Decisioni più rapide e controllate, per tutta l'Organizzazione
Ogni giorno all’interno delle aziende vengono prese tante decisioni di diversa natura: alcune vengono prese in tempi rapidi, altre sono il risultato delle procedure definite del sistema di qualità, oppure, altre ancora vengono prese direttamente dal vertice aziendale. Lo stesso vale per le numerosissime attività che caratterizzano la vita aziendale quotidiana.
Entrambe le situazioni, decisione da prendere o attività da svolgere che sia, si legano alla necessità di produrre e di consultare dei documenti, indispensabili per arrivare a fare la scelta giusta: questi documenti, spesso nei più disparati formati, devono essere prodotti secondo un certo standard, con la necessità di essere poi consultati soltanto dalle persone coinvolte.
Data l’importanza e l’elevata frequenza di queste attività è essenziale per l’impresa saperle gestire con efficienza, ovvero risparmiando tempo, senza lasciare nulla al caso, limitando qualsiasi errore, incomprensione o dimenticanza, con l’obiettivo di prendere decisioni e svolgere le attività con maggiore tranquillità, velocità ed efficienza.
Questa esigenza è fortemente sentita all’interno dei diversi contesti aziendali, ma viene ulteriormente amplificata nelle situazioni in cui si lavora in smart working (leggi di più), quando non trovandosi nello stesso luogo fisico, la sincronizzazione diventa un requisito ancor più essenziale per diminuire i gap che di comunicazione e collaborazione che si creano.
Un esempio di questa casistica di attività è certamente il processo di stipula di un nuovo contratto, che abbiamo implementato con josh nelle più diversificate realtà e settori.
Stesura e revisione dei contratti totalmente sincronizzata
Ogni volta che all’interno dell’azienda è necessario stipulare un contratto di fornitura o di servizio, l’ufficio richiedente può avviare il relativo processo josh e, una volta inseriti i dati base riguardanti la fornitura e il fornitore (così come la tipologia generale di contratto che si intende instaurare), la palla passa all’ufficio legale, che provvede a redigere il contratto sulla base dei modelli aziendali disponibili, eventualmente integrandoli con modifiche e deroghe agli stessi, per allinearli alla richiesta originale.
Il documento (ancora modificabile) prodotto dall’ufficio legale passa quindi al primo livello di convalida presso l’ufficio acquisti che, tra i vari controlli, si assicura che le condizioni economiche e i termini di pagamento siano in linea con gli standard di mercato e con le politiche aziendali, oltre che con il budget a disposizione per quel particolare centro di costo.
Se la validazione dell’ufficio acquisti ha avuto esito positivo, l’ufficio legale può essere nuovamente chiamato in causa per ricontrollare la correttezza del documento prima che questo passi alla validazione di livello due, in capo alla direzione. L’ultima parola spetta al Direttore Generale, che dopo aver visionato i documenti prodotti, se è tutto corretto, darà l’assenso per formalizzare il contratto, e procederà con la conversione del documento in PDF e con firma digitale dello stesso, possibile grazie a josh InfoSign.
A questo punto il documento viene archiviato dal servizio di josh Archive! in un apposito fascicolo che conterrà anche tutti i documenti prodotti presenti e futuri relativi a quella fornitura.
josh: il tuo alleato nel prendere decisioni!
E’ chiaro che josh aiuta l’organizzazione a prendere decisioni controllate e sicure, alla luce di una forte strutturazione del flusso di lavoro.
Infatti, come abbiamo potuto vedere nell’esempio qui riportato della stesura di un contratto, josh permette di svolgere le attività quotidiane con un grande risparmio di tempo, ma con la sicurezza di lavorare sempre con i documenti corretti, i quali vengono successivamente archiviati in modo automatizzato in josh Archive!. josh è in grado di guidare passo passo tutta la procedura definita, permettendo una coordinazione sinergica tra tutti i livelli aziendali coinvolti, migliorando la comunicazione, fornendo la documentazione necessaria e limitando le possibilità di errore.
Così puoi concentrarti solo sulle scelte strategiche, e affidare a josh gli aspetti operativi.