Nello svolgimento delle attività quotidiane all’interno di ogni realtà aziendale sono necessarie organizzazione e coordinamento. Organizzare significa individuare gli strumenti per svolgere le attività, stabilirne i tempi e le modalità e, infine, assegnarle alle persone giuste.
Saper gestire tutte le attività in modo da garantire fluidità ed evitare colli di bottiglia, è fondamentale per il successo dell’azienda, ma spesso questo non accade, causando uno spreco sostanzioso di risorse.

In questo contesto l’adozione di strumenti tecnologici fa la differenza: josh, strumento per la digitalizzazione dei processi aziendali, aiuta le organizzazioni ad efficientare i processi, che naturalmente sono l’insieme di più attività. Proprio per questo josh possiede, tra le sue numerose funzionalità, anche una serie di politiche di assegnamento delle attività che, sulla base di diversi criteri, ne permettono un’efficiente gestione.

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Le attività svolte all’interno dell’organizzazione si differenziano per livello di importanza, urgenza, capacità e competenze necessarie per lo svolgimento e, in ultimo, alcune attività, legate a specifiche tematiche, devono essere obbligatoriamente gestite da un dirigente o un responsabile d’ufficio. Le numerose variabili che condizionano l’affidamento di un task comportano, di conseguenza, la definizione di diverse politiche di assegnamento.
josh ne mette a disposizione svariate, adattandosi ad ogni specifica esigenza.
Una prima modalità di assegnamento delle attività è di tipo dinamico push: josh, sulla base di diversi criteri, come ad esempio il minor carico di lavoro o la disponibilità in base al calendario o allo stato personale su Teams, individua la persona giusta a cui affidare la specifica attività e la chiama in causa automaticamente. Questo permette di prevenire colli di bottiglia, evitare ritardi nello svolgimento delle attività e non sovraccaricare le risorse, né tanto meno sprecarle.

Invece, nel caso in cui non si vuole lasciare al sistema la decisione sull’affidamento dell’attività, può essere utilizzata la politica pull con cui si assegna il task all’intero ufficio e ogni componente, in base alla disponibilità o all’oggetto, lo potrà prelevare ed eseguire. Se, al contrario, un’attività deve essere obbligatoriamente svolta da uno specifico attore si può utilizzare la politica di tipo direct. josh prevede anche tutta una serie di politiche di assegnazione basate sulle competenze delle persone, oltre che sulla disponibilità in termini di tempo. Infatti, la politica reference prevede l’assegnazione del task, riferito allo stesso processo, all’attore che lo aveva già svolto in precedenza contribuendo ad aumentare la rapidità, ma soprattutto l’affidabilità dello svolgimento della mansione.

Per altre attività, invece, come ad esempio la richiesta di ferie o la convalida di un documento, è necessaria l’autorizzazione dal rispettivo responsabile. In queste specifiche situazioni esiste una modalità che, dopo la richiesta o lo svolgimento dell’attività, assegna in automatico il task successivo (per revisione o per approvazione) a chi di competenza.
Questo permette di ridurre notevolmente le email e i fogli sulla scrivania, che potrebbero, data la quantità, essere trascurati, soprattutto, permette di direzionare la richiesta al giusto referente, precedentemente deciso in base al tipo di approvazione o revisione necessaria, eliminando tutto il tempo che si perde a “passare di mano in mano” le richieste.

Quelli appena riportati sono solo alcuni esempi delle numerose modalità che josh offre per ottimizzare l’organizzazione delle attività.

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Un’organizzazione aziendale ben delineata è importante perché aiuta i dipendenti ad avere una chiara visione di ruoli e responsabilità, migliora la comunicazione e contribuisce ad una gestione più strutturata e, allo stesso tempo, agile dell’azienda.
La varietà di modalità di assegnamento delle attività possibili con josh lo rendono uno strumento facilmente adattabile ad ogni realtà organizzativa contribuendo all’aumento di efficienza e, di conseguenza, ad un miglioramento delle performance complessive.

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