Ottimizzare la gestione degli adempimenti burocratici
Il processo di richiesta di accesso dei fornitori agli edifici aziendali si compone di diverse attività, alcune più operativo – organizzative e altre più burocratiche legate alle autorizzazione e ai documenti necessari.
Gli adempimenti formali, se gestiti con carta, penna e scambio di mail, portano più danni che guadagni: spreco di tempo e risorse preziose che potrebbero essere impiegate in attività a maggior valore, confusione e produzione eccessiva di carta.
Con josh è possibile ottimizzare molte attività formali riducendo i tempi in modo da concentrare energie e risorse nelle attività core. Vediamo come la gestione burocrazia richiesta per una visita aziendale viene snellita.
Gestire le richieste di accesso a fornitori, con josh
Un esempio dell’applicazione di josh ad uno contesto più burocratico riguarda la richiesta di accesso dei fornitori agli edifici aziendali: un’attività sulla quale è possibile ottenere un grande risparmio se svolta con il giusto strumento e riducendo al minimo l’impatto sul funzionamento dell’organizzazione.
Quando un fornitore (o un visitatore) deve accedere alle strutture aziendali, il referente della visita avvia il processo josh denominato, ad esempio, “Richiesta di Accesso per i Fornitori” che presenta subito all’utente un form in cui inserire tutti i dati del visitatore, il giorno e l’orario in cui si vuole effettuare la visita e le aree dell’azienda alle quali l’ospite è abilitato ad accedere. Questo riduce il rischio di errori manuali e velocizza la fase iniziale.
In base ai livelli di sicurezza dell’organizzazione, la richiesta può prevedere livelli approvativi differenti come ad esempio il responsabile dello stabilimento, il responsabile del team sicurezza e il direttore generale.
Non appena viene rilasciata l’autorizzazione, il processo crea il pass di accesso contenente tutti i dati dei visitatori e le istruzioni d’accesso (dati anagrafici, data, ora,…) sotto forma di modulo PDF che contemporaneamente viene inviato (stampato) alla reception e archiviato su Microsoft SharePoint.
Il processo resta attivo sia da parte del referente che della reception, in attesa che venga confermata l’uscita. Sempre per ragioni di sicurezza, il monitoraggio dell’accesso può essere fruibile anche dai dispositivi mobili della sicurezza, permettendo così un controllo snello e in tempo reale degli accessi alle diverse aree aziendali. Al momento della riconsegna del pass all’uscita, il processo viene completato dalla portineria e aggiornato in automatico presso tutti gli altri interessati.
Burocrazia snellita che diventa valore
josh, trasforma gli adempimenti formali in attività da pochi click, garantendoti che tutto venga svolto con rapidità ma sempre nel rispetto dei tempi, delle procedure (o delle normative). Inoltre, tutta la documentazione prodotta durante il processo viene automaticamente archiviata su SharePoint rendendola facilmente consultabile e fruibile.
Questo permette di spostare le risorse risparmiate verso le attività più strategiche e di valore per il business. Ciò, di conseguenza, consentirà di aumentare la produttività e l’efficienza.
Inoltre, dal processo si possono estrarre report e statistiche, relativi alle visite autorizzate, che possono essere utilizzati per svolgere diverse tipologie di analisi e calcolare diversi indicatori (n° visite in un anno, permanenza media, modalità di svolgimento,…).