SPECIALE PA | Nuove linee guida per i documenti informatici

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Nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Il 10 settembre 2020 l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha pubblicato le nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate ai sensi dell’articolo 71 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD). L’obiettivo è quello di raccogliere in un unico provvedimento normativo materie prima regolate separatamente, disciplinando in modo coordinato l’intero ciclo di vita del documento informatico, partendo dalla formazione fino ad arrivare alla sua conservazione.

Le nuove linee guida diventeranno pienamente efficaci il 7 giugno 2021 e saranno accompagnate anche da sei allegati tecnici. Vediamo insieme quali saranno alcune delle principali novità introdotte.

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josh Protocol!, sistema di protocollo informatico

Quali sono le principali novità?

  • Ampliamento delle tipologie di file gestibili per la conservazione: l’allegato 2 individua un elenco di formati idonei a garantire l’interoperabilità e prevede che l’utilizzo di formati diversi da quelli elencati, o il discostamento dalle regole relative a uno specifico formato, debba essere preceduto da una valutazione di interoperabilità.
  • Interoperabilità: una grande attenzione ed un segnale di forte cambiamento nell’ambito dell’interoperabilità tra organizzazioni, con l’introduzione pervasiva non solo dei sigilli elettronici qualificati ma con la chiara indicazione di portare il mondo documentale ad utilizzare tecnologie di comunicazione attraverso servizi esposti che hanno l’intento di superare i limiti tecnologici e di usabilità dei consueti canali di posta elettronica istituzionale o certificata.
  • Metadati: le indicazioni sui metadati sono state rivisitate e ristrutturate per tentare di fornire delle indicazioni più precise che possano coadiuvare gli utilizzatori nella categorizzazione ed individuazione del patrimonio documentale delle diverse organizzazioni. Alcuni metadati sono stati considerati obbligatori e altri facoltativi, eliminando il concetto di metadati minimi.
  • Conservazione: sono stati ribaditi e chiariti ruoli e responsabilità delle figure chiave in ambito di conservazione digitale, non solo per quello che riguarda gli ambiti di protocollo informatico ma anche in una visione ampliata sui processi di conservazione della documentazione analogica.

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josh Protocol!: il miglior alleato per la trasformazione digitale

Il percorso di digitalizzazione, non solo per le PA, è ormai necessario ed impellente, così come l’urgenza di maggiore efficienza. Ancor prima di essere un obbligo, il Protocollo Informatico rappresenta un potente alleato nel miglioramento dell’organizzazione; per questo diventa di primaria importanza per le organizzazioni valutare uno strumento sulla base delle caratteristiche primarie che è in grado di offrire (features, flessibilità, sicurezza, accessibilità cloud, reattività al cambiamento…ecc.) e che possono fare la differenza nel loro percorso di trasformazione digitale.

josh Protocol! è il sistema di Protocollo Informatico, fruibile in cloud e in modalità on-premise, scalabile ed idoneo alla gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi di grandi e piccole organizzazioni. it Consult ha già introdotto tutte le novità richieste dalle nuove linee guida all’interno di josh Protocol! (e non solo), per offrire un Protocollo Informatico perfettamente conforme alla normativa, ma allo stesso tempo sempre più affidabile ed efficiente. Grazie alla sua semplicità d’uso e un ambiente familiare all’utente, josh Protocol! infatti mette in moto un sistema intelligente di archiviazione, in grado di migliorare la produttività delle persone grazie a funzionalità avanzate ed esclusive quali:

  • Ricerche avanzate full-text
  • Classificazione titolario su un numero infinito di livelli
  • Fruibile in modalità 100% Cloud
  • Collaborazione totale anche in remoto
  • Ulteriori proprietà dei documenti recuperate anche da fonti dati esterne
  • Conservazione digitale sostitutiva dei documenti
  • Interoperabilità con altri sistemi di protocollo
  • Possibilità di impostare permessi di visualizzazione, stampa e inoltro dei documenti fino al livello del singolo utente
  • Firma digitale integrata, grazie a josh InfoSign.

Inoltre grazie alla forte integrazione con josh, il software per la gestione dei processi, le opportunità derivanti dall’utilizzo di josh Protocol! aumentano esponenzialmente, andando a toccare tutta l’organizzazione, migliorandone in modo pervasivo i flussi di lavoro senza però portare sconvolgimento. Una gestione così puntuale ed organizzata fornisce un valore aggiunto, in quanto permette di snellire l’intera organizzazione, mantenendo il rigore senza rinunciare alla flessibilità, ottenendo così un aumento di produttività e un consistente risparmio di costi. La trasformazione digitale dell’organizzazione è quindi più ampia e ricca di benefici grazie ad un approccio che non si limita ai documenti ma che tocca la totalità dei processi di lavoro.

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