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Title

josh, da it Consult una risposta complessiva alle esigenze di digitalizzazione

Descrizione breve

​Martedì 31 Marzo 2015 - ICT4Executive.it

La fattura elettronica è il risultato di un vero e proprio processo che è opportuno gestire con strumenti adeguati all'interno di un unico sistema di gestione documentale
« In questo modo per le aziende è davvero possibile "cambiare marcia" e ottenere grandi vantaggi » , dichiara Giovanni Marrè, AD di it Consult
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Descrizione estesa

Urbino, 15 Aprile 2015 - La fattura elettronica è solo una componente di una più ampia rivoluzione digitale che interessa in prima persona la PA ma coinvolge pesantemente anche le imprese, che subiscono un obbligo, e devono dotarsi di sistemi per la produzione e invio della fattura e per la sua archiviazione e conservazione.

Emettere fatture elettroniche alla PA comporta la loro conservazione digitale, con nuove regole tecniche non dissimili da quelle applicabili per la conservazione sostitutiva dei documenti analogici, che vengono trasformati in digitale mediante scansione.

« Certo, per le fatture la conservazione è un obbligo, per gli altri documenti solo una facoltà, ma adottare un approccio omogeneo, per gestire e conservare digitalmente tutte le fatture, non solo quelle per la PA, e gli altri documenti correlati, porta grandi vantaggi operativi. Infatti, avere documenti simili su diversi sistemi documentali o alcuni addirittura ancora nei faldoni, sarebbe più che un efficientamento, un rallentamento al lavoro quotidiano» afferma Giovanni Marrè, AD di it Consult. L’opportunità dunque è quella di trasformare un onere burocratico, potenzialmente molto costoso sul piano organizzativo, in occasione di miglioramento.

Da un lato, utilizzare soluzioni come josh Archive!, che gestiscono e associano in fascicoli i diversi documenti collegati, ad esempio, ad un ordine, trasforma l’obbligo della fattura PA da una incombenza, talvolta gestita come eccezione, in una occasione per semplificare e velocizzare non solo la consegna, ma anche tutte quelle altrimenti costose operazioni di ricerca, verifica e prelievo del documento, che si presentano ad ogni evento rilevante (richiesta di pagamento, contestazione, liquidazione, etc.).

Dall’altro lato, l’emissione di una fattura alla PA, è un processo articolato, con diverse fasi, a partire dalla generazione nell’ERP, fino alla consegna via PEC a SdI (il Sistema Di Interscambio), passando per la firma digitale. Allora l’utilizzo di josh, lo strumento con cui è possibile disegnare i processi - come fossero diagrammi di flusso - coinvolgendo però le singole persone con attività da eseguire nel loro browser, aumenta nel caso specifico la rapidità di emissione e la completezza delle informazioni disponibili. E, in generale, introduce una nuova modalità di gestione per processi che può estendersi non solo a quelli operativi come questo, ma anche a processi più strategici, come lo sviluppo di un nuovo prodotto, portando incrementi di efficienza consistenti e indicatori di performance che guidano gli ulteriori miglioramenti che questo approccio è in grado di innescare. 

Dotarsi quindi di sistemi di archiviazione e conservazione documentale insieme a sistemi di gestione dei processi, apporta benefici molto importanti, non solo per i risparmi diretti legati alla eliminazione della carta (dematerializzazione), ma soprattutto per la possibilità di digitalizzare i processi che davvero consente di “cambiare marcia”, di ottenere maggiori risultati economici con sforzi inferiori, proprio perché fa governare direttamente, senza intermediari, quei processi che consumano e producono informazioni, modificandoli in autonomia quando occorre.

 

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Data creazione

31/03/2015

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Created at 15/04/2015 12:19 by Elisa Arvizzigno
Last modified at 15/04/2015 14:55 by Elisa Arvizzigno
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