Per gestione documentale si intende il processo di creazione, raccolta, archiviazione, classificazione, distribuzione e protezione dei documenti (sia cartacei che digitali)  all’interno di un’azienda al fine di garantire una gestione efficiente e sicura delle informazioni aziendali.

In questo, SharePoint è sicuramente la Content Services Platform (CSP) più diffusa sia in Italia che nel mondo.

Da un lato, offre strumenti avanzati per l’archiviazione, la condivisione e l’organizzazione di documenti e informazioni che permettono la condivisione e la collaborazione tra le persone all’interno dell’organizzazione, ma dall’altro SharePoint è privo dei seguenti elementi fondamentali necessari un’efficiente gestione documentale:

• sistemi nativi automatici per effettuare l’archiviazione automatizzata dei documenti;
• strumenti per la conservazione digitale a norma;
• gestione dei processi aziendali complessi;
• connessione logica tra i documenti.

Le lacune di questo sistema sono colmate da josh Archive! e da josh. Vediamo insieme come.
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josh Archive!, è il software pensato per gestire l’archiviazione dei documenti, anche rilevanti fiscalmente, e la loro Conservazione Digitale Sostitutiva. Integrato con SharePoint, questo sistema ha l’obiettivo di favorire l’operatività degli utenti e risolvere i limiti che caratterizzano gli strumenti traduzionali, sopra individuati.

In particolare, in ambito documentale josh Archive!, interviene proprio in risposta ai limiti di SharePoint, in quanto permette l’archiviazione automaticamente dei documenti prelevati dallo Share di rete, con possibilità di rinominare e posizionare gli stessi nella Document Library corretta, ottimizzando la gestione e la classificazione delle informazioni.

Un ulteriore punto di forza del sistema è che josh Archive! consente di organizzare i documenti attraverso il Fascicolo, cioè un raggruppamento logico di documenti tra di loro collegati sulla base dei metadati abbinati agli stessi, senza che ci sia una duplicazione di file.

A completare le funzionalità di archiviazione ed a sopperire i limiti di SharePoint è la Conservazione digitale a norma: josh Archive! offre una suite completa di strumenti per la creazione e ricerca dei pacchetti di archiviazione, di distribuzione e di versamento e per la creazione degli archivi che permettono la conservazione in house.

In alternativa, la conservazione può essere gestita affidandosi a conservatori esterni accreditati a cui josh Archive! invia direttamente i documenti. Per una conservazione a 360° è essenziale poter gestire anche il cartaceo, oltre ai documenti digitali. Questo è reso possibile da josh Scannar che permette di scansionare il documento, trasformando la carta in documento elettronico su cui viene apposto un barcode che funge da identificativo univoco dello stesso. In questo modo il documento è pronto per essere archiviato e mandato in conservazione.

In ultimo, viene in aiuto josh, strumento di Organization Intelligence e Business Process Management, per rispondere efficacemente al limite di personalizzazione dei processi. josh  consente il disegno, l’esecuzione, l’automazione e il monitoraggio dei processi, andando ben oltre la semplice gestione documentale. Infatti, grazie alla sua integrazione nativa con SharePoint, ne amplifica le potenzialità, superando le caratteristiche di Document e Content Management di quest’ultimo: josh può eseguire in automatico svariate operazioni su SharePoint, come l’archiviazione di documenti, creazione e gestione di cartelle, versionamento, valorizzazione di metadati, impostazione di permessi.

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La perfetta integrazione di josh, josh Archive! e SharePoint permette di dare una sostanziale marcia in più alla mera gestione documentale, inserendola in un contesto più ampio di strategia complessiva che ha come obiettivi efficienza e produttività.

Inoltre, per rafforzare ulteriormente questo scenario, josh Archive! attraverso il modulo josh B2B permette di gestire agilmente le fatture elettroniche sia in ciclo attivo (uscita) che passivo (entrata), senza perdere il controllo perché in josh B2B, le fatture dopo essere state elaborate vengono spedite direttamente all’Sdl (Sistema di Interscambio), senza alcun tipo di intermediazione.

Per approfondire ulteriormente questi temi puoi scaricare il White Paper dedicato o accedere al materiale del webinar.

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