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Reattività e sicurezza nelle decisioni

Ogni giorno in azienda sono tante le decisioni più o meno importanti che devono essere prese, spesso in tempi rapidi, ma soprattutto seguendo le procedure definite dal sistema qualità o semplicemente stabilite dal vertice aziendale.

Allo stesso tempo ogni decisione o attività da svolgere, porta con sé anche la necessità di produrre e di consultare dei documenti, indispensabili per arrivare a fare la scelta giusta; spesso anche con formati differenti e che devono essere prodotti secondo un certo standard, con la necessità di essere poi consultati soltanto dalle persone coinvolte. Questo tipo di attività più o meno complessa e che prevede il coinvolgimento di diverse figure aziendali, si ripete quotidianamente e saperla gestire in maniera adeguata permette all’azienda di risparmiare tempo ma soprattutto di non lasciare nulla al caso, limitando qualsiasi errore, incomprensione o dimenticanza, permettendole di prendere decisioni più o meno importanti per il suo futuro, in totale tranquillità e velocità.

Un esempio di questa casistica di attività è certamente il processo di stipula di un nuovo contratto.

Con josh, la stesura e la revisione dei contratti sono più veloci e controllate.

Ogni volta che all’interno dell’azienda è necessario stipulare un contratto di fornitura o di servizio, l’ufficio richiedente può avviare il relativo processo josh: una volta inseriti i dati base riguardanti la fornitura e il fornitore (così come la tipologia generale di contratto che si intende instaurare) la palla passa all’ufficio legale, che provvede a redigere il contratto sulla base dei modelli aziendali disponibili, eventualmente integrandoli con modifiche e deroghe agli stessi, per allinearli alla richiesta originale.

Il documento (ancora modificabile) prodotto dall’ufficio legale passa quindi al primo livello di convalida presso l’ufficio acquisti che, tra i vari controlli, si assicura che le condizioni economiche e i termini di pagamento siano in linea con gli standard di mercato e con le politiche aziendali, oltre che con il budget a disposizione per quel particolare centro di costo.

Se la validazione dell’ufficio acquisti ha avuto esito positivo, l’ufficio legale può essere nuovamente chiamato in causa per ricontrollare la correttezza del documento prima che questo passi alla validazione di livello due, in capo alla direzione. Il Direttore Generale, dopo aver visionato i documenti prodotti potrà dare l'assenso per formalizzare il contratto, rendendolo definitivo lo trasforma in PDF e lo firma digitalmente grazie a josh InfoSign. A questo punto il documento viene archiviato dal servizio di josh Archive! in un apposito fascicolo che conterrà anche tutti i documenti prodotti in futuro relativi a quella fornitura.

Fai la scelta giusta, con josh!

Con josh puoi svolgere le tue procedure in maniera semplice e affidabile.

Nell'esempio illustrato relativo alla creazione di un contratto, come in molti altri casi, permette di svolgere tutte le attività con un grande risparmio di tempo ma con la sicurezza di lavorare sempre con i documenti corretti, archiviandoli poi nel posto giusto. josh è in grado di guidarti passo passo lungo tutta la procedura che hai definito, permettendoti una coordinazione sinergica tra tutti i livelli aziendali coinvolti, migliorando la comunicazione, fornendo la documentazione necessaria e limitando le possibilità di errore.

Così puoi concentrarti solo sulle scelte strategiche, e affidare a josh gli aspetti operativi.

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