Smart working: come sincronizzare il lavoro in maniera efficiente

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josh, l'alleato ideale nello smart working: la sfida della collaborazione da remoto

Le situazioni di emergenza e di difficoltà come quella che stiamo vivendo ci portano a riflettere sull’importanza e sul valore, ancor più strategico, del lavoro da remoto e della conseguente digitalizzazione dei processi e dei documenti.
Soprattutto per chi non l’ha mai adottato, non è semplice fronteggiare e gestire il lavoro quotidiano da una postazione diversa da quella abituale.

Ancor di più, potrebbe risultare complicato gestire le attività e i processi in cui viene utilizzata una grande quantità di carta e, soprattutto in cui sono coinvolti più soggetti (colleghi e/o responsabili), che si trovano in luoghi fisici differenti.
Prima di tutto, per una buona riuscita del lavoro da remoto è fondamentale che si riesca quanto più possibile a replicare le attività e i processi abituali e sincronizzare il lavoro con tutto il team.

Bisogna però sottolineare che il concetto di sincronizzazione del lavoro va ben oltre la semplice video-conferenza, chat, etc.

È necessario infatti utilizzare degli strumenti che supportano la dematerializzazione dei processi, come josh, che permette all’organizzazione di raggiungere maggiore efficienza ed efficacia nello svolgimento delle attività, migliorando notevolmente la qualità e i risultati delle performance.

Questo è un obiettivo alla base della normale operatività, e lo è a maggior ragione nelle attività svolte da remoto, che inevitabilmente possono essere soggette a gap di comunicazione e collaborazione.

josh sposta lo smart working in un’altra dimensione: non semplice comunicazione, ma totale coordinamento in tempo reale. Questo approccio smart nativo di josh, è utile in situazioni come quella che stiamo affrontando ma anche in tutte quelle occasioni ordinarie in cui i soggetti possono non trovarsi nello stesso luogo fisico, per i più svariati motivi.

A supporto di quanto detto, vediamo ad esempio come il processo di approvazione degli investimenti illustrato qui di seguito, può essere gestito con josh in un’ottica di smart working.

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Approvazione degli investimenti: trasversale e in remoto

Quando una pratica di richiesta di investimento viene avviata, il processo josh è in grado di creare in autonomia l’ambiente di archiviazione in SharePoint necessario a mantenere sincronizzati e accessibili i documenti relativi alla pratica: l’archivio documentale può essere acceduto da remoto da parte di chiunque, interno o esterno all’organizzazione, sia stato abilitato.

Non solo, josh può leggere e scrivere i documenti (Excel, in questo caso) prelevando dati che vengono inseriti direttamente nel foglio elettronico e aggiornandoli dopo che sono state prese certe decisioni: in questo modo, anche se fisicamente distanti, gli attori coinvolti hanno sempre la certezza di lavorare sulla versione aggiornata dei documenti.

Parallelamente alla gestione dei documenti, josh è in grado di gestire l’intera procedura autorizzativa integrando un’ulteriore catena di coordinamento, in modo che gli approvatori possano richiedere un supporto alla decisione: in uno scenario di lavoro remoto, queste funzionalità assicurano che tutti gli operatori siano sincronizzati alla fase di lavoro corrente e che le operazioni procedano in armonia, così come avverrebbe nell’operatività quotidiana.

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Con josh, sempre vicini anche se distanti!

Quello che abbiamo appena visto è solo un esempio di come josh sia l’alleato ideale nella sfida della dematerializzazione dei processi aziendali: le soluzioni che vengono comunemente adottate in ambito di smart working si limitano ad assolvere i compiti di comunicazione tra le persone a distanza mentre la vera sfida è quella di garantire la sincronia tra le fasi di lavoro e l’accesso in tempo reale ai documenti aggiornati, meglio di come accadrebbe se si stesse lavorando fianco a fianco, ma senza josh.

Un altro vantaggio raggiungibile da non sottovalutare è quello dell’eliminazione della carta, che per un’azienda che adotta lo smart working è impossibile da gestire. Con josh, ogni soggetto coinvolto nel processo, potrà sempre avere a disposizione in qualsiasi momento tutti i documenti sempre aggiornati, in formato digitale.

Questo con josh è sempre possibile, soprattutto in quelle situazioni in cui i soggetti coinvolti in uno stesso processo, non si trovano per svariati motivi nello stesso luogo fisico. josh inoltre, rispetta pienamente i requisiti di sicurezza e affidabilità imposte dalle normative vigenti, tra le quali il GDPR.

Con josh, il processo prende vita e viene monitorato in modo uniforme e senza interruzioni, anche da remoto.

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