Digitalizzare il processo di approvazione con firma digitale, per una maggiore efficienza
Gli sviluppi tecnologici hanno reso il processo di digitalizzazione un tema sempre più vicino alle imprese. In particolare, la digitalizzazione dei processi permette all’impresa di aumentare la sua efficienza e ottenere di un vantaggio competitivo. Ad esempio, avere la possibilità di gestire e firmare la documentazione in qualsiasi momento e ovunque ci si trovi (trasferta, ufficio, smartworking), mantenendo elevanti livelli di sicurezza, permette di essere più produttivi e veloci.
La gestione documentale e i relativi (e frequenti) processi autorizzativi che richiedono la firma del responsabile, rappresentano un’attività strategica da gestire, in maniera totalmente digitale. La semplice firma di documenti, a volte, può risultare un’attività critica nella quotidianità.
josh guida l’intero ciclo approvativo: dall’invio all’approvazione del documento tramite firma digitale, alla archiviazione e conservazione a norma di legge.
Ciclo approvativo di un documento: dal caricamento alla protocollazione
Il processo di approvazione di un documento è trasversale all’organizzazione perché ogni Area aziendale, per motivazioni diverse, può avere la necessità richiedere l’approvazione dei responsabili per procedere con la normale esecuzione delle attività. Per evitare che la semplice firma di un documento diventi un ostacolo è importante che l’iter approvativo sia ben strutturato.
Nella pratica, il processo viene avviato dalla persona incaricata a richiedere l’autorizzazione, la quale carica il documento/i e può decidere l’iter autorizzativo da seguire, scegliendo le figure che in seguito dovranno essere coinvolte nell’approvazione e nella firma del documento.
josh copre anche le esigenze delle organizzazioni più complesse e articolate, dando la possibilità di creare più livelli di approvazione sequenziali e differenziare la figura dell’Approvatore da quella del Firmatario.
Una volta inseriti tutti i dati e segnalato se il documento dovrà essere poi protocollato, josh chiamerà in causa attraverso dei task automatici le persone incaricate, le quali possono approvare il documento, firmare o rifiutare, rimandando indietro il documento con annotazioni per effettuare eventuali modifiche.
L’apposizione della firma digitale o della marca temporale in josh è possibile grazie a josh InfoSign, il tool di firma integrato nel software. Questo strumento permette di firmare digitalmente la documentazione in qualche secondo, senza doversi spostare dall’area di lavoro in cui ci si trova. Il sistema, inoltre, tiene traccia delle approvazioni e delle firme che vengono apposte, permettendo così di vedere le persone che, in precedenza, hanno approvato e firmato i documenti.
Una volta terminato l’iter, se previsto, il documento verrà automaticamente protocollato, grazie all’integrazione con josh Protocol!, il sistema di Protocollo Informatico a norma.
Approvazione dei documenti flessibile ed adattabile ad ogni situazione con josh
Ad oggi, avere la possibilità di accedere a qualsiasi documento da remoto, indipendentemente dal device, senza incorrere in problemi ed intoppi solo perché ci si trova in luoghi fisici differenti, diventa una qualità irrinunciabile per le organizzazioni: il mercato e la concorrenza non permettono più di avere questo tipo di carenze.
Questo però rende indispensabile l’utilizzo della firma digitale, per raggiungere un livello di automazione/digitalizzazione tale da semplificare l’iter del processo approvativo e l’intera gestione documentale. josh InfoSign con le sue versioni, anche in modalità web, rende la firma un’attività totalmente flessibile, a portata di mano e conforme alla normativa italiana.
Inoltre, come abbiamo potuto vedere nell’esempio, josh permette di snellire l’intero processo, eliminando i costi della carta e i passaggi di mano in mano, i quali portano spesso a rallentamenti.
Infatti, josh guida passo passo tutta la procedura, permettendo una coordinazione sinergica tra le varie persone coinvolte, migliorando la comunicazione e limitando errori ed incomprensioni, tipiche delle attività svolte manualmente.