it Consult per Sei Toscana
Grazie a josh Protocol!, Sei Toscana è riuscita a digitalizzare il processo di protocollazione, archiviazione documentale e conservazione a norma, rendendo più efficiente la gestione della documentazione e raggiungendo, in maniera sicura e veloce, tutti gli utenti dislocati nelle varie sedi.
“Sei Toscana si ritiene soddisfatta della scelta, del lavoro portato avanti grazie al software: gli obiettivi della digitalizzazione completa dei processi di ricezione/invio documentale e dell’archiviazione digitale certificata, sono stati raggiunti in poco tempo. Siamo felici di aver trovato un partner sicuro e affidabile.”
Tiziana Machetti, Responsabile Organizzazione, Personale e Segreteria, Sei Toscana”
Le esigenze principali
Le principali esigenze emerse in Sei Toscana erano:
- avere una esatta catalogazione di tutte le comunicazioni dell’azienda, sia in entrata che in uscita per rendere più semplice e snella la gestione delle stesse da parte delle centinaia di utenti interni all’azienda, dislocati in un territorio molto vasto;
- intraprendere un percorso totalmente digitale, ove possibile, attraverso l’eliminazione della carta per una gestione più sicura e rintracciabile dei documenti;
- archiviazione e conservazione digitale conforme alla normativa.
La nostra soluzione
Completa digitalizzazione del processo di gestione documentale, non solo per eliminare la carta ma soprattutto per ottenere efficienza, risparmiando tempo e risorse. Implementato un sistema di Conservazione Digitale Sostitutiva a norma, per gestire in totale autonomia l’intero processo, senza la necessità di affidarsi a conservatori esterni.
Tutto questo attraverso l’adozione della piattaforma josh Protocol!, sistema di Protocollo Informatico conforma alla normativa vigente AgID, interamente fruibile via web, attraverso un ambiente ibrido.
Alcuni benefici ottenuti
Sei Toscana, attraverso l’utilizzo di josh Protocol! ha ottenuto notevoli benefici, come:
- Gestione coordinata e semplificata da parte delle centinaia di dipendenti, delle comunicazioni aziendali e dei documenti, sia in entrata sia in uscita;
- Maggior sicurezza relativa alla tracciabilità dei documenti, accessibili da chiunque abbia i permessi, in qualsiasi momento, da qualsiasi sede e tramite anche i dispositivi mobile;
- conservazione digitale a norma, che ha permesso l’eliminazione dell’archivio cartaceo, pur con la piena opponibilità a terzi dei documenti così trattati.
In sintesi, josh Protocol! permesso una digitalizzazione completa del processo di gestione dei documenti e delle comunicazioni aziendali, in poco tempo. Sei Toscana è riuscita a risparmiare tempo prezioso e contestualmente denaro, permettendo alle sue risorse, dislocate in tutto il territorio, di occuparsi di attività più di valore.