La misurazione e la valutazione delle performance è una parte fondamentale del processo di miglioramento delle aziende: ogni scelta strategica è inutile se non è basata su un dato oggettivo e misurabile.

Qualsiasi tipologia di azienda, privata o pubblica che sia, deve quindi “fare i conti” con l’efficacia delle proprie performance.

Misurare i processi significa misurare la reale capacità dell’organizzazione di creare valore. I risultati economici, da soli, non bastano: vanno letti insieme alle variabili di processo per comprendere perché certi obiettivi vengono (o non vengono) raggiunti e individuare azioni concrete di miglioramento.

Con josh durante l’esecuzione dei processi possono essere raccolti indicatori che permettono di valutarne il reale funzionamento. I KPI possono essere generici come “effort” (ore/uomo impiegate) e “elapsed” (tempo di attraversamento di un task o di un processo), ma anche specifici. In base alla natura del processo, infatti, possono essere monitorati altri indicatori, come la percentuale di successo delle attività, i valori oggetto delle transazioni gestite e qualunque altro indicatore appropriato al caso specifico.
Per approfondire ulteriormente questo tema scarica il materiale del webinar “Misurare per crescere: KPI e digitalizzazione dei processi”.

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Ad un primo livello di analisi, josh produce autonomamente un rilevamento delle performance basato sulla misurazione del tempo in termini di effort ed elapsed. Infatti, per ognuna delle attività che compongono il processo è possibile vedere a posteriori il tempo impiegato per il completamento della stessa (elapsed) e le ore/uomo che sono state necessarie (effort).

L’utilizzo di questi due dati è molto prezioso per due motivi: da una parte, permette di valutare l’efficienza di un processo, laddove ad esempio per produrre un risultato è stato impiegato un effort troppo grande. Dall’altra, permette di stimare la qualità del servizio attraverso il tempo totale trascorso per l’intero processo o per alcune fasi-chiave.

Il confronto fra elapsed ed effort è, poi, in grado di mettere in luce delle opportunità di miglioramento nella struttura del processo portando, eventualmente, alla revisione dello stesso.

Oltre ad una prima analisi basata sul tempo, josh permette di estendere la valutazione delle performance sulla base di KPI (Key Performance Indicator) specifici per ogni processo e per ogni settore/reparto.

A titolo esemplificativo, nel caso di un processo d’acquisto i KPI che possono essere analizzati sono i seguenti: percentuale di spesa a livello di business unit o  effettuate in un certo periodo di tempo (trimestre/semestre/anno), percentuale di richieste extra budget, variazioni rispetto all’anno precedente.

Un altro esempio è rappresentato dall’analisi delle performance riferite ad un processo di “redazione e stipula contratti” attraverso indicatori riferiti al numero di contratti conclusi entro una certa finestra temporale, la suddivisione percentuale delle tipologie di contratti stipulati.

Il processo di “Helpdesk Interno” realizzato con josh, allo stesso modo, permette di valutare la tempestività e la prontezza del reparto IT monitorando quanti casi vengono risolti direttamente dal supporto di primo livello.

josh può produrre automaticamente questi dati e fornirli in tempo reale su appositi cruscotti veloce di analisi accessibili in modo selettivo (anno, business unit, fornitore,…). Questi sono solo alcuni esempi della capacità di misurazione di josh, adattabile a seconda delle esigenze.

Tutto questo può essere ulteriormente coniugato con le capacità dell’intelligenza artificiale di josh nell’individuare gli attori “best in class” ai quali, automaticamente, possono essere assegnate le attività più complesse.

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josh ha una capacità di misurazione delle performance oggettiva e flessibile perché tiene traccia sia degli indicatori generici (tempi effort ed elapsed) rilevanti per qualsiasi tipo di processo, sia di quelli specifici come abbiamo visto dai semplici esempi qui sopra.

I risultati economici, da soli, non bastano, ma vanno letti insieme alle variabili di processo per comprendere perché certi obiettivi vengono (o non vengono) raggiunti e individuare azioni concrete di miglioramento.

Integrare i dati di un ERP o di un software di produzione con josh permette di leggere i numeri in modo strategico, trasformando il dato in conoscenza: chi ha lavorato per creare quel dato, cosa è stato fatto e con quali tempi. L’insieme di queste informazioni è essenziale per ottenere una visione completa e prendere decisioni davvero consapevoli.

Infine, in josh i KPI di processo possono essere utilizzati non solo per analisi ex-post attraverso sistemi di BI, ma anche per notificare, reagire e intraprendere azioni in tempo reale a condizioni particolari o in risposta a determinati eventi.

Per approfondire ulteriormente questo tema scarica il materiale del webinar “Misurare per crescere: KPI e digitalizzazione dei processi”.

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