Le circolari aziendali sono il canale preferenziale utilizzato per la trasmissione di notizie e informazioni all’interno dell’organizzazione. L’invio di mail è sicuramente la modalità più semplice ed economica per diffondere la comunicazione, ma comporta diversi rischi come la non lettura dato l’elevato flusso di mail quotidiano, errori di invio della circolare o sovraccarico di informazioni. Questa gestione non puntuale delle comunicazioni può compromettere l’efficacia operativa, la comunicazione interna e la compliance aziendale.

Gestire le circolari aziendali in modo efficiente è fondamentale per garantire l’integrità delle comunicazioni.

Per fare questo, l’uso di sistemi per la digitalizzazione dei processi come josh è la soluzione adatta perché permette di gestire in modo semplice ed efficace le circolari, rendendo la comunicazione addirittura più visibile e affidabile. Gestire le circolari aziendali in modo efficiente è fondamentale per garantire che le comunicazioni siano tempestive, tracciabili e facilmente accessibili.

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Le diverse tipologie di circolari, che vanno dalla comunicazione interna, alla notifica di cambiamenti normativi fino alla comunicazione di policy aziendali sono informazioni importanti che devono perdurare nel tempo. Di conseguenza, la comunicazione via mail o diretta con il vicino di scrivania non sono efficaci. È, quindi, necessario adottare un sistema di comunicazione integrato che permette di superare i limiti delle email.

La soluzione è josh, il sistema per la digitalizzazione dei processi aziendali con cui puoi disegnare ed eseguire processi tagliati su misura per la tua realtà.
Il processo di gestione delle circolari viene avviato, ad esempio, dall’Amministratore Delegato nel momento in cui deve notificare ai suoi dipendenti una modifica della policy aziendale. Tutte le informazioni relative alla comunicazione, come ad esempio tipo di circolare, numero, destinatari, modalità di notifica vengono inserite nel form.

Una volta inviata la circolare, questa può essere archiviata in una cartella dedicata su SharePoint fine di avere un repository digitale centralizzato consultabile in qualsiasi momento dai dipendenti.

Nel caso in cui la comunicazione sia rivolta solo ad alcuni dipendenti, josh permette di stabilire precise regole di visualizzazione e impostazione dei permessi.

Per evitare che le circolari vengano ignorate o dimenticate, josh può inviare notifiche ai destinatari per ricordare loro di leggere la comunicazione. Inoltre, i manager possono impostare promemoria per il follow-up, in modo da verificare che tutte le parti interessate abbiano preso visione della circolare.

Nel caso in cui il documento debba essere revisionato, il responsabile alla pubblicazione deve semplicemente premere il pulsante di conferma: josh si occuperà automaticamente di:

• Costruire un documento, prelevando i contenuti direttamente dal processo josh;
• Convertire il documento in PDF;
• Archiviare il PDF nell’area pubblica del portale interno SharePoint;
• Attribuire al documento archiviato tutti i metadati opportuni per una successiva ricerca.

Questo avviene senza perdere mai traccia di chi ha modificato cosa durante tutto il processo.

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Una gestione efficiente delle circolari è quindi essenziale all’interno dell’organizzazione affinché tutti gli interessati vengano correttamente informati.

Attraverso la progettazione del processo con josh si può automatizzare gran parte del flusso di lavoro, migliorando la distribuzione e la consultazione delle circolari, garantendo al contempo che tutti i dipendenti ricevano e comprendano le comunicazioni aziendali in modo tempestivo e conforme.

Questo consente di evitare la dispersione delle informazioni tra email, documenti cartacei e altri canali. La digitalizzazione del processo di gestione delle circolari aziendali offre, quindi, numerosi vantaggi, tra cui maggiore efficienza, sicurezza, tracciabilità e risparmio di tempo.

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