Gestione per processi e collaborazione tra le aree aziendali: un'unione perfetta
La reale collaborazione tra le varie funzioni aziendali è uno “strumento” da potenziare per tutte le aziende, indipendentemente dal settore e grandezza.
Fin troppo spesso capita che i vari reparti siano poco comunicanti tra loro: questa mancanza porta inevitabilmente ad un peggioramento delle performance dei processi. Per questo motivo è fondamentale integrare la collaborazione all’interno dei flussi di lavori quotidiani, al fine del raggiungimento obiettivi comuni e condivisi. Questo è possibile solo se l’azienda abbraccia come stile organizzativo la gestione per processi: i processi infatti, attraversando in modo trasversale l’organizzazione, sovrastano le logiche funzionali di tipo gerarchico, eliminano i tempi morti e l’inutile burocrazia, permettendo di raccogliere il contributo di ogni singola funzione coinvolta e favorendo così una collaborazione snella che porta inevitabilmente a raggiungere risultati migliori in termini di velocità e costo.
Vediamo un caso pratico di gestione di un processo aziendale con josh.
Una perfetta sincronia dalla preparazione dell'offerta alla gestione del contratto
Abbiamo già visto quanto sia facile implementare un processo di redazione e stipula di contratti in josh: come è possibile espandere questo processo ponendo l’accento sulla collaborazione tra aree aziendali?
Il momento di preparazione dell’offerta è uno tra i primi in cui è possibile accelerare le attività sfruttando i meccanismi di collaborazione di josh. L’offerta (ancora in stato di bozza) appena preparata dal commerciale necessita del supporto di vari reparti, che collaborano parallelamente: l’ufficio tecnico fornisce un parere a riguardo della fattibilità tecnica in via preventiva mentre eventuali sconti o condizioni particolari concordati con il cliente vengono approvati dai responsabili commerciali (o, per importi molto alti, da un direttore). Allo stesso tempo, l’amministrazione sta validando la correttezza dei termini di pagamento: questa collaborazione porta alla costruzione di un contratto solido in tempi decisamente inferiori!
Da questo punto, possiamo ipotizzare che discendano ulteriori attività in grado di trarre enorme beneficio da una gestione per processi collaborativa. Appena firmato, josh invia il contratto all’amministrazione che procede a registrarlo e ad attivare la fatturazione periodica sulla base delle condizioni previste dal contratto. La registrazione del contratto può essere eventualmente protocollata anche in josh Protocol!: in questo modo viene conferita ulteriore rigorosità e una migliore classificazione alla registrazione, a tutto vantaggio della velocità di accesso futura. Il commerciale è naturalmente informato dell’avvenuta registrazione e inserimento in fatturazione: da questo momento in avanti potrà recuperare il contratto semplicemente accedendo al portale Microsoft SharePoint, azzerando così i tempi di ricerca.
Parallelamente all’archiviazione del contratto, è necessario provvedere alla vera e propria attivazione della fornitura: utilizzando un meccanismo di selezione delle risorse in base al carico di lavoro, josh assegna automaticamente l’attività ad un operatore tecnico, aggiornando allo stesso tempo i responsabili dell’ufficio tecnico sulla nuova allocazione delle risorse.
Eventuali problematiche riscontrate dal tecnico in sede di attivazione fisica della fornitura confluiscono nuovamente all’interno del processo in modo tale da aggiornare a cascata i responsabili tecnici, l’amministrazione e (opzionalmente) il commerciale. Al contrario, l’auspicabile successo nell’attivazione produce la chiusura delle operazioni, della quale josh informa il cliente e il commerciale.
josh, abilitatore di una tangibile ed efficace collaborazione
Come abbiamo visto in questa esemplificazione, i meccanismi di collaborazione tra reparti (e all’interno dello stesso ufficio) devono essere strutturati e integrati perfettamente all’interno del processo, risultando per forza di cose indivisibili dallo schema di quest’ultimo.
josh permette di elevare la collaborazione in due modalità principali: in modo automatico, fornendo una chiara indicazione sullo stato di avanzamento e una solida organizzazione documentale, e in modo definito dall’Organizzazione, tramite l’opportuno disegno dello schema di processo e delle sue attività.
Il bello è che tutto questo avviene all’interno di un sistema “code-free” nel quale i processi vengono disegnati come se fossero su carta, prendendo poi vita nell’operatività quotidiana di tutta l’Organizzazione.