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Digitalizzare documenti e processi.

L’eliminazione della carta e la digitalizzazione di documenti e di processi è un elemento ormai imprescindibile per le Pubbliche Amministrazioni, in particolare alla luce delle scadenze previste dalle recenti normative (a partire dal DPCM 3 dicembre 2013). Per affrontare questo cambiamento è fondamentale per le PA dotarsi di strumenti in grado di ridefinire e automatizzare le loro procedure, archiviando e conservando tutti i documenti prodotti in modo corretto. Uno dei processi più comuni all’interno della PA è quello della gestione degli atti amministrativi (in particolare delibere e determine), un’attività frequente, che prevede l’interazione di più persone e che porta con sé una grande quantità di documenti e quindi di carta; proprio per questo è uno dei processi che può trarre maggior beneficio da una gestione automatizzata e digitale.

Grazie a josh, il processo di approvazione di una delibera o di una determina diventa più veloce ed efficace, permettendo alla tua organizzazione di rispettare appieno le procedure previste, di archiviare digitalmente tutti i documenti prodotti durante l’iter, riducendo così tempi e costi.

Gestione Delibere e Determine.

Il processo josh per la pubblicazione delle Determine viene avviato direttamente dal Dirigente responsabile che, inseriti i dati di base della stessa, lo assegna immediatamente al funzionario preposto: a quest’ultimo spetterà il compito di compilare la pratica in base alla tipologia di determina che è stata inserita (ad esempio impegno di spesa, liquidazione o generica).
In base alla scelta intrapresa e compilato il modulo principale, l'atto seguirà tutti i passaggi d'ufficio per la raccolta degli eventuali pareri (per gli atti che prevedono una spesa, il processo consente di inserire le informazioni relative all'importo, al capitolo di spesa e alla competenza), fino ad arrivare alla firma del Dirigente responsabile, nel pratico formato Microsoft Word: in questo modo potrà quindi inserire direttamente nel file eventuali note, integrazioni e modifiche, combinando la facilità di Word con la strutturazione di un processo.
Una volta approvato dal Dirigente, il file definitivo viene trasformato in PDF e firmato digitalmente: in automatico, josh si occupa di archiviarlo nella giusta document library di SharePoint ed eventualmente pubblicarlo esternamente per la visualizzazione sull’Albo Pretorio.
L’ultimo passo è completato da josh Archive!, che integrandosi con josh preleva i documenti generati e li conserva digitalmente in maniera del tutto conforme alla normativa vigente.

Procedure più veloci e senza carta

Oltre a rendere automatiche tutte le attività, porta numerosi benefici rispetto all'iter tradizionale: le attività vengono inviate ai funzionari coinvolti nel momento in cui è richiesto il loro apporto, riducendo i tempi di esecuzione ed evitando intoppi o errori che possono rallentare le attività.
Tutti i documenti e gli allegati prodotti durante il processo sono archiviati in un fascicolo: in modo da tenere traccia di ciò che è stato prodotto, evitando che qualcosa vada perso e con la possibilità di consultarli con facilità ogni volta che se ne ha la necessità.
Naturalmente l'archiviazione e la consultazione dei documenti avviene nel totale rispetto della riservatezza, permettendo solo alle figure autorizzate di poter vedere i documenti sensibili. Inoltre il responsabile del procedimento può verificare in qualsiasi momento a che punto è arrivato il processo, chi ha svolto le attività ed eventualmente individuare dove e perché un provvedimento si ferma più del tempo dovuto.

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