Il protocollo informatico, oltre ad essere un obbligo normativo per le Pubbliche Amministrazioni, rappresenta un valido strumento per efficientare la gestione delle caselle postali sia ordinarie, sia certificate. In particolare, la PEC (Posta Elettronica Certificata) rappresenta il principale mezzo di comunicazione utilizzato tra enti e aziende perché permette l’invio e la ricezione di mail a valore legale. 

Le funzionalità del protocollo informatico, legate alla registrazione e tracciamento dei documenti in uscita e in entrata, lo rendono uno strumento ideale e indispensabile per garantire l’efficienza e la sicurezza delle comunicazioni digitali: questo è il mail manager, funzionalità nativamente integrata in josh Protocol!. 

Le numerose funzionalità avanzate, tra cui appunto il mail manager, di josh Protocol! permettono alle PA, ma anche alle aziende private, di gestire i flussi documentali con rigore e metodo, aumentando l’efficienza operativa e diminuendo i costi e gli errori. 

Prima di approfondire la funzionalità descritta, segnaliamo che al seguente link è possibile accedere al materiale del webinar dedicato a questo argomento.

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Un sistema di gestione delle caselle PEC non adeguatamente strutturato porta alla nascita di diverse difficoltà legate, ad esempio, al monitoraggio e corretta protocollazione delle mail in ingresso, al controllo della posta in uscita in termini di correttezza degli invii e di ricezione delle ricevute di accettazione e avvenuta consegna e, in ultimo, problemi legati al riempimento dello spazio di archiviazione della casella postale. 

josh Protocol! invece permette di inviare, ricevere, gestire, classificare ed infine protocollare email e PEC, in maniera automatica e integrata al sistema di protocollo.  

Nel momento in cui si ricevono email o PEC, grazie a questa funzionalità di josh Protocol!, è possibile smistare ed organizzare le mail ricevute in apposite sezioni man mano che vengono lavorate, evitando così dimenticanze. Inoltre, per evitare sovrapposizioni o errori, è previsto un “sistema di lucchetti”, il quale permette di gestire efficacemente la concorrenza tra gli utenti, nel caso in cui più persone abbiano accesso alla stessa casella, inibendo la protocollazione se la mail in oggetto è già in lavorazione, cosa che altrimenti causerebbe confusione, disordine e duplicazione degli sforzi. È  anche possibile organizzare più indirizzi mail senza necessità di cambiare interfaccia mantenendo, allo stesso tempo, inalterate le regole di accesso preservando totalmente la riservatezza.
In aggiunta, josh Protocol! permette di automatizzare alcune attività tra cui: la protocollazione sulla base di regole specifiche (se la mail contiene allegati o ha un certo oggetto), risposte e inoltro di messaggi automatici, classificazione delle mail ricevute, sfruttando anche le potenzialità dell’Intelligenza Artificiale. 

Per quanto riguarda la gestione della mail in uscita, in seguito all’inserimento e registrazione del protocollo (oggetto, destinatari, …) da parte dell’utente, il sistema compone e spedisce la posta sotto la supervisione del protocollista che, tramite l’apposito cruscotto, può visualizzare lo stato di avanzamento degli invii sia a livello di singolo protocollo che a livello generale. Inoltre, il protocollo non solo invia le PEC, ma attende le ricevute di accettazione e avvenuta consegna, le quali, una volta ricevute, verranno archiviate insieme al protocollo in uscita a cui si riferiscono. 

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Un’efficiente gestione della casella di posta elettronica ha un’importante valenza strategica per l’organizzazione poiché le permette di concentrarsi sulle comunicazioni importanti e di organizzare in modo strutturato l’intero processo di protocollazione. 

Grazie a josh Protocol! è possibile quindi realizzare una potente architettura per la gestione delle mail che permette all’organizzazione di svolgere l’attività di protocollazione in maniera più rapida ed efficiente, riducendo costi ed errori e garantendo autenticità, integrità e validità dell’intero patrimonio informativo. 

Inoltre, l’integrazione con josh, strumento per la digitalizzazione dei processi aziendali, rende il protocollo uno strumento centrale all’interno dell’organizzazione in termini di aumento della produttività e dell’efficienza dei processi. 

Se vuoi avere ulteriori informazioni clicca per accedere al materiale del webinar dedicato a questo argomento.

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