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Cosa è josh Archive!

josh Archive! è il software per gestire l’Archiviazione dei Documenti, anche rilevanti fiscalmente, ed eventualmente la loro Conservazione Sostitutiva, su SharePoint, il sistema documentale di Microsoft.

Dalla scansione iniziale del documento, alla messa in conservazione dello stesso, passando attraverso le attività intermedie di archiviazione, firma e memorizzazione su dispositivo digitale, josh Archive! supporta e guida con competenza tutte le azioni necessarie allo svolgimento dei processi di Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva.​

Risolve le difficoltà legate alla gestione manuale dei documenti e contribuisce a rendere più agili e snelli i processi aziendali all’interno dell’organizzazione. 
L'attività di Archiviazione Documentale costituisce un elemento caratterizzante di josh Archive! in quanto oltre a disporre i documenti in modo consono alla successiva Conservazione (facoltativa) rende disponibile alle aziende un portale di consultazione degli stessi di facile utiliz​zo e di immediata praticità. 

I documenti siano essi nativamente in formato elettronico o cartacei, sono archiviati in modo automatico nelle cartelle di destinazione presenti all'interno del potente sistema di gestione documentale, Microsoft SharePoint,  perfettamente integrato in josh Archive! , e anche sulle piattaforme Cloud Office 365 (SharePoint Online) e Microsoft Azure.

Logo Alba DesignTutti i software della famiglia josh utilizzano l’interfaccia grafica Alba Design, in grado di sfruttare al meglio le potenzialità dei browser moderni e ottimizzata per la fruizione mobile tramite tablet.​​​

Home josh Archive! 
Il sistema di gestione documentale SharePoint si differenzia da un tradizionale file system per caratteristiche fondamentali quali:
  • Supporto a tutte le tipologie di files
  • Gestione delle versioni (Major & Minor Version)
  • Permessi fino a livello di singolo file
  • Metadati di classificazione liberamente definibili per raccolta documenti
  • Ricerca per contenuto testuale (full-text) e metadati
  • Ambiti di ricerca personalizzabili tramite le funzionalità del Search Server
  • Notifica automatica della modifica di documenti di interesse

Funzionalità ad hoc per la strutturazione e la profilazione delle cartelle, la gestione delle diverse tipologie di documenti, il controllo delle autorizzazioni consentono di predisporre l'ambiente documentale di archiviazione in modo opportuno e di renderlo rispondente alle esigenze ed alle necessità del contesto organizzativo in cui si cala.

L'elevata integrazione nativa con Microsoft Office semplifica al massimo l'accesso al repository documentale e rende la piattaforma stessa un valido strumento d'uso quotidiano. Oltre a SharePoint possono essere utilizzati anche altri repository documentali come ad esempio Azure Blob Storage, Azure File Storage, Database e ovviamente Sharepoint OnLine (Office 365).

josh Archive! è perfettamente integrato all'interno della piattaforma josh, il sistema di Organization Intelligence e Business Process Management.

Attraverso il potente strumento di modellazione josh Designer è possibile progettare graficamente i processi (workflow) e definire regole di assegnamento e contenuti delle task activity in modo semplice e potente.

L'archiviazione del documento all'interno del sistema documentale determina l'avvio automatico del processo: ciò rende possibile definire le azioni che devono essere svolte dalle persone in relazione al documento stesso consentendone sia il monitoraggio dell'avanzamento del processo che la verifica a posteriori.

In aggiunta, il Responsabile del processo di Conservazione, a cui spetta il controllo della validità del processo, è ben supportato dal sistema nell'espletamento di questa delicata attività: apposite funzioni di josh integrate con josh Archive! ricordano le scadenze e suggeriscono le azioni da intraprendere.

josh e josh Archive! 
 

In tal modo josh Archive! diventa il tassello di una strategia complessiva che, tramite josh, conduce l'organizzazione ad alti livelli di produttività ed efficacia, attraverso la formalizzazione ed automazione dei processi di business, gestiti direttamente dal management, senza la necessità di intermediazione da parte delle persone dell'IT. 

 

Integrazione con ambiente gestionale

josh Archive! rende possibile la archiviazione automatica dei documenti originati dal sistema gestionale (ERP) attraverso un servizio sempre vigile che preleva automaticamente i documenti generati e li trasferisce nelle opportune cartelle del sistema di gestione documentale.

I documenti automaticamente archiviati all'atto della generazione sono rapidamente disponibili nell'ambiente documentale e immediatamente fruibili dagli utenti nel rispetto delle autorizzazioni e abilitazioni assegnate.

josh Archive! consente di arricchire i documenti con proprietà e metadati valorizzati automaticamente all'atto della archiviazione o successivamente, ampliandone in questo modo le possibilità di utilizzo in termini di classificazione e ricerca.

Componenti aggiuntive di josh Archive!, insieme ad una limitata attività di personalizzazione/sviluppo, rendono possibile l’accesso e la visione dei documenti che sono stati archiviati direttamente da interfaccia gestionale. Ciò agevola grandemente l’attività di coloro che desiderano visualizzare in modo rapido il contenuto del documento evitando l’ingresso canonico in ambiente documentale attraverso il portale aziendale.

 
Integrazione fra sistema gestionale ERP e josh Archive! 
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Logo josh Archive!
 
 
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