La fatturazione elettronica è il processo di emissione, invio, archiviazione e conservazione delle fatture, solitamente prodotte in formato XML. Si distingue dalla tradizionale fattura cartacea per due aspetti fondamentali:

• viene generata utilizzando strumenti digitali come computer, tablet o smartphone;
• viene trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI), che garantisce validità, integrità ed autenticità del documento.

Introdotta con l’obiettivo di favorire la dematerializzazione, la conformità normativa e l’efficienza operativa, ha rappresentato un importante passo avanti nel processo di digitalizzazione ed ha contribuito alla semplificazione dei procedimenti amministrativi e burocratici aumentando di fatto la trasparenza fiscale.

In base al soggetto destinatario abbiamo tre principali tipologie di fatturazione elettronica: Business to Government (B2G), emesse verso le PA centrali e locali (obbligatoria dal 31 marzo 2015); Business to Business (B2B), emessa tra imprese (obbligatori dal 1° gennaio 2019); Business to Consumer (B2C), emessa verso il consumatore finale.

Nel quadro di evoluzione a livello europeo,  l’ultimo aggiornamento normativo del nostro Paese riguarda l’entrata in vigore dal 1° aprile 2025 delle nuove specifiche tecniche 1.9 per la fatturazione elettronica, come conseguenza operativa e attuativa della Direttiva UE 2025/516, facente parte del pacchetto ViDA – VAT in the Digital Age adottato l’11 marzo 2025.

Vediamo di seguito le principali novità introdotte e quali strumenti adottare per una gestione ottimale.

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Tra gli aggiornamenti previsti per le imprese e i professionisti che hanno l’obbligo di emissione della e-fattura rientrano anche le novità relative al regime speciale IVA delle piccole imprese che effettuano scambi transfrontalieri, finalizzati all’adeguamento delle evoluzioni normative e agli standard comunitari.

Le modifiche introdotte dalla normativa italiana riguardano diversi ambiti della fatturazione elettroniche, con l’obiettivo di aumentare la tracciabilità delle operazioni, semplificare le procedure e adeguarsi alla normativa UE.

Una prima novità riguarda l’introduzione del Tipo Documento TD29 che deve essere utilizzato per l’Autofattura denuncia. Questo consente al cessionario o al committente di comunicare formalmente eventuali omissioni o irregolarità all’Agenzia delle Entrate da parte del cedente o prestatore. L’obbligo di trasmettere questa comunicazione è in vigore dal 1° settembre 2024 e deve essere assolto entro 90 giorni dal termine previsto per l’emissione o dalla registrazione di una fattura irregolare.

La seconda novità riguarda l’introduzione di un nuovo regime transfrontaliero Franchigia IVA (RF20), il quale riguarda le operazioni effettuate da soggetti aderenti alla franchigia IVA per le piccole imprese operanti a livello transfrontaliero ed ha l’obiettivo di rendere più chiara l’applicazione dell’esenzione IVA. Di conseguenza, anche lo schema XSD è stato modificato per poter essere adattato al nuovo RF20.

Un’ulteriore modifica riguarda la descrizione del Tipo Documento TD20, già in uso, che è stata aggiornata in modo da essere conforme alle nuove disposizioni e migliorare la leggibilità e la gestione dei documenti.
Altri cambiamenti rilevanti riguardano l’aggiornamento codici valori per le fatture di vendita di gasolio o carburante e l’eliminazione del tetto massimo di 400€ per le fatture semplificate per chi opera in regime forfettario (art. 1, c. 54-89, L. 190/2014) e per quelli in regime transfrontaliero di franchigia IVA (Direttiva UE 2020/285).

In questo contesto, l’utilizzo di josh B2B, modulo presente all’intero di josh Archive! realizzato appositamente per la gestione delle fatture elettroniche, permette alle organizzazioni di gestire in modo tempestivo ed efficace non solo il processo di fatturazione, ma anche di stare al passo con le evoluzioni normative come quelle sopra descritte.
josh B2B permette di gestire le Fatture Elettroniche sia in ciclo attivo (fatture in uscita) sia in ciclo passivo (fatture in entrata) lungo tutto il processo: dalla generazione/ricezione, al monitoraggio ed infine conservazione a norma.

josh Archive! infatti, oltre a consentire una conservazione in full-outsourcing tramite conservatori esterni accreditati, offre anche una suite completa di strumenti per la creazione/ricerca dei pacchetti (PdV, PdA, PdD) e per la creazione degli archivi, così da consentire la conservazione in house.

Grazie a josh B2B ogni organizzazione ha la possibilità di prendere direttamente il controllo della fatturazione elettronica, senza passare da un intermediario: la spedizione e la ricezione delle fatture elettroniche, verso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, viene gestita all’interno del sistema e non in outsourcing attraverso hub o servizi esterni, come accade in altre soluzioni.

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In questo scenario di continuo aggiornamento normativo e crescente complessità gestionale, dotarsi di strumenti digitali integrati e conformi diventa fondamentale per affrontare con efficienza le nuove sfide operative.

L’integrazione tra josh Archive! e josh, il sistema di Organization Intelligence e Business Process Management, permette di realizzare una potente architettura per la gestione della fatturazione elettronica e dei processi ad essa collegati, sempre in conformità alla normativa.

josh Archive! abilita la gestione e la conservazione delle fatture, mentre josh, attraverso il potente strumento di modellazione josh Designer, permette di progettare graficamente i processi e definire regole di assegnamento e contenuti delle attività in modo semplice e potente. L’utilizzo di un sistema di gestione dei processi e dei documenti unificato, permette di trarre il massimo beneficio dalla rivoluzione digitale in atto.

Inoltre, l’integrazione nativa tra questi due sistemi, oltre ad eliminare il rischio di incompatibilità dato dall’avere piattaforme diverse, permette di adempiere gli obblighi normativi e gestire documenti e processi aziendali con il massimo dell’innovazione e dell’efficienza.

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