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Focus On: casi reali di applicazione della Organization Intelligence
Focus On è il nostro spazio dedicato alla raccolta di esempi e casi reali relativi alla Gestione dei Processi e all’Archiviazione Documentale.

  • Resi: analisi dei reclami ma anche rapida reimmissione sul mercato!
    Recuperare un cliente insoddisfatto del prodotto acquistato rappresenta un'attività cruciale nel rapporto azienda-cliente e per questo non può essere lasciata al caso; infatti più sono rapide e accurate le attività correlate al processo di reso, maggiore è la probabilità che un cliente apprezzi il livello del servizio di assistenza clienti e nonostante tutto torni a comprare. Le politiche di reso sono quindi un’attività spesso quotidiana per le aziende e se innanzitutto il reso è un problema da risolvere puntualmente, e di cui trovare le cause, è altrettanto importante ridurre i tempi ad esso dedicati e facilitarne la re-immissione sul mercato, dopo eventuali operazioni di ripristino. Gestire l’intero processo in modo strutturato permette di minimizzare il costo generando una nuova opportunità di vendita e una possibilità di analisi: con josh, siamo riusciti a portare la gestione dei resi alla perfezione.
  • Ottimizza il processo di personalizzazione dei prodotti.
    È chiaro che oggi qualunque sia il prodotto e il settore in cui si opera, la capacità di stare sul mercato, di soddisfare i propri clienti, ma anche di differenziarsi dai propri competitors è rappresentata anche dalla capacità di offrire al mercato un prodotto o un servizio personalizzato sulle particolari esigenze del cliente o magari anche creato con la sua collaborazione. Molto spesso però, proprio perché ci si allontana dal prodotto standardizzato può diventare difficile gestire operativamente queste richieste, soprattutto se diventano numerose e da realizzare in tempi stretti, ma anche perché prevedono il coinvolgimento di diverse figure aziendali richiedendo così maggior dispendio di tempo e risorse.
  • Messa a punto dell'offerta per prodotti su misura.
    In un contesto competitivo caratterizzato sempre più dalla ricerca di personalizzazione, saper fornire ai propri clienti un prodotto o un servizio che risponda esattamente ai requisiti richiesti dal cliente è assolutamente critico. Per fare questo, però, è necessario avere strumenti che permettano di creare preventivi (e successivamente ordini) in modo flessibile rispetto al catalogo standard e, allo stesso tempo, integrati al flusso di lavoro aziendale.
  • Negoziazione e stipula di contratti in formato digitale.
    Digitalizzare e rendere più snello il processo di redazione e firma dei contratti può portare numerosi benefici in primis alle aziende, considerando la quantità di contratti e accordi che si stipulano ogni giorno, ma anche per il cliente, che percepirà fin da subito efficienza e affidabilità nell’azienda.
  • Governare il processo di apertura di nuovi punti vendita.
    Non è sempre facile stabilire formalmente le attività da compiere nei processi aziendali che delineano l'apertura di un nuovo punto vendita. Ancora più difficile è introdurre nel processo quegli aspetti analitici che permettano di stimare in anticipo le performance dello store in un contesto che, di contro, si caratterizza per la presenza di molteplici variabili che possono potenzialmente avere un impatto sui ricavi aziendali, molte delle quali non sempre stabili nel tempo. Noi lo facciamo con josh e siamo riusciti a renderlo efficace, controllato e collaborativo. E anche di successo.
  • Gestione dei reclami e Customer Satisfaction
    La Customer Satisfaction, intesa in senso generale ed ampio, è l'Obiettivo finale a cui ogni azienda deve tendere. Anzi, poiché soddisfazione del cliente = utili per l'impresa, è di fatto la ragion d'essere in senso assoluto. Per avere un alto valore di soddisfazione dei clienti bisogna però gestire in modo tempestivo, collaborativo e cordiale anche le situazioni in cui qualcosa va storto.
  • Gestire lo sviluppo di un nuovo prodotto
    Lo sviluppo di un nuovo prodotto è per la tua Azienda un processo pervasivo e trasversale a più reparti: per sviluppare un prodotto di successo è necessario saper creare una collaborazione stretta ed efficiente tra funzioni che di norma lavorano in ambiti e con modalità completamente diverse. Ma non basta la creatività, serve ordine ed efficienza: un ben preciso processo.
  • Gestione per processi delle vendite e del magazzino
    Gestire la propria organizzazione per processi significa applicare questo approccio anche a quei processi che tipicamente sono stati sempre gestiti da altri strumenti, come i software ERP o CRM. Con josh, i tuoi processi di business possono davvero far collaborare tutte le aree della tua azienda!
