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Fatturazione Elettronica B2B: il tempo stringe, non farti trovare impreparato.

Così come avvenuto per le Pubbliche Amministrazioni nel 2014, a partire dal 1° Gennaio 2019 anche le fatture tra privati (ovvero tra tutte le aziende) dovranno obbligatoriamente essere emesse e ricevute in un formato elettronico in grado di assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.
Già dal 1° Luglio 2018 l'obbligo diventerà operativo per particolari scambi commerciali (nella fattispecie, le cessioni di benzina o di gasolio destinati a essere utilizzati come carburanti da qualunque azienda e le prestazioni rese da soggetti subappaltatori nei confronti dell'appaltatore principale, in un contratto stipulato con una Pubblica Amministrazione).

Non c’è tempo da perdere, quindi, perché l’imminenza della scadenza porta con sé un discreto numero di ricadute sull’operatività quotidiana, soprattutto per gli uffici amministrativi delle aziende.

Come funziona la Fatturazione Elettronica e cosa prevede la normativa?

Il funzionamento della Fatturazione Elettronica non è poi molto diverso dal normale ciclo di fatturazione a cui le aziende sono abituate: ciò che cambia sono sia il formato di emissione della fattura che il metodo di consegna.
In primo luogo, la fattura elettronica non è semplicemente un PDF o l’immagine di una fattura tradizionale, ma un file opportunamente costruito nel formato XML necessario all’invio al Sistema di Interscambio (SdI), struttura del Ministero dell'Economia che gestisce appunto la consegna delle fatture, già utilizzato per la fattura PA.
josh B2B è il modulo di josh Archive! che ti permette di gestire sia le Fatture Elettroniche (FE) in uscita (ciclo attivo) che quelle in entrata (ciclo passivo) lungo tutte le sue fasi: generazione/ricezione, monitoraggio e infine conservazione. Con l’eventuale importazione/esportazione dei dati in essa contenuti da e verso il software gestionale (ERP).
Considerando ad esempio il ciclo attivo, la fattura elettronica può essere creata e poi prelevata dal proprio gestionale, oppure creata in automatico da josh B2B a partire da una tabella di interscambio, firmata digitalmente e trasmessa al SdI tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), oppure attraverso un servizio denominato di cooperazione applicativa (tecnicamente un web service).
josh B2B fornisce inoltre un costante aggiornamento, attraverso la gestione di tutte le notifiche ricevute sullo stato di avanzamento della fattura elettronica (la consegna al SdI, la ricezione da parte del destinatario, ecc..) su un efficace cruscotto fruibile via web. Una volta che la fattura è stata accettata, l’iter può dirsi quasi concluso, josh Archive! si occuperà infatti di generare in automatico gli archivi contenenti le fatture elettroniche e tutte le sue notifiche, firmarli digitalmente e inviarli in Conservazione (internamente o presso aziende esterne accreditate), nel completo rispetto delle normative.
Anche per quanto riguarda il ciclo passivo, josh B2B fa in modo che il cliente riceva la fattura elettronica sul canale prescelto, ad esempio sulla propria casella di Posta Elettronica Certificata (PEC), insieme a tutte le notifiche relative alla fattura. josh Archive! inoltre si occupa di creare un fascicolo contente la fattura elettronica e le notifiche, salvandolo direttamente su SharePoint; qui rimane disponibile per la successiva Conservazione oltre ad essere facilmente ricercabile e consultabile , completo dei metadati essenziali, letti in automatico dal file XML.
Sia le fatture attive che quelle passive sono infatti leggibili in maniera assolutamente naturale dagli utenti grazie alle caratteristiche del visualizzatore di josh Archive!, che le mostra utilizzando una modalità standard che le formatta in un layout grafico simile ad una fattura tradizionale.

Quali sono i vantaggi della Fatturazione Elettronica B2B?

Come quasi sempre accade un cambio normativo porta con sé nuovi obblighi e per questo non viene visto di buon occhio da chi ne è soggetto, ma se la transizione viene gestita con il supporto di una soluzione adeguata come josh Archive! non c’è nulla da temere e l'adempimento normativo diventa solo un nuovo passo verso il futuro. La gestione totalmente digitale della fatturazione porta un effettivo risparmio di tempo e di denaro, oltre al tangibile risparmio di spazio e di carta dovuto alla dematerializzazione dell’intero processo.
Ancor più, la gestione delle fatture elettroniche, che non hanno nessun significato legale e fiscale se stampate,obbliga alla loro gestione e conservazione solo in formato digitale, poiché la fattura descrive solo una parte dei fatti che servono alla gestione del rapporto commerciale (l’Ordine, il DDT, ecc.). La Fattura Elettronica B2B, come quella verso la PA è l’occasione per digitalizzare l’intero processo e beneficiare di tutti i vantaggi che apporta, a partire da quelli quotidiani, nella ricerca dei documenti e nella fruizione dei caratteristici fascicoli di josh Archive! che aggregano i documenti per argomento, in maniera davvero efficace per le persone che li consultano.

it Consult continua ad impegnarsi a fondo per offrire sempre soluzioni affidabili, scalabili, ma facili da usare: josh Archive! e il suo modulo josh B2B permettono di gestire le nuove modalità di fatturazione in maniera semplice e integrata con gli strumenti già in uso in azienda; così da godere i vantaggi che questo cambiamento porta con sé, senza farsi carico di alcun fardello e senza stravolgere il modo di lavorare.

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