josh Archive!

josh Archive! è la soluzione integrata che automatizza completamente tutte le azioni necessarie allo svolgimento dei processi di Archiviazione Documentale e Conservazione Digitale: dalla scansione iniziale del documento, alla messa in conservazione dello stesso, passando attraverso le attività intermedie di archiviazione, firma e memorizzazione su dispositivo digitale.

Inoltre, il sistema è pienamente rispondente alle indicazioni emanate
da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) e alle sue Linee Guida, in materia di Conservazione Digitale dei documenti informatici.

Attraverso l’attività di Archiviazione Documentale josh Archive! dispone i documenti in modo conforme per la successiva Conservazione Digitale (facoltativa). I documenti vengono in automatico archiviati sul repository documentale a scelta tra SharePoint, SharePoint Online, Azure Blob Storage, Azure File Storage e Database. La possibilità di accedere e visionare i documenti e alle cartelle dipende dai permessi del singolo utente.

Una delle caratteristiche esclusive di josh Archive! è l’aggregazione intelligente dei documenti: sulla base dei metadati il sistema offre una visualizzazione a “fascicolo” dei documenti logicamente correlati (ad esempio fatture e DDT assieme agli ordini cui si riferiscono).

La Conservazione Digitale dei documenti, ovvero processo che permette di conservare digitalmente i documenti al fine di mantenere nel tempo la loro integrità ed autenticità, può essere gestita direttamente da josh Archive! perché dispone di una suite completa di strumenti per la creazione e ricerca dei pacchetti di archiviazione, di distribuzione e di versamento e per la creazione degli archivi.

Il processo di Conservazione Digitale si conclude con l’apposizione della Firma Digitale e della Marca Temporale, necessarie per procedere con la reale dematerializzazione dei documenti.

josh Archive! consente la completa e definitiva distruzione della carta in quanto i corrispondenti documenti elettronici prodotti dal tool josh InfoJam possiedono le caratteristiche di garanzia richieste dalla normativa e risultano pertanto conservati in modalità sostitutiva a tutti gli effetti.

Grazie al modulo josh B2B e alla versatilità di josh Archive! puoi emettere, ricevere e conservare fatture elettroniche tra le imprese e verso la Pubblica Amministrazione.

josh B2B ti assiste sia durante il processo attivo, che va dalla creazione del file XML all’invio al Sistema di Interscambio (SdI) fino alla conservazione a norma delle fatture emesse, sia nel ciclo passivo, che va dalla ricezione del documento alla conservazione e registrazione su ERP.

josh Archive! è perfettamente integrato all’interno della piattaforma josh, il sistema Business Process Management, che permette di progettare graficamente, eseguire e monitorare i processi (workflow).

La gestione documentale non si limita all’archiviazione (e conservazione) del documento all’interno del repository documentale, ma riguarda l’intero processo operativo. L’integrazione con josh permette di definire in modo puntuale le azioni che devono essere svolte dalle persone in relazione ai documenti chiamando in causa le giuste persone. Inoltre, josh consente il monitoraggio in tempo reale dello svolgimento delle attività.

In aggiunta, il Responsabile del processo di Conservazione, a cui spetta il controllo della validità del processo, è ben supportato dal sistema nell’espletamento di questa delicata attività: apposite funzioni di josh integrate con josh Archive! ricordano le scadenze e suggeriscono le azioni da intraprendere.

La perfetta integrazione tra josh e josh Archive! permette di dare una sostanziale marcia in più alla mera gestione documentale, portando benefici in termini di efficienza e produttività, sempre nel rispetto delle normative.

josh Archive! permette l’archiviazione e la categorizzazione dei documenti originati dal sistema gestionale attraverso un servizio dedicato che in automatico preleva i documenti dall’ERP e li trasferisce nelle opportune cartelle del sistema di gestione documentale.

L’accesso ai documenti e alle cartelle è subordinato alle autorizzazioni degli utenti. Componenti aggiuntive di josh Archive! permettono di visualizzare i documenti archiviati direttamente dall’interfaccia gestionale.

Infine, josh Archive! consente l’aggiunta di proprietà e metadati ai documenti sia in fase di archiviazione che successivamente, ampliando le possibilità di classificazione e ricerca.

Le funzionalità di josh Archive! si arricchiscono grazie a myjosh, la dashboard progettata per offrire un punto di accesso unico e centralizzato a dati, strumenti ed attività rendendo unica l’esperienza d’uso del Sistema di Archiviazione e Conservazione e dell’intera suite it Consult.

La tua scrivania  digitale è personalizzabile inserendo diverse tipologie di widget – lista, contatore, grafico a torta, grafico a barre, collegamento tramite link – che permettono di:

• visualizzare dati riferiti ad esempio alle fatture in entrata/uscita;
• visualizzare statistiche riguardanti il numero di documenti archiviati;
• accedere rapidamente sia agli strumenti della suite josh che a software esterni come ERP e CRM.

myjosh, inoltre, funge da hub di autenticazione centralizzato, integrando diversi provider senza mai memorizzare le password, assicurando al tempo stesso praticità, sicurezza e protezione.

Tutte le soluzioni software it Consult sono disponibili anche in ambiente cloud, sia come servizio PaaS (Platform As A Service) utilizzando Microsoft Azure, sia in modalità SaaS (Software As a Service).

Link per saperne di più:

• Requisiti di sistema di josh Archive!
• Service Level Agreement​ del servizio SaaS it Consult.
• Livelli di supporto per le installazioni on premise delle soluzioni della suite it Consult.