Gestione strutturata delle non conformità per migliorare la soddisfazione del cliente
Rispettare in maniera precisa e strutturata le procedure riportate nel manuale della qualità è sicuramente buona prassi per un’organizzazione. Questo coinvolge anche il processo di gestione delle non conformità, dal quale, se gestito in maniera efficace, devono scaturire azioni correttive tempestive e una verifica dell’efficacia delle stesse. Una gestione strutturata di questo processo però non serve solamente per ottemperare alle linee guida che, volenti o nolenti, sono definite nel sistema Qualità: strutturando in modo organico il processo è possibile dare vita alla volontà di miglioramento continuo, che si traduce in maggiore soddisfazione dei propri clienti e quindi in un maggiore vantaggio competitivo.
La gestione delle non conformità però può diventare un’attività dispendiosa in termini di tempo e di energie e, spesso capita che, invece di rappresentare un’opportunità di miglioramento, si trasforma in un collo di bottiglia, in cui la burocrazia prende il sopravvento sui benefici.
Grazie a josh, il processo necessario ad aprire, individuare la causa, eventualmente risolvere una non conformità, diventa più snello e automatico, permettendo all’azienda di rispettare appieno le procedure previste dalla qualità e di individuare e correggere le cause di errore, riducendo gli sprechi e quindi i costi.
Vediamo concretamente come questo può realizzarsi.
Con josh, la Qualità è parte integrante della normale operatività
L’avvio del processo può essere eseguito, ad esempio, da un operatore della linea di assemblaggio o magari da una figura commerciale a seguito di un reclamo di un cliente: in prima istanza josh si occupa di predisporre l’ambiente di archiviazione su Microsoft SharePoint, proponendo poi all’utente il form per inserire i dati relativi alla non conformità (ad esempio come mostrato nell’immagine).
josh è in grado di creare il documento (Word o PDF) relativo alla pratica non appena vengono compilati i primi dati, archiviandolo nella posizione corretta: il flusso del processo passa poi al responsabile Qualità che procede alla valutazione della non conformità. Nel caso in cui la valutazione risulti negativa, la pratica viene rimandata a chi l’ha aperta: sulla base dei commenti inseriti dal responsabile, verrà data la possibilità di effettuare eventuali modifiche.
Infine, nel caso in cui la non conformità venga accettata, il processo continua assegnando le attività per predisporre le necessarie azioni correttive, per poi notificare l’esito a tutti gli attori coinvolti.
Efficienza, sicurezza e meno burocrazia: vantaggi a tutto tondo
Gestire le non conformità attraverso un processo definito grazie all’aiuto di josh può rappresentare un grande vantaggio per le aziende. Infatti è più semplice (e automatico!) tracciare le informazioni, le singole attività e il loro stato di avanzamento assicurando in ogni momento che il processo sia in linea con la procedura definita dalla Qualità aziendale.
Inoltre i documenti allegati sono sempre aggiornati, garantendo la sicurezza di operare sulla versione giusta, poter vedere le modifiche inserite nelle fasi precedenti e archiviandoli nella posizione corretta grazie a Microsoft SharePoint.
Un altro vantaggio derivante dall’utilizzo di josh è l’efficienza: vengono infatti prodotte in tempo reale le statistiche sui tempi di esecuzione e di completamento delle attività, permettendo non solo al responsabile della Qualità di vedere lo stato delle non conformità e di accedervi nel dettaglio ma soprattutto di condividere le informazioni con tutte le figure coinvolte, in modo tale da gestire gli eventi segnalati e verificare l’efficienza del Sistema.
Un altro aspetto non trascurabile sono le statistiche, che josh produce in tempo reale, questo permette non solo al responsabile della qualità di vedere lo stato delle non conformità e di accedervi nel dettaglio ma soprattutto di condividere le informazioni con tutte le figure coinvolte, in modo tale da gestire gli eventi segnalati e verificare l’efficienza del Sistema.
Con josh la gestione di queste procedure non è più un peso ma uno strumento per migliorare il rendimento dell’organizzazione.