L'espressione del potenziale aziendale
Le organizzazioni moderne, siano esse private o pubbliche, operano in un contesto di mercato sempre più competitivo e incerto. Da un lato, le aziende sono costantemente spinte a migliorare la propria competitività per mantenere una posizione redditizia, dall’altro le Pubbliche Amministrazioni devono affrontare la sfida di erogare servizi efficienti e di qualità nonostante risorse limitate. In entrambi i casi, la competitività diventa una leva fondamentale per garantire la sostenibilità e la crescita dell’organizzazione.
Questa sana ricerca di competitività dovrebbe condurre a miglioramenti in termini di efficacia ed efficienza delle operazioni aziendali o amministrative.
Anche se efficacia ed efficienza sono termini assai inflazionati, rimane sempre vero che tutti noi vorremmo un’organizzazione con modalità operative più snelle e produttive. Tuttavia, l’obiezione principale che emerge quando si pensa a un miglioramento delle performance riguarda le differenze tra i vari settori, le dimensioni e le strutture aziendali.
Obiezione fondata, certo, ma l’esperienza maturata da it Consult con numerosi clienti provenienti da diversi contesti, dimostra che esiste un tratto comune che accomuna tutte le realtà di successo, al di là delle dimensioni e delle peculiarità settoriali. Si tratta di un approccio strategico centrato sui processi.
Infatti la competitività di una impresa (e anche di una PA) deriva dalla qualità dei processi che essa adotta per svolgere le proprie attività. a differenza sta nel come vengono gestiti i processi, nel modo in cui vengono ottimizzati e nel grado di allineamento tra persone e strumenti per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Per migliorare: disegnare, eseguire, misurare
Il miglioramento continuo è un circolo virtuoso che può essere innescato solo quando si adottano pratiche manageriali adeguate, come l’approccio per processi, affiancate da strumenti tecnologici specifici come josh, che permette di: disegnare i singoli processi sotto forma di semplici diagrammi di flusso, chiamare in causa le singole persone a cui sono state assegnate le attività da eseguire e, infine, misurare le performance.
Questo approccio permette di togliere alla descrizione delle procedure quella percezione di infrastruttura burocratica che normalmente hanno, e di renderla un vero strumento operativo e di supporto, che guida le persone nello svolgimento del loro lavoro.
Disegnare i processi significa avere una visione chiara e condivisa di come le attività devono essere svolte e da chi. Questo permette di attribuire a ciascun individuo una chiara responsabilità sulle attività da eseguire, eliminando ambiguità e inefficienze.
Eseguire significa implementare questi processi in modo sistematico, monitorando costantemente l’aderenza agli standard e le performance raggiunte.
Infine, misurare significa raccogliere e analizzare i dati relativi all’efficacia di ciascun processo, attraverso indicatori di performance che permettono di valutare non solo se gli obiettivi sono stati raggiunti, ma anche con quale grado di efficienza.
Il circolo virtuoso di miglioramento si attiva quando, attraverso la misurazione, l’organizzazione acquisisce consapevolezza delle proprie performance e può intervenire tempestivamente per ottimizzare i processi. Il cambiamento non è mai facile, ma l’adozione di strumenti tecnologici avanzati come josh supportano la transizione e, contemporaneamente, aiutano a eliminare gli “alibi”, perché la misurabilità dei processi, tramite gli indicatori di performance, permette di giustificare con più facilità l’esigenza di revisione del processo di volta in volta necessaria.
Le aziende, come le Pubbliche Amministrazioni, sono fatte di persone, che se dotate di strumenti adeguati, diventano più produttive e meno soggette a rischi derivanti da errori operativi o inefficienze.
La trasformazione digitale non riguarda solo la tecnologia, ma la cultura aziendale che deve mettere al centro l’ottimizzazione dei processi, la misurazione delle performance e la continua ricerca del miglioramento.
Le organizzazioni devono abbandonare la visione statica delle proprie operazioni e abbracciare un modello dinamico, in cui disegnare, eseguire e misurare i processi diventa una routine quotidiana.
Solo così sarà possibile accrescere la competitività, l’efficacia e l’efficienza, con benefici tangibili a livello operativo e strategico.