it Consult: Scenari Josh Edizione Novembre 2018
PA Digitale: inizia dal protocollo informatico. josh Protocol! 5 è qui.
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Novembre 2018, numero speciale, anno 5.
Gentile Lettore,
Rieccoci all'appuntamento mensile con Scenari josh, la newsletter che affronta la risoluzione di concreti problemi organizzativi con l'approccio della Organization Intelligence.
Le ricordiamo di aggiungere il mittente di questa email ai suoi contatti per evitare che il messaggio venga contrassegnato come "indesiderato".

Protocollo informatico: il miglior alleato verso l'efficienza

Il percorso di Digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni sembra essere ormai quasi dato per scontato: le scadenze normative riguardanti il protocollo Informatico e le regole tecniche sui documenti informatici sono infatti state raggiunte da tempo, così come i tempi di adeguamento concessi; se però si guarda nello specifico, sono ancora molte le organizzazioni pubbliche che continuano a produrre molta carta e ad essere ben lontane dall’aver raggiunto l’efficienza.

Per questo non si può pensare che la digitalizzazione dei documenti, il protocollo Informatico e la Conservazione Digitale sostitutiva siano temi ormai superati; anzi, proprio perché è diventato obbligatorio ed ha assunto un ruolo ancora più importante è sensato pensare ad un ammodernamento del proprio sistema di protocollo informatico, per poter garantire conformità alle norme ma soprattutto produttività ed l’efficacia nello svolgimento delle attività quotidiane.

La miglior opportunità
di digitalizzazione della PA

Proprio in questo senso josh Protocol! rappresenta una grande opportunità di ammodernamento e di vera digitalizzazione per la tua organizzazione perché gestisce tutti gli aspetti del protocollo informatico (definiti da AgID e dalle normative di riferimento) con modalità progettate per la massima operatività e semplicità d'uso, studiate dalla base per semplificare il lavoro quotidiano, non solo per conformarsi alla legge.


josh Protocol! fornisce un ambiente di lavoro che va ben oltre le regole tecniche: protocollazione via web, da posta elettronica, di PEC e scansione di documenti cartacei con josh Scanner; queste sono solo alcune delle caratteristiche che rendono josh Protocol! unico e indispensabile allo stesso tempo.

Grazie all'integrazione con Microsoft SharePoint e SharePoint Online, josh Protocol! fornisce il rigore necessario in un'archiviazione strutturata senza il fardello che normalmente la accompagna, semplicemente adattandosi agli strumenti già famigliari per l'utente.


L'esperienza acquisita insieme agli oltre 20.000 utenti che ogni giorno utilizzano josh Protocol! ci ha permesso di capire che il nostro strumento è davvero in grado di cambiare le carte in tavola in termini di efficienza e qualità organizzativa.

Un protocollo innovativo ma sempre affidabile

josh Protocol! permette una gestione agile e semplice dell’intero ambiente di protocollo e delle singole aree organizzative (AOO): è infatti possibile impostare i parametri principali del sistema, gestire il registro di protocollo e le attività di consolidamento, oltre ad amministrare i permessi per le aree organizzative omogenee e per le unità organizzative (UO). Alcune caratteristiche che rendono josh Protocol! uno strumento innovativo sono:

  • Classificazione voci di titolario su un numero infinito di livelli
  • Proprietà dei documenti recuperate da fonti dati esterne
  • Ricerca full text
  • Conservazione digitale sostitutiva dei documenti in conformità alla normativa
  • Integrazione con josh InfoSign lo strumento di firma digitale e marca temporale
  • Interoperabilità tra josh Protocol! e altri sistemi di protocollo
  • Elevata sicurezza, grazie alla gestione dei permessi assegnati agli utenti e la possibilità di tracciare tutte le operazioni sui documenti
  • Maggiore flessibilità e autonomia alla figura del protocollatore

Inoltre uno degli aspetti più importanti, soprattutto se si guarda al futuro e alla trasformazione digitale, è la perfetta integrazione di josh Protocol! con josh, lo strumento per la gestione dei processi. In questo modo è possibile far avviare un processo all’atto della protocollazione: non solo il documento è consultabile dagli utenti autorizzati ma il sistema invia automaticamente alle persone interessate le attività da eseguire; allo stesso tempo è possibile durante un processo eseguito con josh attivare l’interfaccia di protocollazione.

Tutto questo rende josh Protocol! non un semplice protocollo informatico ma uno strumento completo in grado di supportare le Amministrazioni Pubbliche nel loro percorso di evoluzione e trasformazione digitale, in maniera totalmente conforme alle normative e, allo stesso tempo, incrementando efficienza e produttività.

Disponibile ovunque, anche in cloud

josh Protocol! è disponibile sia in modalità on-premise che su cloud MS Office 365, rendendone ancora più facile e flessibile l'utilizzo in Aziende e Organizzazioni Pubbliche. Inoltre, grazie all'integrazione con josh InfoSign, la firma digitale sui documenti è semplice e veloce come quella cartacea.

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