, fatti, giudizi, metodologie, algoritmi, know-how, best-practice, processi etc.
Occorre anzitutto premettere che un workflow (WF) è la formale, ma sintetica, descrizione di un processo (business process). E' costituito da una serie di task (attività elementari), eventualmente cicliche o alternative, da eseguire per ottenere un preciso risultato. Allora, un WFMS è un sistema software distribuito che: -consente di definire (o descrivere) processi attraverso un linguaggio solitamente grafico -permette di specificare le caratteristiche di cui debbono disporre i partecipanti (umani) dei workflow -istanzia e gestisce le singole occorrenze dei workflow, interagendo con i partecipanti (o attori del wf) ed invocando applicazioni esterne.
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