I Registri Interni di josh Protocol!: una funzionalità avanzata che aiuta l'operatività quotidiana
Per protocollo informatico si intende l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.
josh Protocol! è il sistema di Protocollo Informatico, fruibile sia in cloud che in modalità on-premise, scalabile ed idoneo alla gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi di grandi e piccole organizzazioni, ma non solo.
In josh Protocol!, accanto alle funzionalità di base legate alla registrazione e all’assegnazione di un identificativo univoco del documento, che consentono l’operatività quotidiana e la completa conformità alla normativa (es. registro di protocollo), mette a disposizione alcune funzionalità avanzate che permettono all’organizzazione di essere più veloce ed efficiente.
Un esempio è la funzionalità chiamata “registri interni”, che permette di memorizzare tutti i documenti e le comunicazioni per i quali non vi è l’obbligo di protocollazione, ma la cui gestione è ugualmente fondamentale per l’operatività aziendale.
La gestione di questi documenti si basa sempre sulle modalità operative della gestione del protocollo informatico, senza però tutti i vincoli (anche normativi) che lo riguardano.
Grazie a questa funzionalità ogni singola AOO può creare il suo registro interno in cui raccogliere e archiviare e avere sempre a disposizione tutti i documenti a corredo dei documenti protocollati. Questo permette all’organizzazione di avere una gestione strutturata di tutti i documenti.
Entriamo un po’ più nel dettaglio di funzionalità e vantaggi legati ai registri interni di josh Protocol!.
Il rigore del protocollo informatico, senza rinunciare alla flessibilità
I documenti che non rientrano nel registro di protocollo ma ugualmente importanti da formalizzare all’interno dell’azienda, vengono solitamente gestiti e tracciati in maniera non sempre funzionale ed efficiente tramite fogli excel, cassette email, cartelle condivise o sistema documentale generico. Questa gestione manuale e poco strutturata è spesso causa di errori, inefficienze e perdite di tempo per ricercare i documenti che vengono memorizzati separatamente dai protocolli.
Infatti, avere la possibilità di gestire in un unico posto tutti i documenti insieme, aiuta e facilita la lavorazione di quelle pratiche, come ad es. bandi di gara, in cui sono necessari sia i documenti protocollati che non.
josh Protocol!, grazie alla creazione di fascicoli, permette infatti di connettere esplicitamente un protocollo con un documento presente nei registri interni, così da velocizzare notevolmente anche la ricerca degli stessi. La ricerca è inoltre aiutata da un sistema di classificazione gerarchico, caratteristico del sistema di protocollo, non obbligatorio per i documenti dei registri interni ma fortemente utile per rendere più efficiente l’operatività.
Non solo. I “registri interni” di josh Protocol! permettono una gestione rigorosa dei documenti e comunicazioni ufficiali interni all’azienda, grazie alla sua struttura definita ma allo stesso tempo flessibile, dal momento che possono essere modificati, cancellati o aggiunti, elemento che li differenzia dai documenti soggetti a protocollo, per i quali le linee guida AgID prevedono che venga garantita la totale staticità, integrità e immodificabilità.
La sicurezza e tracciabilità sono altri vantaggi concretamente ottenibili, in quanto anche ai registri interni viene applicata la logica degli degli assegnatari, ovvero soggetti o uffici interni all’organizzazione interessati al documento, così come per i documenti esterni obbligatori da protocollare. Anche nel registro interno infatti vengono sempre specificati il Mittente interno (ovvero l’Unità Organizzativa), almeno un Destinatario interno e l’Assegnatario principale. Questo permette alla singola AOO di raggiungere la massima trasparenza sulle azioni effettuate su documenti e comunicazioni interne, sempre rispettando le misure di sicurezza, grazie ai differenti livelli di permessi attribuiti ai diversi soggetti.
Aumenta la produttività riducendo i costi, con josh Protocol!
Questa funzionalità aggiuntiva del Protocollo Informatico garantisce una gestione puntuale ed organizzata di tutte le tipologie di documenti sia quelli soggetti a protocollazione sia comunicazioni ugualmente importanti per l’organizzazione.
Inoltre, i “registri interni” forniscono un valore aggiunto al sistema di protocollo informatico poiché permettono di snellire l’intera organizzazione e aumentare la produttività, senza rinunciare al rigore e alla flessibilità.
Tra le altre funzionalità avanzate che caratterizzano josh Protocol!, l’innovativo sistema di protocollo informatico sviluppato per abilitare il cambiamento nelle Pubbliche Amministrazioni, ma non solo, abbiamo il Mail Manager che consente la gestione di posta elettronica da protocollare da una o più caselle di posta (PEC o PEI).
Con josh Protocol! si può trasformare l’obbligo normativo in una grande opportunità.