  • Lancio sul mercato di un nuovo prodotto
    josh, può guidarti passo passo verso la commercializzazione e il lancio sul mercato del tuo nuovo prodotto, permettendoti una coordinazione sinergica tra tutti i livelli aziendali coinvolti, migliorando la comunicazione, fornendo la documentazione necessaria e aiutandoti a ridurre tempi ed errori.
  • Gestire al meglio l'avvio delle campagne marketing.
    Uno degli aspetti che maggiormente caratterizza le attività di marketing in generale è la tempestività con cui l'azienda è in grado di rispondere non solo alle mutevoli esigenze dei propri clienti ma anche alle strategie dei concorrenti. josh dimezza i tempi dei tuoi processi assicurandoti un'approvazione rapida e una collaborazione semplice, ovunque gli attori coinvolti si trovino..
  • Gestione dei contenziosi e dei risarcimenti
    Se ti occupi di gestione dei contenziosi in ambito sanitario, bancario o in altri tipi di organizzazione, non puoi permetterti inefficienze nella gestione delle pratiche di risarcimento danni: la loro natura estremamente variegata e difficilmente omologabile rende questo genere di pratiche ancora più difficili da schematizzare ed "efficientare". Proprio per questo ti servono strumenti di gestione e controllo che sappiano monitorare correttamente l’iter della procedura e che ti mettano in grado di arrivare a forme di compensazione congrue rispetto ai danni e nel duplice interesse del cliente e dell'azienda.
  • Conduci la tua azienda verso la digital transformation
    È ormai chiaro come la digitalizzazione sia diventata un imperativo sia per le Pubbliche Amministrazioni che per le Aziende e la recente entrata in vigore dell’obbligo della Fatturazione Elettronica ne è un chiaro esempio. Non ci sono più scuse dunque, non solo per rispettare la normativa e rimanere al passo con i tempi ma soprattutto per sprecare sempre meno tempo e risorse in attività banali e concentrarsi su quello che è il proprio core business aziendale.
  • Innovazione di prodotto e di processo
    Il successo di un’azienda dipende soprattutto dalla qualità dei suoi prodotti e dalla sua capacità di innovare e di saper sempre offrire al mercato ciò di cui ha bisogno. Per raggiungere questi obiettivi è indispensabile una gestione efficace e veloce del processo di sviluppo e di lancio del nuovo prodotto sul mercato. Il processo, da una prima fase che prevede la ricerca e approvazione dell’idea, passa alla fase di sviluppo del prodotto per concludersi poi con la commercializzazione e il lancio sul mercato; in ognuna di queste fasi non si può rischiare di vanificare gli sforzi svolgendo attività senza una procedura ben chiara e strutturata.
  • Manutenzione e aggiornamento costante, in ottica Industria 4.0.
    Il controllo di gestione degli impianti in ambito industriale rappresenta un processo critico perché dalla sua efficienza dipendono molto spesso fattori chiave per la competitività e per la sopravvivenza aziendale: la produttività, la qualità e, non da ultimo, la sicurezza sul lavoro.
  • Gestione del rischio e conformità alle normative.
    È fondamentale, oggi, per qualsiasi organizzazione considerare la Compliance una componente critica e strategica per il business; la quantità di normative e regolamenti (D.lgs 231, GDPR, Qualità, Ambiente, Sicurezza ecc.) a cui sono soggette comporta anche il moltiplicarsi dei rischi da cui le aziende devono tutelarsi, non solo per ottemperare alle normative ed evitare le sanzioni, ma anche per preservare la reputazione e l’immagine dell’azienda stessa, agli occhi dei clienti e degli stakeholder.
  • Fatturazione Elettronica B2B: l’occasione per avviare la trasformazione digitale.
    Dal 1° gennaio 2019, adeguarsi all’obbligo della Fattura Elettronica per tutte le aziende (è già in vigore per le PA e per i supappaltori della PA), non significherà soltanto avere un nuovo formato e una nuova procedura per l’invio della fattura: un file XML da inviare o da ricevere tramite il Sistema di Interscambio (SdI) e successivamente da conservare come obbligo normativo. Rappresenterà soprattutto un’opportunità per stimolare la trasformazione digitale della propria azienda.
  • Pianificare costi e operazioni per l'apertura di nuovi punti vendita.
