it Consult: Scenari Josh Edizione Dicembre 2017
Processo di gestione formazione personale. Gestione della formazione del personale
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Dicembre 2017, numero 12, anno 4.
Scenari josh, la newsletter che affronta la risoluzione di concreti problemi organizzativi con l'approccio della Organization Intelligence.

Formazione: creare valore con le persone.

La formazione dei propri dipendenti è uno degli aspetti su cui un’azienda deve investire per cercare di rimanere competitiva in un mercato con un’accesa concorrenza e cambiamenti continui. La flessibilità professionale infatti si ottiene attraverso lo sviluppo e il potenziamento costante delle loro competenze, inoltre è attraverso la formazione che l'organizzazione può diffondere il proprio piano strategico e motivare i dipendenti a svolgere nel miglior modo possibile i loro compiti. Queste attività creano valore per l'azienda ma allo stesso tempo oneri di gestione, in primis per le risorse umane, ma inevitabilmente coinvolgono anche altre aree aziendali.

josh, consente di ridurre i tempi e i carichi di lavoro e di ottenere il controllo sulle principali attività del processo di formazione: copre, infatti, tutte le fasi necessarie all'organizzazione e all'erogazione di percorsi formativi, coordinando i diversi reparti coinvolti (risorse umane, amministrazione, ecc.), assicurandosi che tutte le attività (soprattutto se obbligatorie per legge) siano svolte nel rispetto dei tempi e delle procedure aziendali.

Un processo lineare ma flessibile: dalla richiesta di formazione all'erogazione del corso.

Il processo di formazione del personale può essere avviato sia perché si presenta una tangibile necessità formativa di uno o più dipendenti, sia perché la formazione viene richiesta da una specifica normativa (es. sicurezza sul lavoro): in ognuno dei due casi, il responsabile dell'area aziendale coinvolta non deve far altro che inserire la richiesta di fabbisogno formativo, corredandola con l'anagrafica del dipendente, l'oggetto della formazione e il periodo temporale di svolgimento; josh lo guiderà in modo semplice lungo l’iter. I dati infatti arriveranno direttamente all’ufficio HR che dovrà elaborare la richiesta e valutare se coinvolgere una figura interna all'azienda con un grado di competenza sufficiente o un fornitore esterno (o un ente). La selezione viene poi convalidata dall’amministrazione in base al budget, eventualmente richiedendo modifiche o integrazioni, qualora la richiesta fosse superiore al budget disponibile.
A questo punto josh si occupa quindi di notificare l'esito della richiesta al responsabile e pianificare l’erogazione del corso, ad esempio creando i relativi impegni a calendario per il dipendente (o i dipendenti coinvolti): non solo, una volta terminato il corso, josh ricorda autonomamente al docente di fornire la valutazione (e l’eventuale certificazione) ai partecipanti e, allo stesso modo, al partecipante di compilare una valutazione sull’efficacia formativa. La valutazione del responsabile invece può essere inviata a distanza di mesi in modo tale che possa riflettere l’effettivo impatto formativo che verrà riscontrato nell’attività quotidiana.

Processi efficienti, dipendenti motivati e performance migliori.

Spesso si pensa che processi come questi possano essere gestiti semplicemenete con un paio di mail e qualche telefonata, non considerando però che svolgerli in maniera poco efficiente ruba tempo e risorse economiche ad attività core. Organizzare l’iter di formazione in maniera strutturata rende l'attività quotidiana molto più veloce e snella, evitando errori e dimenticanze, soprattutto se la formazione riguarda obblighi normativi.
I fascicoli creati tramite i processi josh permettono, ad esempio, di avere sempre tutta la documentazione disponibile, facilmente consultabile e avere sempre sotto controllo lo stato delle attività di formazione, con la possibilità di ricevere una notifica in prossimità di scadenze di rinnovo. In questo modo si eliminano i rischi di errore e dimenticanze, assicurando all'azienda il rispetto delle procedure interne e degli obblighi previsti dalla legge.

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Nell'ultimo numero di Scenari josh abbiamo parlato di gestione resi e reimmissione sul mercato: consulta l'approfondimento!

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Il webinar ha affrontato il tema del miglioramento dei processi aziendali, partendo da un processo centrale per ogni organizzazione, il processo di acquisto, con un focus su quelle attività non coperte da sistemi gestionali o e-procurement, approfondendo anche i benefici che la gestione efficiente di questo come di tanti altri processi ha saputo portare ai nostri clienti.

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