josh, l'alleato ideale nello smart working: la sfida della collaborazione da remoto
Le situazioni di emergenza e di difficoltà come quella che stiamo vivendo ci portano a riflettere sull’importanza e sul valore, ancor più strategico, del lavoro da remoto e della conseguente digitalizzazione dei processi e dei documenti.
Soprattutto per chi non l’ha mai adottato, non è semplice fronteggiare e gestire il lavoro quotidiano da una postazione diversa da quella abituale.
Ancor di più, potrebbe risultare complicato gestire le attività e i processi in cui viene utilizzata una grande quantità di carta e, soprattutto in cui sono coinvolti più soggetti (colleghi e/o responsabili), che si trovano in luoghi fisici differenti.
Prima di tutto, per una buona riuscita del lavoro da remoto è fondamentale che si riesca quanto più possibile a replicare le attività e i processi abituali e sincronizzare il lavoro con tutto il team.
Bisogna però sottolineare che il concetto di sincronizzazione del lavoro va ben oltre la semplice video-conferenza, chat, etc.
È necessario infatti utilizzare degli strumenti che supportano la dematerializzazione dei processi, come josh, che permette all’organizzazione di raggiungere maggiore efficienza ed efficacia nello svolgimento delle attività, migliorando notevolmente la qualità e i risultati delle performance.
Questo è un obiettivo alla base della normale operatività, e lo è a maggior ragione nelle attività svolte da remoto, che inevitabilmente possono essere soggette a gap di comunicazione e collaborazione.
josh sposta lo smart working in un’altra dimensione: non semplice comunicazione, ma totale coordinamento in tempo reale. Questo approccio smart nativo di josh, è utile in situazioni come quella che stiamo affrontando ma anche in tutte quelle occasioni ordinarie in cui i soggetti possono non trovarsi nello stesso luogo fisico, per i più svariati motivi.
A supporto di quanto detto, vediamo ad esempio come il processo di approvazione degli investimenti illustrato qui di seguito, può essere gestito con josh in un’ottica di smart working.
Approvazione degli investimenti: trasversale e in remoto
Quando una pratica di richiesta di investimento viene avviata, il processo josh è in grado di creare in autonomia l’ambiente di archiviazione in SharePoint necessario a mantenere sincronizzati e accessibili i documenti relativi alla pratica: l’archivio documentale può essere acceduto da remoto da parte di chiunque, interno o esterno all’organizzazione, sia stato abilitato.
Non solo, josh può leggere e scrivere i documenti (Excel, in questo caso) prelevando dati che vengono inseriti direttamente nel foglio elettronico e aggiornandoli dopo che sono state prese certe decisioni: in questo modo, anche se fisicamente distanti, gli attori coinvolti hanno sempre la certezza di lavorare sulla versione aggiornata dei documenti.
Parallelamente alla gestione dei documenti, josh è in grado di gestire l’intera procedura autorizzativa integrando un’ulteriore catena di coordinamento, in modo che gli approvatori possano richiedere un supporto alla decisione: in uno scenario di lavoro remoto, queste funzionalità assicurano che tutti gli operatori siano sincronizzati alla fase di lavoro corrente e che le operazioni procedano in armonia, così come avverrebbe nell’operatività quotidiana.
Con josh, sempre vicini anche se distanti!
Quello che abbiamo appena visto è solo un esempio di come josh sia l’alleato ideale nella sfida della dematerializzazione dei processi aziendali: le soluzioni che vengono comunemente adottate in ambito di smart working si limitano ad assolvere i compiti di comunicazione tra le persone a distanza mentre la vera sfida è quella di garantire la sincronia tra le fasi di lavoro e l’accesso in tempo reale ai documenti aggiornati, meglio di come accadrebbe se si stesse lavorando fianco a fianco, ma senza josh.
Un altro vantaggio raggiungibile da non sottovalutare è quello dell’eliminazione della carta, che per un’azienda che adotta lo smart working è impossibile da gestire. Con josh, ogni soggetto coinvolto nel processo, potrà sempre avere a disposizione in qualsiasi momento tutti i documenti sempre aggiornati, in formato digitale.
Questo con josh è sempre possibile, soprattutto in quelle situazioni in cui i soggetti coinvolti in uno stesso processo, non si trovano per svariati motivi nello stesso luogo fisico. josh inoltre, rispetta pienamente i requisiti di sicurezza e affidabilità imposte dalle normative vigenti, tra le quali il GDPR.
Con josh, il processo prende vita e viene monitorato in modo uniforme e senza interruzioni, anche da remoto.