Il subappalto, normato dal nuovo codice appalti D.Lgs. 36/2023, è un contratto mediante il quale l’appaltatore (operatore economico) affida a un terzo (subappaltatore) l’esecuzione di parte delle prestazioni oggetto del contratto di appalto principale.

Nel settore pubblico, la gestione delle pratiche di subappalto rappresenta uno dei processi più delicati poiché coinvolge sia il reparto tecnico sia quello amministrativo e richiede il rispetto di vincoli normativi, obblighi di trasparenza, controlli antimafia e verifiche documentali.

La gestione tradizionale basata su documenti cartacei, approvazioni via email e controlli manuali rende il processo lungo, frammentato e soggetto a errori.
In questo contesto, l’adozione di soluzioni tecnologiche come josh per la digitalizzazione dei processi e dei documenti e di josh Protocol! per il tracciamento dei documenti è essenziale per rendere più efficiente e automatizzato lo svolgimento delle diverse attività.

Vediamo un esempio di processo.

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Il reparto tecnico dell’operatore economico avvia il processo di subappalto mediante la compilazione del form josh con tutte le informazioni relative alle attività da affidare, alle categorie di lavorazione e alla relativa incidenza economica, nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa e dal contratto principale.
Sulla base dei dati inseriti, josh genera automaticamente i documenti personalizzati, integrando anche eventuali documenti preesistenti.

Successivamente il reparto tecnico e quello amministrativo collaborano all’individuazione del subappaltatore. Una volta identificato il soggetto, si procede alla creazione dell’anagrafica e all’inserimento di tutta la documentazione necessaria alla stipula del contratto di subappalto: requisiti di idoneità professionale, capacità tecnica ed economico-finanziaria e dichiarazioni sostitutive richieste per legge.
Grazie a josh che supporta workflow autorizzativi, controlli formali e la gestione delle scadenze, vengono garantiti il rispetto delle tempistiche previste dalla normativa, la tracciabilità delle attività e la corretta gestione dei flussi documentali.

Quando la richiesta di autorizzazione al subappalto è pronta, josh Protocol! la protocolla automaticamente e, se previsto, ne consente l’invio via PEC alla stazione appaltante, eliminando attività manuali e riducendo il rischio di errori.
Grazie alla nativa integrazione di josh con josh Archive!, la soluzione di archiviazione documentale e conservazione digitale, tutta la documentazione prodotta nel corso del procedimento confluisce automaticamente nel fascicolo informatico del subappalto, assicurando univocità, integrità, reperibilità e accesso controllato ai documenti.

Successivamente, seguito dell’autorizzazione da parte della stazione appaltante, il reparto amministrativo cura la formalizzazione del contratto di subappalto. Una volta ultimato, il contratto viene sottoposto all’approvazione e alla firma del responsabile di progetto o del RUP ed infine protocollato.
Il documento finale viene quindi archiviato e conservato digitalmente da josh Archive!, nel rispetto della normativa vigente in materia di conservazione digitale.

Ma il processo non si conclude con la stipula del contratto: josh consente ai tecnici di monitorare l’esecuzione e lo stato di avanzamento delle attività subappaltate, documentare le verifiche tecniche e segnalare eventuali non conformità.
Parallelamente, il reparto amministrativo gestisce l’iter di fatturazione grazie al modulo josh B2B di josh Archive!.
Al termine di tutte le attività, il procedimento si chiude con la verifica finale delle prestazioni, la raccolta della documentazione di fine lavori e la relativa protocollazione, completando così il fascicolo informatico del subappalto.

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Con la suite josh, la gestione del subappalto diventa completamente digitale, tracciata e conforme alla normativa vigente.

Infatti, grazie a josh Protocol!, tutta la documentazione viene immediatamente protocollata e classificata, eliminando le attività manuali e garantendo ordine, trasparenza e sicurezza documentale.

Con josh, invece, l’intero procedimento amministrativo viene gestito tramite un flusso digitale personalizzato che assegna automaticamente i compiti, imposta le scadenze normative e notifica i soggetti coinvolti, riducendo il rischio di ritardi, dimenticanze o errori procedurali.

Tutti i passaggi sono inoltre tracciati e monitorati in tempo reale, offrendo un quadro chiaro e sempre aggiornato dello stato di avanzamento delle attività.
Infine, grazie a josh Archive! tutta la documentazione prodotta viene archiviata ordinatamente e a norma di legge, rendendo la gestione del subappalto efficiente, sicura e trasparente.

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