Digitalizzazione: non solo nuovi software ma anche nuovi processi
Quando si parla di trasformazione digitale, in molti pensano che adottare un nuovo gestionale, introdurre strumenti come un CRM o utilizzare applicazioni verticali per gestire specifiche esigenze possa bastare per portare innovazione tecnologica e migliorare così le performance, senza però preoccuparsi al contempo di rivedere come opera la propria azienda e senza ridisegnare i propri processi aziendali, compiendo così molto spesso investimenti che non riescono a tradursi in un vero miglioramento in termini di efficienza ed efficacia.
Appare infatti indispensabile avere un modello, una mappa, che descriva accuratamente ciò che accade realmente (o meglio ciò che deve accadere), quale è il flusso dei dati e come lavorano le persone all’interno dell’organizzazione.
La digitalizzazione dei processi aziendali parte spesso proprio da una revisione, un’operazione profonda che coinvolge non solo le tecnologie ma anche il modello organizzativo e le strategie, grazie al quale un’azienda può gestire in modo integrato, efficace e collaborativo tutte le proprie attività, eliminando rallentamenti o rischi inutili e dispendiosi.
Si ai documenti digitali...ma i benefici veri arrivano dai processi
I processi sono sempre accompagnati da dati e fra questi i documenti spesso rappresentano il principale patrimonio informativo di un’azienda; iniziare quindi il percorso di digitalizzazione proprio dai documenti è senz’altro un’attività virtuosa che consente una miglior condivisione delle informazioni, una riduzione dei tempi, e altri vantaggi che sicuramente possono giovare alle performance dell’azienda, ma limitarsi a questo significa compiere una digitalizzazione parziale.
La gestione dei documenti digitali andrebbe vista per ciò che è realmente, un processo e non una semplice eliminazione della carta. I documenti andrebbero visti non solo come file informatici ben definiti, ma come record, informazioni digitali, che devono essere gestite e conservate. In quest’ottica è chiaro che, lo scopo di una vera trasformazione digitale dovrebbe essere il miglioramento nella gestione delle informazioni in senso globale, attraverso una digitalizzazione dei processi aziendali nel loro insieme.
Proprio in questo senso, josh è lo strumento chiave in una strategia di digitalizzazione, dal momento che permette di modellare ciascun processo aziendale, disegnandolo e poi eseguendolo, chiamando in causa le diverse persone coinvolte, con attività da completare direttamente sul loro browser. josh si occupa inoltre di generare, archiviare e gestire i documenti, mantenendoli collegati alle attività e alle persone che li utilizzano.
Il beneficio primario che l’utilizzo di josh offre consiste proprio nel definire in modo univoco e automatizzato, per ciascuna persona coinvolta, tutte quelle attività che costituiscono il lavoro quotidiano gestendo le informazioni prima ancora dei documenti. Ma anche nel rilevare tutti quegli indicatori di performance (KPI) che rendono conto oggettivamente della effettiva qualità della propria azione sulle specifiche attività, a partire dalle informazioni sui tempi in termini di Effort (ore/uomo) e di Elapsed (ore).
Aziende innovative: digitali, snelle ed efficienti
Le aziende che decidono di adottare questo approccio, vedono trasformarsi la loro realtà aziendale in un luogo dove c’è miglior coordinamento tra le persone, si riducono i problemi e gli errori, ed è più semplice individuarne le cause, si svolgono le stesse attività ma in minor tempo, si producono e archiviano i documenti senza sprecare carta; dove si hanno a disposizione dati maggiori e migliori per poter prendere le decisioni, si instaura un meccanismo di miglioramento continuo e l’azienda diventa più flessibile e adattabile alle diverse esigenze che si presentano; tutti questi aspetti la rendono a tutti gli effetti un’azienda più efficiente e competitiva.