    Oltre alla necessità di dover coordinare le diverse aree aziendali verso un unico obiettivo, c’è anche la difficoltà di introdurre nel processo tutti quegli aspetti analitici che permettano di stimare in anticipo gli investimenti necessari e le performance, in un contesto che, di contro, si caratterizza per la presenza di variabili che impattano sui ricavi aziendali, molte delle quali non sempre stabili nel tempo. Affidarsi a josh per gestire l’intero processo assicura all’azienda la pianificazione e la realizzazione di nuovi punti vendita in maniera efficiente e controllata, creando i migliori presupposti per il successo.
  • Disegnare e automatizzare il processo di manutenzione per migliorare sicurezza e produttività.
    Scegliere di gestire l’iter di manutenzione in maniera strutturata garantisce alla tua organizzazione non solo un miglioramento dell’attività manutentiva ma anche e soprattutto una rilevante riduzione dei costi e un’ottimizzazione dei tempi di fermata a beneficio della produttività aziendale e una conseguente migliore gestione delle scadenze (anche quelle di legge). Questi benefici sono ancora più evidenti quando questo approccio strutturato non si limita soltanto alla manutenzione degli impianti produttivi, ma coinvolge anche i restanti beni aziendali (immobili, attrezzature, veicoli, ecc.).
  • Digitalizzazione: non solo nuovi software ma anche nuovi processi
    uando si parla di trasformazione digitale, in molti pensano che adottare un nuovo gestionale, introdurre strumenti come un CRM o utilizzare applicazioni verticali per gestire specifiche esigenze possa bastare per portare innovazione tecnologica e migliorare così le performance, senza però preoccuparsi al contempo di rivedere come opera la propria azienda e senza ridisegnare i propri processi aziendali, compiendo così molto spesso investimenti che non riescono a tradursi in un vero miglioramento in termini di efficienza ed efficacia.
  • Cloud e Digital Transformation
    Il Cloud è una evoluzione tecnologica fondamentale e i benefici per gli utenti stanno crescendo rapidamente con la maturità dell’offerta, ma la realtà è ben diversa da come viene dipinta, poiché ciò che conta è come le applicazioni supportano il funzionamento dell’azienda e NON se queste siano eseguite su un server in cantina o sulla “nuvola”. Certo, è probabile che un’applicazione web distribuita in cloud possa avere caratteristiche di affidabilità, disponibilità, scalabilità e sicurezza decisamente superiori, ma ciò che abilita veramente la trasformazione digitale dell’organizzazione resta il modo con cui le persone possono fare le cose.
  • Inizia la trasformazione digitale della tua impresa
    Sfruttare le tecnologie digitali per ottenere vantaggi strategici è un paradigma ormai ben noto alle aziende, ma che spesso nella realtà si rivela più complicato del previsto e così la Digital Trasformation procede a rilento. La chiave per affrontare questo cambiamento è procedere per gradi: il primo gradino per qualunque organizzazione che voglia digitalizzarsi consiste nel partire da quell’attività che più l’allontana dal digitale: la produzione di documenti cartacei e la loro conseguente consultazione e archiviazione.
  • Collaborazione nella redazione e stipula di contratti.
    Ogni decisione o attività da svolgere, porta con sé anche la necessità di produrre e di consultare dei documenti, indispensabili per arrivare a fare la scelta giusta; spesso anche con formati differenti e che devono essere prodotti secondo un certo standard, con la necessità di essere poi consultati soltanto dalle persone coinvolte. Un esempio di questa casistica di attività è certamente il processo di stipula di un nuovo contratto.
  • Approvazione delle richieste di investimento
    Con josh sei in grado di gestire le richieste di investimento dalla A alla Z, integrando gli aspetti di inserimento dati, decisione, gestione, generazione e archiviazione dei documenti, mantenendo sempre la visione della situazione di insieme. Ma il processo non è finito, fino a che non è archiviato!
  • Generare documenti prelevando i dati dal processo
    Durante la maggior parte dei processi aziendali vengono utilizzate svariate tipologie di documenti. In generale però, nell' esecuzione di un processo non si ha solo la necessità di consultare documenti già presenti nel sistema documentale ma anche di produrli, sia scrivendo contenuti "originali" che trascrivendo (letteralmente) dati già introdotti in altre fasi di processo. Sarebbe utile che almeno per questi ultimi fosse possibile prelevarli direttamente, per non sprecare tempo ed evitare inutili errori.
  • Gestione dei reclami
    La capacità delle aziende di ascoltare i propri clienti e saper gestire anche le situazioni di criticità e di malcontento possono fare la differenza. Capire i motivi di insoddisfazione e intervenire in maniera tempestiva sono attività fondamentali per evitare un danno d’immagine e mantenere alta la soddisfazione dei clienti.
