Acquisti indiretti: sai gestirli davvero?
Gli acquisti indiretti (acquisto e manutenzione dei macchinari, azioni di marketing, servizio di pulizia o approvvigionamento energetico) seppur non direttamente collegati al prodotto, sono comunque necessari per ottenerlo e rappresentano una parte importante del fatturato. Si stima infatti che ogni anno, a seconda dell’attività svolta dalla specifica impresa, possono rappresentare dal 10 al 40% del fatturato. Ma se per gli acquisti diretti le aziende hanno una governance ormai ben definita e a disposizione validi strumenti (come gli ERP e gli e-procurement), la gestione degli acquisti “non core” viene ancora troppo spesso lasciata al caso e per la maggior parte gestita in maniera manuale.
josh è lo strumento con cui gestire efficacemente i processi d’acquisto, soprattutto quelli indiretti, che con ERP e e-procurement sarebbero difficilmente gestibili a causa della varietà di settori merceologici che trattano, della variabilità di quantità e importi e soprattutto perché vedono il coinvolgimento di diverse figure aziendali.
Un processo di approvazione snello ed efficiente
Indipendentemente dalla complessità del processo di acquisto, josh è in grado di adattarsi perfettamente ad ogni specifica situazione. Il processo viene inizializzato con la compilazione del form in cui l’operatore inserisce tutte le informazioni riguardanti il nuovo acquisto come, ad esempio, business unit di riferimento, prezzo, quantità, budget, fornitore, ecc… .
Le potenzialità di personalizzazione del processo includono la possibilità, per l’organizzazione, di stabilire regole e parametri: ad esempio si può stabilire che, per acquisti superiori ad una determinata cifra sia necessaria l’approvazione del Direttore Generale, oppure l’avvio del processo può essere riservato alle sole persone autorizzate, oppure, infine, è possibile impostare iter differenti in base al gruppo merceologico del bene da ordinare, o in base al budget di spesa.
Una volta che la richiesta di acquisto è stata approvata e si procede con l’ordine, josh si occupa di notificarlo al responsabile dell’acquisto e di archiviare tutti i documenti prodotti ed allegati durante il processo, direttamente sul Cloud, grazie a SharePoint Online, in modo tale che tutte le informazioni inerenti all’acquisto siano condivise, facilmente reperibili e a disposizione di tutta l’organizzazione.
Oltre alla gestione pratica del processo di acquisto, josh mette a disposizione report in cui vengono riportate le informazioni sugli acquisti che possono essere utilizzate dal Direttore Acquisti, dal Direttore Generale o dai vertici, da un lato, per tenere sotto controllo e avere sempre traccia sia delle spese complessive, sia di quelle riferite a specifiche aree aziendale o tipologie di prodotto e dall’altro per fare previsioni di budget più veloci e accurate (leggi anche Definire il budget in maniera efficace, con josh).
Risparmiare tempo e costi...prima ancora di acquistare
La digitalizzazione dei processi d’acquisto permette di abbattere costi di gestione e rendere ancora più efficiente l’intero iter d’acquisto, che nel caso di acquisti indiretti vede il coinvolgimento di uffici appartenenti a diverse aree aziendali. Il risparmio di tempo va a vantaggio della produttività e della redditività perché le risorse liberate possono essere impiegate in attività più remunerative per l’azienda.
La versatilità di josh permette di disegnare il processo di acquisto tenendo conto delle specifiche esigenze aziendali, permettendo di strutturare le attività mantenendo la flessibilità. Oltre a questo processo, con josh possono essere realizzati anche quelli strettamente legati agli acquisti come, ad esempio, il processo di qualifica dei fornitori, ma non solo: ogni processo aziendale è digitalizzabile con josh! Clicca qui per accedere a tutti gli scenari applicativi.