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Gestire l'ingresso di un nuovo dipendente.

Chi deve gestire le risorse umane ha un ruolo cruciale in azienda, riuscire a gestire le persone che lavorano in azienda, è un processo particolarmente complesso e la cui inefficienza può ripercuotersi sull'intera organizzazione. Dalla catalogazione dei curriculum vitae, alla gestione delle selezioni, alle attività di formazione obbligatoria, passando per tutte le attività previste con l’ingresso di un nuovo dipendente: sono tutte attività che coinvolgono ben più settori che la sola divisione HR.
Inoltre un tema particolarmente importante per le aziende oggi è il rispetto della privacy: i documenti riguardanti i dipendenti infatti sono per lo più documenti riservati che necessitano di una gestione ancora più accurata e sicura, nel pieno rispetto delle regole imposte dalle normative sulla privacy, prima fra tutte il recente GDPR.

Se prendiamo ad esempio, l’iter d’ingresso di un nuovo dipendente in azienda, vedremo come può diventare un’attività quasi completamente automatica, grazie all’aiuto di josh: coordinando i diversi reparti (risorse umane, amministrazione, sistemi informativi, ecc.), rendendo operativo il dipendente già dal primo giorno e assicurandosi che tutte le attività (soprattutto quelle obbligatorie per legge) siano svolte nel rispetto dei tempi e delle procedure aziendali. Grazie alla perfetta integrazione con josh Archive! inoltre tutti i documenti relativi al dipendente vengono archiviati correttamente e in totale sicurezza, perché accessibili soltanto alle figure autorizzate.

Coordinare le attività e proteggere l’accesso ai documenti riservati.

Non appena il nuovo contratto di lavoro viene formalizzato, il processo josh si occupa di aprire il fascicolo del dipendente. Il fascicolo conterrà da subito il contratto di lavoro firmato ma servirà a catalogare anche tutti gli altri documenti relativi al dipendente in questione. Trattandosi di documenti contenenti dati personali (e spesso anche dati sensibili, come i certificati di idoneità fisica) è di fondamentale importanza gestire i permessi di accesso ai documenti in modo tale che i documenti siano visibili soltanto alle persone autorizzate; un' apposita attività di josh permette di assegnare in modo automatico i permessi di accesso, anche sulla base di un riconoscimento "intelligente" della tipologia documentale. Ad esempio, il Curriculum vitae e gli attestati di formazione potrebbero essere accessibili oltre che al reparto HR anche al responsabile dell’ufficio in cui il dipendente andrà, mentre i certificati di idoneità fisica potrebbero essere visibili solamente ad alcuni addetti dell’ ufficio HR e al responsabile della sicurezza; allo stesso modo, il contratto di lavoro e le buste paga saranno accessibili solamente all’amministrazione e ai dirigenti.
Tutto questo è reso possibile grazie all'integrazione armoniosa di josh e josh Archive!: tramite l'analisi delle informazioni dei documenti, ad esempio attraverso la lettura del nome del file, josh Archive! rileva la tipologia documentale e carica il file nella cartella corretta. A questo punto, josh potrà assegnare i permessi di accesso ai documenti così come desiderato dall’azienda. Anche gli eventuali documenti cartacei possono essere riconosciuti e integrati nel processo: è sufficiente applicarvi un codice a barre in fase di scansione che ne identificherà la tipologia.

Il processo prosegue poi con tutte le altre attività necessarie all’inserimento del nuovo dipendente in azienda: dall'iscrizione a libro paga alla consegna della postazione di lavoro, josh è al tuo fianco lungo tutte le attività che rimangono. Queste attività, specifiche in base al ruolo ricoperto dal nuovo dipendente, saranno eseguite completamente in josh, permettendo quindi anche un controllo accurato dei tempi e l’individuazione rapida di eventuali colli di bottiglia.

Miglioramento delle performance e sicurezza delle informazioni.

Organizzare le informazioni e i documenti relativi ad ogni dipendente in modo strutturato rende l'attività quotidiana molto più veloce e snella e soprattutto sicura.
I fascicoli dei dipendenti creati tramite i processi josh permettono di avere sempre sotto controllo la riservatezza dei dati sensibili ma anche lo stato di avanzamento delle attività che li riguardano, come ad esempio la formazione. In questo modo si ottiene efficienza, si limitano i costi e si eliminano i rischi di errore e dimenticanze, assicurando all'azienda il rispetto delle procedure interne e degli obblighi previsti dalla legge.

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