  • Gestione delle non conformità
    Rispettare in maniera precisa e strutturata le procedure riportate nel manuale della qualità è sicuramente buona prassi per un’organizzazione e rispecchia la sua volontà di miglioramento continuo e attenzione alla soddisfazione dei propri clienti.
  • Generazione di documenti in automatico nei processi
    Lo sapevi che direttamente dalle attività di un processo josh è possibile leggere e scrivere documenti Office ed operare decisioni automatiche sulla base dei valori letti? Puoi ad esempio creare un rapporto completo di una procedura su un Foglio Excel e, se qualcuno modifica quel documento, avere i valori aggiornati all'interno del processo, in automatico! Fantastico, no?
  • Gestire l'ingresso di un nuovo dipendente.
    Chi deve gestire le risorse umane ha un ruolo cruciale in azienda, riuscire a gestire le persone che lavorano in azienda, è un processo particolarmente complesso e la cui inefficienza può ripercuotersi sull'intera organizzazione. Dalla catalogazione dei curriculum vitae, alla gestione delle selezioni, alle attività di formazione obbligatoria, passando per tutte le attività previste con l’ingresso di un nuovo dipendente: sono tutte attività che coinvolgono ben più settori che la sola divisione HR. Inoltre un tema particolarmente importante per le aziende oggi è il rispetto della privacy: i documenti riguardanti i dipendenti infatti sono per lo più documenti riservati che necessitano di una gestione ancora più accurata e sicura, nel pieno rispetto delle regole imposte dalle normative sulla privacy, prima fra tutte il recente GDPR.
  • Gestione delle procedure di assunzione e di formazione del nuovo personale.
    La gestione delle risorse umane è un aspetto comune a tutte le aziende e implica procedure e processi di gestione molto diversi e spesso ripetitivi. Dall’inserimento dei curriculum che ogni giorno arrivano in azienda, alla gestione delle attività di formazione obbligatoria, passando per tutte le attività previste con l’ingresso di un nuovo dipendente: queste routine molto spesso coinvolgono ben più settori che la sola divisione HR.
  • Formazione continua e aggiornamento del personale.
    La formazione dei propri dipendenti è uno degli aspetti su cui un’azienda deve investire per cercare di rimanere competitiva in un mercato con un’accesa concorrenza e cambiamenti continui. La flessibilità professionale infatti si ottiene attraverso lo sviluppo e il potenziamento costante delle loro competenze, inoltre è attraverso la formazione che l'organizzazione può diffondere il proprio piano strategico e motivare i dipendenti a svolgere nel miglior modo possibile i loro compiti.
  • Gestione delle circolari
    Ogni giorno, nella tua azienda vengono scambiate tantissime e-mail per comunicare note informative e circolari che potrebbero essere gestite in modo molto più semplice ed efficace, rendendo la comunicazione addirittura più visibile e, soprattutto, affidabile.

IT

  • Gestire il processo di Helpdesk interno.
    Siamo tutti consapevoli di come oggi nel contesto aziendale risulti di fondamentale importanza assicurare un servizio di assistenza efficace e tempestivo, in caso si verifichino delle problematiche. Con josh, puoi gestire le richieste di assistenza inviate dai tuoi dipendenti in maniera semplice e tempestiva in modo da garantire loro continuità nel lavoro, senza perdere produttività e senza dover sacrificare tempo prezioso ad attività più importanti.
  • Gestione delle pratiche di risarcimento danni.
    Se ti occupi di gestione del rischio o del rimborso sinistri, ad esempio per una compagnia assicurativa, un'agenzia infortunistica o magari per una società di servizi per la sicurezza sul lavoro, non puoi permetterti inefficienze nella gestione delle pratiche di risarcimento danni. Per questo ti servono strumenti di gestione e controllo che sappiano monitorare correttamente l’iter della procedura e che ti mettano in grado di arrivare a forme di compensazione congrue rispetto ai danni e nel duplice interesse del cliente e dell’azienda.
  • Compravendita titoli e gestione del portafoglio
    Che la tua Azienda sia un colosso finanziario, con la necessità di gestire la compravendita e il brokeraggio di titoli sul mercato azionario, o una manifattura che deve tenersi al passo con il sempre più complesso portafoglio bancario josh è dalla tua parte, con la flessibilità e la versatilità di processi calati sulle specificità della tua organizzazione, sempre integrati alla tua base documentale SharePoint. Come? Guardiamo un esempio.
  • Ottimizzazione del processo di personalizzazione prodotti.
