Digitalizzare il processo di approvazione con firma digitale, per una maggiore efficienza
Sempre più, il contesto esterno sta spingendo le aziende ad affrontare il tema della digitalizzazione. Oggi, uno dei requisiti che può fare la differenza, e portare un vantaggio competitivo ad aziende ed organizzazioni, è la completa, ove possibile, digitalizzazione dei processi.
Non è un percorso immediato, ma poter gestire i processi, consultare e firmare documenti ovunque e in qualsiasi momento, mantenendo elevati livelli di sicurezza, consente di creare un ambiente di lavoro produttivo, veloce ed efficiente. Sia che le persone si trovino in azienda, ma a maggior ragione se si lavora in smart working.
La gestione documentale e i relativi (e frequenti) processi autorizzativi che richiedono la firma del responsabile, rappresentano un’attività strategica da gestire, in maniera totalmente digitale. La semplice firma di documenti, a volte, può risultare un’attività critica nella quotidianità.
josh può guidare l’intero ciclo approvativo: dall’invio all’approvazione del documento, dalla firma digitale alla archiviazione e conservazione a norma di legge.
Iter approvativo dalla A alla Z: caricamento, archiviazione, firma digitale e protocollazione
Il processo può essere adattato a qualsiasi tipologia di processo di approvazione e documento. Può essere utilizzato ad esempio dagli Acquisti, dall’Amministrazione o da qualsiasi altra Area Aziendale che ha la necessità di un iter approvativo strutturato e veloce.
Il processo viene avviato dalla persona incaricata a richiedere l’autorizzazione, la quale carica il documento/i e può decidere l’iter autorizzativo da seguire, scegliendo le figure che in seguito dovranno essere coinvolte nell’approvazione e nella firma del documento.
josh copre anche le esigenze delle organizzazioni più complesse e articolate, dando la possibilità di creare più livelli di approvazione sequenziali e differenziare la figura dell’Approvatore da quella del Firmatario.
Una volta inseriti tutti i dati e segnalato se il documento dovrà essere poi protocollato, josh chiamerà in causa attraverso dei task automatici le persone incaricate, le quali possono approvare il documento, firmare o rifiutare, rimandando indietro il documento con annotazioni per effettuare eventuali modifiche.
La firma digitale e l’eventuale marca temporale, avviene direttamente in josh, grazie all’integrazione con il tool di firma josh InfoSign. In questo modo è possibile firmare digitalmente il documento in pochi secondi, con la stessa semplicità della firma cartacea, senza dover abbandonare l’area di lavoro e soprattutto da qualunque posto ci si trovi.
Il sistema, inoltre, tiene traccia di tutte le approvazioni e le firme apposte, rendendo visibile chi ha precedentemente approvato e firmato il documento.
Una volta terminato l’iter, se previsto, il documento verrà automaticamente protocollato, grazie all’integrazione con josh Protocol!, il sistema di Protocollo Informatico a norma.
Massima flessibilità e adattabilità ad ogni organizzazione e area di business
Ad oggi, avere la possibilità di accedere a qualsiasi documento da remoto, indipendentemente dal device, senza incorrere in problemi ed intoppi solo perchè ci si trova in luoghi fisici differenti, diventa una qualità irrinunciabile per le organizzazioni: il mercato e la concorrenza non permettono più di avere questo tipo di carenze.
Questo però rende indispensabile l’utilizzo della firma digitale, per raggiungere un livello di automazione/digitalizzazione tale da semplificare l’iter del processo approvativo e l’intera gestione documentale. josh InfoSign con le sue versioni, anche in modalità web, rende la firma un’attività totalmente flessibile, a portata di mano e conforme alla normativa italiana.
Inoltre, come abbiamo potuto vedere nell’esempio, josh permette di snellire l’intero processo, eliminando i costi della carta e i passaggi di mano in mano, i quali portano spesso a rallentamenti.
Infatti, josh guida passo passo tutta la procedura, permettendo una coordinazione sinergica tra le varie persone coinvolte, migliorando la comunicazione e limitando errori ed incomprensioni, tipiche delle attività svolte manualmente.