Conservazione Digitale a norma

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Conservazione Digitale a norma: impatto inevitabile su tutte le organizzazioni

La Conservazione Digitale, ossia l’insieme di attività e processi volti a conservare digitalmente nel tempo i documenti, attraverso l’utilizzo di specifiche tecnologie e nel pieno rispetto delle normative vigenti, è un tema molto sentito e di interesse sia per le Pubbliche Amministrazioni, in quanto per tutti i documenti digitali prodotti dalla PA la conservazione digitale è obbligatoria, sia per le Aziende private, per le quali, nonostante l’obbligo di conservazione ad esempio delle fatture elettroniche, rappresenta un’opportunità per tutte le tipologie di documenti.

Parallelamente all’obbligo normativo, è anche il momento di riconoscere che la pandemia ha notevolmente enfatizzato il fatto che stiamo andando verso un mondo totalmente digitale in cui la quantità di documenti in originale digitale, prodotti sia dalle aziende, che dalle PA, crescerà esponenzialmente. Questo avrà un grande impatto sulle organizzazioni, per le quali archiviazione e conservazione digitale avranno sempre più una importanza strategica (e operativa), non solo per andare appunto incontro all’obbligo normativo, ma anche per raggiungere un miglioramento nella gestione documentale.

Per effettuare la Conservazione Digitale, ci sono essenzialmente due strade: affidarsi a terzi, o gestire tutto in autonomia, ad esempio tramite josh Archive!, effettuando una conservazione in house. In entrambi i casi, nel pieno rispetto delle norme in vigore.
L’intero ciclo di vita del documento informatico è infatti disciplinato dall’Agenzia per l’Italia Digitale, attraverso le nuove Linee Guida relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
AgID ha da poco reso noto la proroga della loro entrata in vigore, precedentemente fissata il 07 giugno 2021, al 01 gennaio 2022, e ulteriori modifiche agli allegati tecnici a queste correlati.

Nonostante questo, non è mai troppo presto per prepararsi ad adottare i cambiamenti. Quindi vediamo ugualmente insieme, quali saranno alcune delle principali novità introdotte per quanto riguarda l’ambito della conservazione.

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Quali sono i principali cambiamenti?

  • Ruoli e responsabilità: sono stati chiariti ruoli e responsabilità delle figure chiave in ambito di conservazione digitale, anche per quello che riguarda i processi di conservazione della documentazione analogica. In particolare, per quello che concerne le attività del responsabile della conservazione.
  • Nuovo Standard per la conservazione: lo standard SInCRO UNI 11386:2020, che andrà a sostituire quello precedente, si pone come obiettivo quello della interoperatività e quello di proporre un’architettura informativa che supporti il processo di conservazione sostitutiva necessaria per la creazione di un Indice di Conservazione.
  • Metadati: le indicazioni sui metadati sono state rivisitate e ristrutturate per tentare di fornire delle indicazioni più precise che possano coadiuvare gli utilizzatori nella categorizzazione ed individuazione del patrimonio documentale delle diverse organizzazioni. Alcuni metadati sono stati considerati obbligatori e altri facoltativi, superando ed ampliando il concetto di metadati minimi.
  • Ampliamento delle tipologie di file per la conservazione: l’allegato 2 individua un elenco di nuovi formati idonei ammessi per la conservazione, come ad esempio contenuti non testuali.
  • Scansione dei documenti analogici: viene richiesta una attestazione di conformità per ogni lotto di documenti scansionati, con attestazione da parte di un pubblico ufficiale nella PA e da parte di un notaio o da un responsabile aziendale delegato, nelle Aziende private.

Ma quale strada scegliere per effettuale la Conservazione Digitale a norma di legge?
Ne abbiamo parlato durante un webinar. GUARDA IL VIDEO

L’obiettivo di conservazione digitale è possibile, con josh Archive!

Con josh Archive!, soluzione per l’Archiviazione Documentale e Conservazione Digitale (sostitutiva), è quindi possibile scegliere se affidare il servizio in outsourcing a conservatori accreditati o se effettuare la conservazione in house, ossia in totale autonomia, con la stessa semplicità, sicurezza e rispondendo, in entrambi i casi, alle normative in vigore.

josh Archive!, infatti, automatizza completamente tutte le attività: dalla scansione iniziale dei documenti, alla messa in conservazione degli stessi, passando attraverso le attività intermedie di archiviazione, firma e memorizzazione su dispositivo digitale.

Ma non è tutto, perché le opportunità derivanti da josh Archive! aumentano notevolmente grazie alla forte integrazione con josh, il software per la gestione dei processi, josh Protocol!, il sistema di protocollo informatico e josh InfoSign, il tool di firma digitale e Marca Temporale, andando così a toccare tutta l’organizzazione, migliorandone in modo pervasivo i flussi di lavoro in maniera intuitiva, snella e flessibile.. rimanendo sempre a norma!

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