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Cosa è josh Protocol!
Per protocollo informatico si intende l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti. In aggiunta a questa definizione, la normativa di riferimento (DPR 445/2000) riporta specifiche indicazioni circa la validità o meno di un sistema di Protocollo Informatico, in particolare basandosi su 4 livelli possibili di realizzazione:
  • Nucleo Minimo
  • Gestione Documentale​
  • WorkFlow Documentali
  • BPR “Business Process Reengineering”
josh Protocol!, nativamente integrato con la tecnologia Microsoft SharePoint e con la piattaforma josh, copre tutti i 4 livelli dello standard DigitPA (ex Cnipa ora AgID) e si colloca all’interno del sistema come soluzione tecnologica fondamentale per avviare  il processo di ammodernamento della Pubblica Amministrazione.
Il sistema è sviluppato in base alle indicazioni emanate da AgID e dal DPCM 3 dicembre 2013 che detta le nuove regole tecniche per il protocollo informatico e  in materia di conservazione, rivolto a tutte le pubbliche amministrazioni e alle aziende pubbliche. Ciò nonostante risulta adeguato anche alle esigenze delle aziende private che tramite josh Protocol! introducono nella propria organizzazione il rigore e il metodo dovuti per una corretta gestione dei flussi documentali.

Logo Alba DesignTutti i software della famiglia josh utilizzano l’interfaccia grafica Alba Design, in grado di sfruttare al meglio le potenzialità dei browser moderni e ottimizzata per la fruizione mobile tramite tablet.​​​

Infographic

 
Inoltr josh Protocol! inoltre è integrato anche con le piattaforme cloud Office 365
(SharePoint Online) e Microsoft Azure, permettendo così diverse configuarazioni: è possibile installarlo su macchine fisiche o virtuali, in locale, su cloud o come  servizio PaaS(Platform As a Service).   
La gestione dei permessi di josh Protocol! rende finalmente possibile il controllo completo di tutte le azioni che possono essere effettuate dai diversi utenti su un singolo documento. Rende inoltre disponibile un registro delle attività che tiene traccia di tutte le azioni dai diversi utenti sui documenti protocollati.
La piattaforma consente la protocollazione di documenti cartacei ed elettronici, in entrata e in uscita, attraverso varie modalità: da postazione dedicata, via web, via Outlook. La protocollazione dei documenti cartacei avviene mediante l’uso del tool josh Scanner (integrato nella piattaforma) che consente l’acquisizione del documento in formato elettronico previa “segnatura di protocollo” effettuata con stampa del codice a barre e apposizione dell’etichetta sul documento stesso. Il sistema è inoltre in grado di monitorare una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) integrando di fatto la procedura di protocollazione del documento all’interno del normale sistema di posta elettronica.
josh Scanner è' il modulo software utilizzato per la scansione professionale, compatibile con scanner TWAIN e/o ISIS. La scansione dei documenti cartacei avviene mediante l'uso di josh Scanner per l'acquisizione dei documenti in formato elettronico, rendendoli cosi disponibili all'utente e inoltre, lo strumento, offre funzionalità per la stampa e l'interpretazione di barcode (anche bidimensionali) da apporre al documento per identificarlo univocamente.
Browser 
Le funzionalità di ricerca avanzata effettuate sui campi identificativi dei documenti ne consentono l’immediato ritrovamento. Utilizzando il potente servizio di indicizzazione full-text di Microsoft SharePoint, josh Protocol! è in grado di effettuare la ricerca dei documenti in base al contenuto e di visualizzare direttamente all’interno del portale i dati riguardanti i documenti protocollati, dando la possibilità di usufruire di informazioni anche destrutturate in maniera veloce ed altamente intuitiva.
 
Visualizzazione e gestione dei documenti protocollati
josh Protocol! permette il pieno rispetto dei requisiti di privacy e tutela del patrimonio documentale pubblico. L’utente Protocollatore, data la flessibilità delle politiche di autorizzazione, decide a quali utenti/gruppi dare accesso al documento e con che modalità (sola visualizzazione, salvataggio in locale, stampa di una copia del documento, inoltro via mail). josh Protocol! offre anche la possibilità di visualizzare le proprietà del documento, il fascicolo di appartenenza e la sua relazione con altri documenti e/o fascicoli presenti, nonché informazioni sulla firma digitale, se presente.
 
Una semplice interfaccia mostra l’elenco completo del registro di protocollo che può così essere esportato e firmato digitalmente secondo la normativa in vigore. Il consolidamento può essere fatto in modo programmato o manuale e prelude, se desiderato, alla successiva fase di Conservazione Sostitutiva dei documenti protocollati.
 
iPad-and-Paper
josh Protocol! consente di avviare un processo/workflow all’atto della protocollazione: pertanto non solo il documento protocollato è reso disponibile alla consultazione da parte degli utenti autorizzati bensì il sistema provvede ad inviare automaticamente alle persone interessate i task del processo josh da eseguire. Analogamente l’interfaccia di protocollazione può essere attivata durante l’esecuzione di un processo.
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Logo josh Protocol!
 
 
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