Decisioni più rapide e controllate, per tutta l'Organizzazione
Tante decisioni vengono prese ogni giorno in azienda, spesso in tempi rapidi e, soprattutto, seguendo le procedure definite dal sistema qualità o semplicemente stabilite dal vertice aziendale.
Allo stesso tempo, ogni decisione o attività da svolgere porta con sé anche la necessità di produrre e di consultare dei documenti, indispensabili per arrivare a fare la scelta giusta: questi documenti, spesso nei più disparati formati, devono essere prodotti secondo un certo standard, con la necessità di essere poi consultati soltanto dalle persone coinvolte. Questo tipo di attività, che prevede il coinvolgimento di diverse figure aziendali, si ripete quotidianamente e saperla gestire in maniera adeguata permette all’azienda di risparmiare tempo ma soprattutto di non lasciare nulla al caso, limitando qualsiasi errore, incomprensione o dimenticanza, permettendole di prendere decisioni con maggiore tranquillità, velocità ed efficienza.
Questa esigenza è sempre viva in contesti aziendali, ma sicuramente viene amplificata nelle situazioni in cui si lavora in smart working (leggi di più), quando non trovandosi nello stesso luogo fisico, la sincronizzazione diventa un requisito ancor più essenziale per diminuire i gap che di comunicazione e collaborazione che si creano.
Un esempio di questa casistica di attività è certamente il processo di stipula di un nuovo contratto, che abbiamo implementato con josh nelle più diversificate realtà e settori.
Stesura e revisione dei contratti totalmente sincronizzata
Ogni volta che all’interno dell’azienda è necessario stipulare un contratto di fornitura o di servizio, l’ufficio richiedente può avviare il relativo processo josh e, una volta inseriti i dati base riguardanti la fornitura e il fornitore (così come la tipologia generale di contratto che si intende instaurare), la palla passa all’ufficio legale, che provvede a redigere il contratto sulla base dei modelli aziendali disponibili, eventualmente integrandoli con modifiche e deroghe agli stessi, per allinearli alla richiesta originale.
Il documento (ancora modificabile) prodotto dall’ufficio legale passa quindi al primo livello di convalida presso l’ufficio acquisti che, tra i vari controlli, si assicura che le condizioni economiche e i termini di pagamento siano in linea con gli standard di mercato e con le politiche aziendali, oltre che con il budget a disposizione per quel particolare centro di costo.
Se la validazione dell’ufficio acquisti ha avuto esito positivo, l’ufficio legale può essere nuovamente chiamato in causa per ricontrollare la correttezza del documento prima che questo passi alla validazione di livello due, in capo alla direzione. Il Direttore Generale, dopo aver visionato i documenti prodotti potrà dare l’assenso per formalizzare il contratto, rendendolo definitivo lo trasforma in PDF e lo firma digitalmente grazie a josh InfoSign. A questo punto il documento viene archiviato dal servizio di josh Archive! in un apposito fascicolo che conterrà anche tutti i documenti prodotti in futuro relativi a quella fornitura.
josh: il tuo alleato nel prendere decisioni!
josh aiuta l’organizzazione a prendere decisioni controllate e sicure, alla luce di una forte strutturazione del flusso di lavoro.
Come abbiamo potuto vedere nell’esempio qui riportato della stesura di un contratto, josh permette di svolgere le attività quotidiane con un grande risparmio di tempo ma con la sicurezza di lavorare sempre con i documenti corretti, archiviandoli in modo totalmente automatizzato in virtù dell’integrazione totale con josh Archive!. josh è in grado di guidarti passo passo lungo tutta la procedura che hai definito, permettendoti una coordinazione sinergica tra tutti i livelli aziendali coinvolti, migliorando la comunicazione, fornendo la documentazione necessaria e limitando le possibilità di errore.
Così puoi concentrarti solo sulle scelte strategiche, e affidare a josh gli aspetti operativi.