josh nella gestione di adempimenti burocratici
Abbiamo più volte visto come josh possa essere d’aiuto in processi strategici e di alto livello: questo non significa però che il campo di applicazione di josh non si estenda anche a processi ben più operativi. Parliamo di tutte quelle situazioni in cui è necessario gestire adempimenti formali o burocratici nel minor tempo possibile in modo da concentrare energie e risorse nelle attività core. In altri termini, tu pensi agli obiettivi strategici e josh fa il lavoro sporco per te.
Richieste di Accesso Fornitori e Visitatori
Un esempio dell’applicazione di josh ad uno contesto più burocratico riguarda la richiesta di accesso dei fornitori agli edifici aziendali: un’attività sulla quale è possibile ottenere un grande risparmio se svolta con il giusto strumento e riducendo al minimo l’impatto sul funzionamento dell’organizzazione.
Quando un fornitore (o allo stesso modo un visitatore) deve accedere alle strutture aziendali, il principale referente della visita avvia il processo josh “Richiesta di Accesso per i Fornitori” che presenta subito all’utente un task in cui inserire tutti i dati del visitatore.
Non appena viene completato il task, il processo crea il pass sotto forma di modulo PDF, stampandolo presso la reception e archiviandolo su Microsoft SharePoint.
Da questo momento, il processo prosegue su tre vie parallele: nei primi due rami, il processo resta attivo sia da parte del referente che della reception, in attesa che venga confermata l’uscita, mentre, nel terzo ramo, viene inviato un task aggiuntivo assegnato alla sicurezza che, oltre riepilogare i dati sul visitatore riporta le aree dell’azienda alle quali quest’ultimo è abilitato ad accedere.
Questo task sarà fruibile anche dai dispositivi mobili della sicurezza, permettendo così un controllo snello e in tempo reale sia sulla situazione generale degli accessi che su ogni singola presenza nel dettaglio. Al momento della riconsegna del pass all’uscita, il processo viene completato dalla portineria e aggiornato in automatico presso tutti gli altri interessati.
Burocrazia snellita che diventa valore
Oltre a permetterti di ottemperare ad un preciso requisito, sia esso normativo che aziendale, un processo josh come questo ti permette di ricavare valore aggiuntivo da attività che, di per sé, ne avrebbero poco.
Pensiamo, ad esempio, alle statistiche che si possono ottenere dalle visite, permettendo di analizzare tempi e modalità delle stesse. Questo rappresenta infatti solo uno dei numerosi contesti di applicazione (un altro esempio è la Richiesta di Benestare al Pagamento senza Fattura, quando si ha necessità di effettuare un pagamento tempestivo delle multe stradali per ottenere uno sconto.).
josh, trasforma gli adempimenti formali in attività da pochi click, garantendoti che tutto venga svolto nel rispetto dei tempi, delle procedure (o delle normative) e archiviando tutta la documentazione in formato elettronico.
Perchè la burocrazia diventa un peso e risulta inutile soltanto se non sai gestirla nel modo giusto!