La gestione strategica dei fornitori per una maggiore competitività
L’affidabilità dei propri fornitori è un requisito essenziale per poter mantenere sempre alta la qualità dei beni/servizi offerti, soddisfare i propri clienti e conservare la propria competitività sul mercato. È per questo che oggi la quasi totalità delle aziende si affida soltanto a fornitori che siano stati precedentemente qualificati, in base alla loro capacità di soddisfare le richieste aziendali, non limitandosi a valutarne l’offerta economica ma tenendo conto di molteplici fattori.
La valutazione del fornitore è a tutti gli effetti un elemento strategico, ed una gestione dell’iter che sia snella, rapida ed affidabile è di vitale importanza per l’intero processo produttivo ed organizzativo aziendale: riduce notevolmente i tempi e i costi ma soprattutto i rischi di imbattersi in un fornitore che potrebbe non essere all’altezza.
Gestire con josh l’intero processo di qualifica assicura all’azienda una valutazione dei fornitori puntuale ed efficiente, creando i migliori presupposti per una relazione di successo.
Un processo di qualifica agile e affidabile, con josh
Il processo di qualificazione viene avviato a seguito di un primo contatto con il fornitore, che può autocandidarsi, essere individuato dall’azienda o perché no, essere segnalato dal cliente finale. josh, a questo punto, crea la richiesta di qualifica, assegnandola all’operatore che ha meno attività in coda in quel momento. Quest’ultimo si occupa di acquisire i primi dati sul fornitore, classificarlo nel settore merceologico di appartenenza, e assegnarlo al proprio responsabile, che proseguirà poi l’iter.
Contestualmente, josh si occupa di predisporre l’ambiente documentale, creando il relativo fascicolo dove man mano verrà archiviata tutta la documentazione.
Una volta ricevute le prime informazioni generiche,josh richiede al responsabile di completare la valutazione inserendo e validando anche tutti i documenti specifici sul fornitore (ad esempio le certificazioni di cui è in possesso, il DURC, e così via), attraverso un modulo semplice e intuitivo. L’iter poi prosegue con la valutazione economica – finanziaria, analizzando lo stato economico del fornitore e la solidità finanziaria.
Una volta che entrambe le attività sono state completate e tutti i documenti salvati all’interno del fascicolo, il processo josh arriva alla sua fase cruciale, la valutazione tecnica; in questa fase si andranno a valutare diversi aspetti del rapporto di fornitura, con il coinvolgimento altre figure aziendali oltre l’ufficio Acquisti, come il responsabile della qualità, il direttore tecnico, ecc..Ognuno di essi sarà chiamato a fornire la propria valutazione in merito alla fornitura: per esempio sulle capacità tecnico/produttive del fornitore,conformità alle normative su salute e sicurezza, aderenza del prodotto/servizio alle specifiche tecniche, servizio di assistenza post-vendita.
Tutta la documentazione prodotta e allegata durante il processo è sempre disponibile e consultabile grazie all’ambiente documentale condiviso (Microsoft SharePoint), anche in Cloud (SharePoint Online). Qualora fosse necessario ai fini della valutazione l’azienda può decidere di effettuare anche una visita presso il fornitore o (visti i tempi) una visita virtuale per verificare in maniera più approfondita alcuni aspetti. L’eventuale verbale e il materiale video della visita saranno allegati alla documentazione.
Terminate le verifiche, il responsabile sarà pronto a comunicare l’esito della qualifica e se positivo si procederà con l’inserimento nell’albo fornitori e alla creazione dell’anagrafica nel gestionale.
Successivamente alla scadenza di alcuni documenti o sulla base di precisi parametri stabiliti dall’azienda, josh si occuperà di segnalare al responsabile la necessità di revisionare o rinnovare la qualifica del fornitore.
Qualità ed affidabilità per una collaborazione ancora più efficace
Inotre grazie a josh è possibile con un unico strumento gestire in maniera totalmente integrata tanti altri processi aziendali che vedono coinvolti i fornitori, (come ad es. la gestione del contratto di fornitura, gli ordini o le non conformità), archiviando all’interno di un unico fascicolo tutti i documenti e le informazioni (anche di diversa natura) legate al fornitore, creando così uno storico utile ai vertici aziendali per compiere delle analisi approfondite e valutare, risultati alla mano, la qualità e l’affidabilità dei propri fornitori.
Grazie al supporto di josh, le attività di valutazione e verifica vengono rese agili ed efficienti, massimizzandone ancora di più i benefici, data la frequenza e la molteplicità di fornitori che l’azienda si può trovare a dover gestire, anche contemporaneamente.
Quello che l’azienda ottiene non è solo un grande risparmio di tempo, ma anche un miglioramento dell’operatività grazie a procedure ben definite, sincronia tra le diverse figure coinvolte e una riduzione degli errori che oltre a far lievitare i costi potrebbero causare un danno nei rapporti commerciali. Ai Manager, infine josh fornisce tutti gli indicatori di performance (KPI) e la situazione istantanea di ogni singola attività, per poter compiere le scelte migliori per l’azienda e avere sempre il controllo delle situazioni.