Il percorso di trasformazione digitale ha pienamente coinvolto anche le Pubbliche Amministrazioni e per essere affrontato al meglio è necessario dotarsi di strumenti in grado sia di ridefinire, ottimizzare e automatizzare le procedure, sia di archiviare e conservare tutti i documenti  in modo corretto, organizzato e a norma di legge.

Uno dei processi più comuni all’interno della PA è quello relativo alla gestione degli atti amministrativi, come ad esempio le delibere e determine. Lo svolgimento di quest’attività prevede l’interazione e la collaborazione di più persone e comporta la produzione di una grande quantità di documenti e, nella gestione tradizionale, di carta. In un contesto dematerializzazione è necessario che processi come questi vengano automatizzati e digitalizzati per ottimizzare le performance dell’ente.

Grazie a josh, il processo di creazione, gestione e approvazione di una delibera o di una determina diventa più veloce ed efficace, permettendo all’organizzazione di rispettare appieno le procedure previste, di archiviare digitalmente tutti i documenti prodotti durante l’iter, riducendo così tempi, costi e possibili errori o sviste.
Vediamo un esempio.

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Il processo josh per l’approvazione delle Determine può essere avviato dall’Ufficio Tecnico o dalla Segreteria. All’avvio, la procedura prevede la compilazione di un form all’interno del quale vengono inseriti dati essenziali dell’atto: anno di riferimento, oggetto, scadenza, tipologia, importo e capitolo di spesa. Alcune categorie di spesa richiedono un controllo contabile da parte della Ragioneria: in questo caso, appena terminata la compilazione del form, josh assegna in automatico il task alla Ragioneria che verifica la disponibilità economica.

Una volta terminata la verifica, la determina viene sottoposta a triplice firma approvativa. Il primo ad essere chiamato in causa è il Dirigente Legale che ha il compito di valutare la regolarità giuridica e la correttezza formale della documentazione prodotta. Se non vengono rilevate anomalie, il dirigente appone la firma digitale e l’iter procede; in caso contrario, l’atto viene restituito all’Ufficio di Ragioneria con eventuali commenti e/o richieste di integrazione.

Il secondo soggetto coinvolto nell’iter approvativo è il Dirigente Contabile, che verifica la conformità finanziaria dei documenti. Se l’esito della verifica è positivo, viene apposto il “visto contabile”, che consente il passaggio alla fase finale. Se invece emergono irregolarità, la delibera viene annullata.

L’ultima approvazione è affidata al Dirigente Tecnico che controlla la regolarità tecnica e, anche in questo caso, come nei precedenti, se la documentazione viene validata e firmata l’iter approvativo si conclude positivamente, altrimenti la delibera viene rifiutata, ma l’atto resta comunque archiviato nella raccolta documentale del sistema.

Una volta che l’atto è stato formalmente approvato, la delibera viene registrata nel registro interno di protocollo tramite josh Protocol! e, se necessario, protocollata formalmente. Le informazioni e i documenti generati vengono quindi predisposti per la pubblicazione, archiviati in un repository documentale, come ad esempio una cartella SharePoint, pronti per essere inviati e pubblicati nell’Albo Pretorio. 

Il processo si conclude con josh Archive!, che, grazie all’integrazione con il sistema, preleva automaticamente i documenti approvati e ne garantisce la conservazione digitale a norma di legge.

Oltre a rendere automatiche tutte le attività, josh è in grado di portare numerosi benefici rispetto ad una gestione tradizionale di delibere e determine: le attività vengono inviate ai funzionari coinvolti nel momento in cui è richiesto il loro apporto, riducendo i tempi di esecuzione ed evitando intoppi o errori che possono rallentare le attività.

Tutti i documenti e gli allegati prodotti durante il processo sono archiviati in un fascicolo in modo da tenere traccia di ciò che è stato prodotto, evitando che qualcosa vada perso, garantendo, allo stesso tempo, la facilità di consultazione degli stessi ogni volta che se ne ha la necessità.

Ogni azione sui documenti avviene nel totale rispetto della riservatezza, grazie al sistema di log che permette solo alle figure autorizzate di accedere ai documenti. Inoltre, il responsabile del procedimento può verificare in qualsiasi momento a che punto è arrivato il processo, chi ha svolto le attività ed eventualmente individuare dove e perché un provvedimento si ferma più del tempo dovuto.

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