I Registri Interni di josh Protocol!: una funzionalità avanzata che aiuta l'operatività quotidiana
josh Protocol! è il sistema di Protocollo Informatico, fruibile in cloud (grazie alla versione josh Protocol! Live) e in modalità on-premise, scalabile ed idoneo alla gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi di grandi e piccole organizzazioni.
josh Protocol! non si limita alla mera registrazione e all’assegnazione di un identificativo univoco del documento, ed è proprio per questo motivo che è un potente alleato nel miglioramento delle attività. Infatti, accanto alle funzionalità di base che consentono l’operatività quotidiana e la completa conformità alla normativa (es. registro di protocollo), josh Protocol! mette a disposizione alcune funzionalità avanzate che permettono all’organizzazione di essere più veloce ed efficiente.
Oltre ai documenti protocollati esistono infatti una serie di altri documenti e comunicazioni interne all’azienda che non possono fare parte del protocollo, ma la cui gestione è ugualmente fondamentale per l’operatività aziendale.
Per far fronte a questa esigenza, josh Protocol! prevede la redazione di “registri interni”, ossia registri dove memorizzare tutti quei documenti per i quali non vi è l’obbligo di protocollazione. Generalmente vengono mantenute tutte le caratteristiche della gestione del protocollo informatico, senza però tutti i vincoli (anche normativi) che lo riguardano.
Questa funzionalità aggiuntiva è una potente caratteristica che porta notevoli vantaggi all’intera organizzazione poiché ogni singola AOO, grazie alla creazione di suo registro interno, ha la possibilità di avere una sezione dove poter avere disponibili e archiviare tutti i documenti a corredo dei documenti protocollati, che devono beneficiare anch’essi di una gestione strutturata ed ufficiale.
Entriamo un po’ più nel dettaglio di funzionalità e vantaggi legati ai registri interni di josh Protocol!.
Il rigore del protocollo informatico, senza rinunciare alla flessibilità
I documenti che non rientrano nel registro di protocollo ma ugualmente importanti da formalizzare all’interno dell’azienda, vengono solitamente gestiti e tracciati in maniera non sempre funzionale ed efficiente tramite fogli excel, cassette email, cartelle condivise o sistema documentale generico. Questa gestione manuale, poco strutturata, soggetta ad errori e separata rispetto ai documenti protocollati ne penalizza l’intera gestione.
Infatti, avere la possibilità di gestire in un unico posto tutti i documenti insieme, aiuta e facilita la lavorazione di quelle pratiche, come ad es. bandi di gara, in cui sono necessari sia i documenti protocollati che non. josh Protocol!, grazie alla creazione di fascicoli, permette infatti di connettere esplicitamente un documento protocollato con un documento presente nei registri interni, così da velocizzare notevolmente anche la ricerca degli stessi. La ricerca è inoltre aiutata da un sistema di classificazione gerarchico, caratteristico del sistema di protocollo, non obbligatorio per i documenti dei registri interni ma fortemente utile per rendere più efficiente l’operatività.
Non solo. I “registri interni” di josh Protocol! permettono una gestione rigorosa dei documenti e comunicazioni ufficiali interni all’azienda, grazie alla sua struttura definita ma allo stesso tempo flessibile, dal momento che possono essere modificati, cancellati o aggiunti, a differenza dei documenti soggetti a protocollo, per i quali le linee guida AgID prevedono che venga garantita la totale staticità, integrità e immodificabilità.
La sicurezza e tracciabilità sono altri vantaggi concretamente ottenibili, in quanto anche ai registri interni viene applicata la logica degli degli assegnatari, ovvero soggetti o uffici interni all’organizzazione interessati al documento, così come per i documenti esterni obbligatori da protocollare. Anche nel registro interno infatti vengono sempre specificati il Mittente interno (ovvero l’Unità Organizzativa), almeno un Destinatario interno e l’Assegnatario principale. Questo permette alla singola AOO di raggiungere la massima trasparenza sulle azioni effettuate su documenti e comunicazioni interne, sempre rispettando le misure di sicurezza, grazie ai differenti livelli di permessi attribuiti ai diversi soggetti.
Aumenta la produttività riducendo i costi, con josh Protocol!
Una gestione così puntuale ed organizzata fornisce un valore aggiunto al sistema di protocollo informatico in quanto permette di snellire l’intera organizzazione, mantenendo il rigore senza rinunciare alla flessibilità, ottenendo così un aumento di produttività e un consistente risparmio di costi. Questo è una delle tante funzionalità avanzate che caratterizza josh Protocol!, l’innovativo sistema di protocollo informatico sviluppato per abilitare il cambiamento delle PA in senso stretto, nelle aziende pubbliche e persino nelle aziende private che decidono di adottarlo per raggiungere tutti i vantaggi ad esso legati.
Con josh Protocol! si può trasformare l’obbligo normativo in una grande opportunità.