Acquisti indiretti: sai gestirli davvero?
Gli acquisti indiretti (dai macchinari alla manutenzione, agli articoli di marketing, a servizi come pulizia, vigilanza, approvvigionamento energetico ecc.), sono una parte rilevante del fatturato delle aziende, ancora troppo spesso sottovalutati, possono infatti rappresentare ogni anno dal 10 al 40% del fatturato. Ma se per gli acquisti diretti le aziende hanno una governance ormai ben definita e a disposizione validi strumenti (come gli ERP e gli e-procurement), la gestione degli acquisti “non core” viene ancora troppo spesso lasciata al caso e per la maggior parte gestita in maniera manuale.
josh è lo strumento con cui gestire efficacemente l’intero processo di acquisti, soprattutto quelli indiretti, che con ERP e e-procurement sarebbero mal gestiti, proprio per la varietà di settori merceologici che trattano, la variabilità di quantità e importi e soprattutto per il coinvolgimento di diverse figure aziendali.
Un processo di approvazione snello ed efficiente
Non importa quanto complesso (o semplice) sia il processo acquisti dell’azienda, josh è in grado di adattarsi perfettamente a specifiche esigenze. Ad esempio si può decidere che acquisti sopra un certo importo debbano essere validati direttamente dal Direttore Generale, oppure ci potrebbe essere la necessità di coinvolgere tutti gli utilizzatori del bene/servizio oggetto della richiesta: così da valutare meglio la necessità e la tipologia dell’acquisto. Oppure l’avvio del processo potrebbe essere consentito solo ai responsabili dell’area interessata e autorizzati ad inoltrare le richieste, oppure subordinato alla valutazione tecnica di altri reparti. Inoltre, è possibile impostare iter differenti in base al gruppo merceologico del bene da ordinare, o in base al budget di spesa.
Una volta che la richiesta di acquisto è stata approvata e si procede con l’ordine, josh si occupa di notificarlo al responsabile dell’acquisto e di archiviare tutti i documenti prodotti ed allegati durante il processo, direttamente sul Cloud, grazie a SharePoint Online, cosicché le informazioni siano a disposizione di tutta l’organizzazione, facilmente ricercabili e condivisibili, sempre e ovunque. Per di più, josh rende disponibile un report, contenente tutti gli acquisti effettuati suddivisi per settore merceologico o per area; ciò significa il responsabile dell’acquisto o i vertici aziendali possano sapere in qualunque momento chi ha acquistato cosa, quando e per quale lavorazione, imputando ogni acquisto di materiale alla causale corretta e tenendo il budget sempre sotto controllo.
Risparmiare tempo e costi...prima ancora di acquistare
Digitalizzando e automatizzando i processi di acquisto, è possibile abbattere i costi di gestione, rendere più efficiente e preciso l’iter che nel caso degli acquisti indiretti coinvolge non solo l’ufficio acquisti ma anche altre aree aziendali e liberare così risorse che possono essere investite in attività più remunerative per l’azienda.
Inotre, josh è uno strumento standard e versatile e permette di gestire allo stesso modo altri processi, collegati al processo acquisiti ma non solo, come ad esempio il processo di qualificazione dei fornitori, archiviando i contratti direttamente su Microsoft SharePoint (o SharePoint Online) e tenendo traccia di tutte le informazioni necessarie (tipologia di fornitura, codice fornitore, termini di pagamento, ecc.), è possibile snellire e facilitare le attività di acquisto, soprattutto quelle che avvengono con una certa frequenza. Allo stesso modo, i fornitori possono essere classificati in base alle loro performance sulla particolare categoria di prodotto o servizio.