    La chiave per le aziende che vogliono soddisfare sempre di più i propri clienti e differenziarsi dai propri competitors è quella di riuscire ad offrire un prodotto o un servizio personalizzato in base a particolari esigenze del cliente o magari anche creato con la sua collaborazione. Il processo di modifica o personalizzazione di un prodotto porta con sé notevoli complessità organizzative, coinvolge diverse funzioni aziendali e richiede la massima precisione e velocità per assicurare tempi di riposta rapidi e livelli qualitativi adeguati; ma spesso proprio perché comporta passaggi diversi dal processo standard non viene formalizzato ma gestito all’occorrenza ed è facile che sorgano dei problemi, con maggiori rischi di errore e un maggior dispendio di tempo e di risorse.
  • Manutenzione degli impianti industriali, con josh.
    Il controllo di gestione degli impianti in ambito industriale rappresenta un processo critico perché dalla sua efficienza dipendono molto spesso fattori chiave alla sopravvivenza aziendale come la produttività, la reattività e, non da ultimo, la sicurezza sul lavoro.
  • Sai gestire il processo degli acquisti indiretti?
    Ottimizzare i processi di acquisto ha assunto un’importanza strategica per le aziende e per le PA; proprio per questo è diventato necessario dotarsi di strumenti di gestione degli acquisti sempre più flessibili ed efficaci, mirati alla riduzione dei costi e all’automazione e semplificazione dei processi.
  • L'importanza dei fornitori per la competitività aziendale
    La qualità dei beni/servizi che un’azienda è in grado di offrire e la sua competitivà sul mercato dipendono in buona parte anche dai propri fornitori, è per questo che oggi le aziende acquistano materiali e servizi quasi esclusivamente da fornitori che sono stati precedentemente qualificati in base alla loro capacità di soddisfare le richieste aziendali. Una gestione dei fornitori snella, veloce ed affidabile è di vitale importanza per l’intero processo produttivo ed organizzativo aziendale: riduce notevolmente i tempi e i costi ma soprattutto i rischi nello scegliere un fornitore che potrebbe rivelarsi non idoneo. Gestire con josh l’intero processo di qualifica assicura all’azienda una valutazione dei fornitori puntuale ed efficiente, creando i migliori presupposti per una collaborazione di successo.
  • Il processo di acquisto fino alla Fatturazione Elettronica
    Gli adeguamenti normativi che riguardano i processi aziendali, se gestiti con lungimiranza e non solo come un “obbligo”, rappresentano una buona occasione per cogliere le opportunità derivanti dalla digitalizzazione del processo, cogliendo così le potenzialità offerte dall’innovazione. La Fatturazione Elettronica tra Privati, ne è proprio un esempio: la digitalizzazione del processo di fatturazione che diventerà obbligatoria dal 1° gennaio 2019, rappresenta un cambiamento epocale, non soltanto per le aziende ma anche per tutto il sistema contabile italiano. Proprio per questo l’approccio giusto è accoglierlo non come incombenza, ulteriore costo, ed elemento di “disturbo”, ma come l’opportunità per estendere la digitalizzazione ad altri processi amministrativi, idealmente fino all’intero ciclo dell’ordine, che favorirebbe anche la collaborazione nei processi di approvvigionamento e logistici e la razionalizzazione dei flussi informativi tra azienda e azienda.
  • Fatturazione elettronica B2B
    Così come avvenuto per le Pubbliche Amministrazioni nel 2014, a partire dal 1° Gennaio 2019 anche le fatture tra privati (ovvero tra tutte le aziende) dovranno obbligatoriamente essere emesse e ricevute in un formato elettronico in grado di assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.
  • Gestione delibere e determine
    L’eliminazione della carta e la digitalizzazione di documenti e di processi è un elemento ormai imprescindibile per le Pubbliche Amministrazioni, in particolare alla luce delle scadenze previste dalle recenti normative (a partire dal DPCM 3 dicembre 2013). Per affrontare questo cambiamento è fondamentale per le PA dotarsi di strumenti in grado di ridefinire e automatizzare le loro procedure, archiviando e conservando tutti i documenti prodotti in modo corretto.
  • Gestione dei rimborsi spese per trasferte e viaggi di lavoro
    Sebbene la gestione delle note spese sostenute durante le trasferte aziendali possa sembrare un’attività di poco conto (se comparata ad altre ben più strategiche), è vero anche che registrare tutte le spese è un’attività che nella maggior parte dei casi, risulta confusionaria e onerosa, proprio perché l’intero processo di registrazione, comunicazione, accettazione e liquidazione delle spese di trasferta è spesso laborioso e gestito in maniera quasi completamente manuale, e con produzione notevole di carta.
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