Sfruttare le tecnologie digitali per ottenere vantaggi strategici è un paradigma ormai ben noto alle aziende, ma che spesso nella realtà si rivela più complicato del previsto e così la Digital Trasformation procede a rilento.

La chiave per affrontare questo cambiamento è procedere per gradi.

Il primo gradino per qualunque organizzazione che voglia digitalizzarsi consiste nel partire da quell’attività che più l’allontana dal digitale: la produzione di documenti cartacei e la loro conseguente consultazione e archiviazione.

La gestione dei documenti cartacei in azienda è infatti una delle attività più dispendiose in termini di tempo e risorse; il tempo medio necessario per ricercare ed elaborare un documento cartaceo rispetto allo stesso in formato digitale è quasi il doppio, senza contare lo spazio necessario per archiviare il cartaceo, oltre alla facilità di commettere errori, dimenticanze e di smarrire i documenti.

Dotarsi di un strumento che gestisca l’Archiviazione e la Conservazione digitale dei documenti, può rappresentare il primo step per migliorare in termini di efficienza e recupero dei costi.

Grazie all’introduzione di josh Archive!, il software di archiviazione automatica e conservazione digitale sostitutiva, molti dei nostri clienti hanno in poco tempo eliminato la carta, risparmiando tempo e riducendo i costi, senza stravolgere il loro modo di lavorare.

Anzi, sono riusciti finalmente a consultare insieme tutti i documenti correlati (ad es. l’ordine con il DDT e la relativa fattura) che con i faldoni cartacei difficilmente riuscivano a fare; il tutto in pochi minuti, recuperando produttività preziosa che è stata reinvestita in attività molto più importanti.

Hai qualche domanda? Contattaci! »

Ma i documenti sono il risultato di processi, siano essi operativi o strategici, che quotidianamente si susseguono in azienda; limitarsi alla sola digitalizzazione dei documenti seppur rappresenti un’attività virtuosa, significa godersi i vantaggi soltanto a metà.

Lo scopo di una vera trasformazione digitale dovrebbe essere invece il miglioramento nella gestione delle informazioni in senso globale, attuando una digitalizzazione dei processi aziendali nel loro insieme.

Proprio in questo senso, josh è lo strumento chiave in una strategia di digitalizzazione dei processi, dal momento che permette di modellare ciascun processo aziendale, disegnandolo e poi eseguendolo chiamando in causa le diverse persone coinvolte, con attività da completare direttamente sul loro browser. josh si occupa inoltre di generare, archiviare e gestire i documenti, mantenendoli collegati alle attività e alle persone che li utilizzano.

josh e josh Archive! si integrano perfettamente, fornendo così una piattaforma completa e sincronizzata in grado di gestire anche le esigenze future che l’azienda si troverà a dover affrontare, senza doversi dotare di tanti strumenti diversi.

josh Archive! può anche prelevare documenti direttamente dal tuo ERP o dal tuo gestionale e rispetto a questo ultimo ti permette di gestire con estrema facilità ogni tipo di documento, fiscale e non, oltre a lavorare su un ambiente standard, come quello Microsoft, utilizzando Microsoft SharePoint e SharePoint Online come archivio documentale.

Hai qualche domanda? Contattaci! »

Il beneficio primario che si ottiene nel modellare e gestire i propri processi con josh consiste proprio nel definire in modo univoco e automatizzato, per ciascuna persona coinvolta, tutte quelle attività che costituiscono il lavoro quotidiano gestendo le informazioni prima ancora dei documenti.

I vantaggi che le aziende ottengono sono numerosi e concreti:

• c’è un miglior coordinamento tra le persone,
• si riducono i problemi e gli errori, ed è più semplice individuarne le cause,
• si svolgono le stesse attività ma in minor tempo,
• si producono e archiviano i documenti senza sprecare carta,
• si hanno a disposizione dati maggiori e migliori per poter prendere le decisioni,
• si instaura un meccanismo di miglioramento continuo,
• l’azienda diventa più flessibile e adattabile a diverse esigenze.

Tutti questi aspetti si traducono in una maggiore efficienza e competitività e quindi utili per l’azienda.