L' importanza del budget per il management aziendale
Il budget è uno strumento fondamentale nel management aziendale poiché in esso sono contenuti gli obiettivi che si intendono conseguire, le risorse che serviranno a tale scopo e i mezzi che dovranno essere utilizzati per impiegarle. Il livello di complessità aumenta nel momento in cui tutto questo deve essere definito per più aree aziendali rendendo necessario il coinvolgimento di più attori interni.
La sua importanza si riflette, quindi, in vari aspetti chiave della gestione aziendale come: pianificazione finanziaria, controllo delle performance, allocazione delle risorse, comunicazione interna, strategia aziendale e misura della redditività.
L’importanza strategica e la complessità del budget richiedono che tutte le fasi dei redazione e revisione dello stesso siano gestite seguendo un processo ben strutturato, non solo per chiarire i compiti e le responsabilità di ciascuna area aziendale, ma anche per garantire che le origini dei dati e i valori inseriti siano chiari, coerenti e verificabili.
In questo, l’utilizzo di strumenti avanzati di digitalizzazione dei processi come josh permette di gestire in modo semplice e puntuale ogni fase del processo, raggiungendo gli obiettivi aziendali con maggiore efficacia e precisione. Per approfondire ulteriormente questo tema, accedi al webinar dedicato.
Il processo di formazione del budget è strutturato e affidabile, con josh
L’avvio del processo di elaborazione del budget, avviene quando il vertice aziendale si riunisce per la definizione degli obiettivi strategici e finanziari che si intende raggiungere durante il periodo di budget. La definizione del budget non é un processo centralizzato, ma coinvolge i responsabili di ciascun dipartimento o area aziendale, infatti ogni reparto deve fornire una previsione delle proprie necessità finanziarie.
Una volta raccolte le informazioni dai vari dipartimenti, il team di gestione del budget, solitamente composto dal CFO o dalla direzione finanziaria, elabora le previsioni finanziarie. In termini operativi, il Direttore Finanziario farà partire il processo josh, che si occuperà di inviare una comunicazione a tutti gli attori coinvolti nel processo di budgeting, allegando il documento iniziale con lo scopo di condividere le informazioni più significative per la costruzione del budget.
A questo punto il processo josh entra nel vivo, proseguendo con la richiesta al Direttore Commerciale di definire una prima bozza di budget perché dalla stima dei volumi di vendita si elaborano poi gli obiettivi delle altre aree aziendali (produzione, acquisti ecc.).
Il Direttore Commerciale si occuperà di definire il budget delle vendite inserendo sia le previsioni di fatturato che i costi commerciali, collaborando, se necessario, con altre figure aziendali che operano a stretto contatto con la sua area, come ad esempio il direttore Marketing per la definizione degli obiettivi di marketing e promozione che inevitabilmente hanno un impatto anche sul budget commerciale. Tutti i dati vengono inseriti man mano nel file Excel, che josh si occuperà di aggiornare in tempo reale, archiviando ed organizzando il file per permetterne una lettura facilitata ed immediata.
Una volta ultimata la fase di redazione, tramite form, josh invia la proposta di budget alla direzione aziendale o al consiglio di amministrazione per la revisione e approvazione. Questo passaggio è cruciale per garantire che il budget sia realistico e in linea con la strategia complessiva dell’azienda. Durante questa fase, potrebbero essere richiesti aggiustamenti o modifiche prima di dare il via definitiva al piano finanziario.
Dopo l’approvazione, il budget diventa uno strumento di controllo. I manager devono monitorare costantemente le performance aziendali confrontando i risultati effettivi con i dati del budget. Eventuali scostamenti (sia positivi che negativi) devono essere analizzati e, se necessario, devono essere intraprese azioni correttive.
Collaborazione e sicurezza per andare dritti verso l'obiettivo
Il budget è un elemento essenziale per il successo di qualsiasi azienda e se ben costruito fornisce dati concreti che supportano le decisioni aziendali.
josh è la soluzione perfetta gestire il processo di definizione e revisione del budget in modo collaborativo, preciso e trasparente senza rinunciare alla flessibilità.
Adottare l’approccio per processi, in cui ogni attività viene definita in maniera puntuale, permette da un lato di ridurre i tempi necessari per reperire le informazioni e il rischio di errori, dall’altro di migliorare la tracciabilità dei dati e il processo decisionale.
Inoltre, è sempre più chiaro alle aziende come la costruzione del budget sia un attività bottom up e che quindi non riguardi solo il vertice e l’area Finance ma che preveda la collaborazione di più attori all’interno dell’azienda. Per questo è necessario avere uno strumento che sia in grado di gestire la collaborazione in maniera puntuale ed efficace.