Generare documenti prelevando i dati dal processo, in tempo reale
Durante la maggior parte dei processi aziendali vengono utilizzate svariate tipologie di documenti. In generale però, nell’ esecuzione di un processo non si ha solo la necessità di consultare documenti già presenti nel sistema documentale ma anche di produrli, sia scrivendo contenuti “originali” che trascrivendo (letteralmente) dati già introdotti in altre fasi di processo. Sarebbe utile che almeno per questi ultimi fosse possibile prelevarli direttamente, per non sprecare tempo ed evitare inutili errori.
La buona notizia è che josh fa tutto questo, e gestisce il salvataggio del documento nel posto giusto, coi giusti permessi e le giuste informazioni di classificazione, pure con i documenti pre-formati.
Molti processi hanno bisogno di scrivere e leggere dati da documenti Excel® e Word®
Se prendiamo ad esempio il processo Richiesta Investimenti, che governa le singole richieste di investimento, presentandole però all’Amministratore Delegato in un unico foglio Excel di sintesi con i vari budget; di fatto, ogni riga rappresenta un diverso processo, con i suoi iter e i suoi allegati, ma per l’AD è necessario avere una visione di insieme per la quale il foglio Excel è l’ideale. josh è in grado di mantenerlo sincronizzato e proporlo aggiornato in tempo reale. Ma non solo. Se l’Amministratore Delegato decidesse di tagliare un budget ad una voce, aumentarlo in altre o ridistribuirlo, potrebbe farlo semplicemente aggiornando le celle del suo foglio Excel: josh si occuperà di sincronizzare la modifica all’interno dei vari processi coinvolti, trasversalmente ai ruoli e alle funzioni aziendali coinvolte.
Oppure l’approvazione di un extra-sconto in un processo di Vendita, può permettere a josh di aggiornare automaticamente il documento Word con la nuova cifra di preventivo, generare il PDF e spedirlo al cliente (o fare solo alcune di queste operazioni). Quindi josh è capace di leggere e scrivere autonomamente documenti Word ed Excel, non solo di gestirli.
Allo stesso modo, josh può fornirti anche dei veri e propri report (consultabili sia online sia sul classico Excel) dove è possibile verificare l’andamento di ogni singolo processo e l’operatività delle persone coinvolte.
Migliorare la produttività e ridurre i costi dell'inefficienza
La produzione di documenti in azienda, è un’attività vitale ma è anche uno dei fattori di costo più rilevanti per le organizzazioni, soprattutto perché molto spesso non viene gestita in maniera corretta. Anche quando si lavora su documenti digitali, non è detto che venga fatto in modo efficiente e le criticità rimangono: molto spesso i dati vengono copiati da una parte all’altra, creando talvolta molte versioni del documento e un’inevitabile confusione, oppure vengono apportate delle modifiche (volontarie o meno) che però non vengono tracciate, o ancora documenti importanti e con dati sensibili potrebbero rimanere alla portata di tutti. L’inefficienza può riguardare non solo la produzione dei documenti ma anche la successiva archiviazione: documenti archiviati in una cartella sbagliata o la mancanza di informazioni necessarie ad effettuare una rapida ricerca del documento, fanno accrescere ancor di più i costi, minando la produttività aziendale (e qualche volta l’efficacia).
Con josh, puoi quindi avere la semplicità di utilizzo e la familiarità di comuni strumenti (come Office) e allo stesso tempo la completezza e robustezza necessaria a gestire processi che coinvolgono la totalità della tua organizzazione.