Nuova normativa, nuove possibilità.
Gli adeguamenti normativi che riguardano i processi aziendali, se gestiti con lungimiranza e non solo come un “obbligo”, rappresentano una buona occasione per cogliere le opportunità derivanti dalla digitalizzazione del processo, cogliendo così le potenzialità offerte dall’innovazione.
La Fatturazione Elettronica tra Privati, ne è proprio un esempio: la digitalizzazione del processo di fatturazione che diventerà obbligatoria dal 1° gennaio 2019, rappresenta un cambiamento epocale, non soltanto per le aziende ma anche per tutto il sistema contabile italiano. Proprio per questo l’approccio giusto è accoglierlo non come incombenza, ulteriore costo, ed elemento di “disturbo”, ma come l’opportunità per estendere la digitalizzazione ad altri processi amministrativi, idealmente fino all’intero ciclo dell’ordine, che favorirebbe anche la collaborazione nei processi di approvvigionamento e logistici e la razionalizzazione dei flussi informativi tra azienda e azienda.
L’utilizzo di soluzioni come josh e josh Archive!, permettono alle organizzazioni di cogliere realmente tutti i benefici che il cambio normativo porta con sé, grazie ad un approccio ampio e completo andando a gestire in modo tempestivo ed efficace non solo il processo di fatturazione, ma soprattutto tutti i processi strettamente collegati alla fatturazione.
Dall'acquisto al pagamento, grazie ad un processo snello e digitale.
Se prendiamo come esempio il processo di approvvigionamento, partendo dalla singola richiesta di acquisto, fino alla conferma d’ordine al fornitore, josh ti guida lungo tutti gli step del processo, senza alcun bisogno di formulare logiche complesse, né tantomeno di scrivere codice; è possibile disegnare ed eseguire tutte le attività dell’intero ciclo d’acquisto; ad esempio, l’avvio del processo potrebbe essere consentito solo ai responsabili dell’area interessata, oppure subordinato alla valutazione tecnica di altri reparti sull’effettiva necessità.
Inoltre, è possibile impostare iter differenti in base al gruppo merceologico del bene da ordinare, o in base al budget di spesa. Con josh il lavoro è decisamente più semplice e snello, grazie alla possibilità di operare in sincronia con gli altri uffici e collaborare sullo stesso spazio di Archiviazione Documentale.
A seguito della conferma d’ordine e conseguente ricezione della merce, il fornitore provvederà ad inviare la fattura (elettronica): anche questo passaggio viene gestito senza criticità grazie a josh B2B, il modulo di josh Archive! che permette di gestire tutto l’iter di ricezione ed invio delle fatture elettroniche, fino alla Conservazione Digitale (Sostitutiva) come previsto dalla normativa.
Tutte le attività relative all’acquisto e alla fatturazione vengono gestite in un ambiente documentale semplice e completamente integrato, anche con josh; infatti da ogni singola fattura in entrata (sulla base di un particolare dato in essa contenuto), è possibile innescare un processo, che ad esempio si occupi di richiedere l’approvazione da parte del responsabile, per le fatture sopra un certo importo.
Il processo si chiude in un cerchio perfetto arrivando fino alla Conservazione Digitale (Sostitutiva), non solo delle fatture ma anche di tutta la documentazione sottostante la fattura (contratto, ordine, DDT, notifiche ecc.).
Una soluzione senza confini per tutti i processi, fino alla fatturazione.
L’utilizzo di un sistema di gestione dei processi e dei documenti unificato, permette di trarre il massimo beneficio dalla rivoluzione digitale in atto: non solo si annulla il rischio di incompatibilità dato dall’avere piattaforme diverse ma, di fatto, josh e josh Archive! possono svolgere il ruolo di collante tra l’applicazione web utilizzata dall’utente e il software gestionale (ERP), andando nel contempo a colmare le nuove necessità di gestione documentale e, soprattutto, di Conservazione Digitale Sostitutiva che derivano dall’obbligo alla Fatturazione Elettronica.
Inoltre la completa integrazione di josh Archive! con josh, permette non solo di adempiere gli obblighi e gestire i documenti, ma soprattutto di digitalizzare i processi aziendali (acquisti, ordini, fornitori ecc.), apportando innovazione ed efficienza ma soprattutto generando quei benefici reali (anche in termini di costi) che diversamente faticano a tradursi in pratica.