Garantire conformità alle normative
La Compliance è l’insieme dei processi e delle procedure che un’azienda implementa per assicurarsi di rispettare la legge, i regolamenti e le normative che influenzano l’operatività quotidiana. Al giorno d’oggi per qualsiasi tipo di organizzazione è essenziale considerare la Compliance una componente critica e strategica per il business, vista la quantità di normative e regolamenti (D.lgs 231, GDPR, Qualità, Ambiente, Sicurezza ecc.) a cui sono soggette. Questo, di riflesso, fa aumentare il numero di rischi da cui le aziende devono tutelarsi, non solo per ottemperare alle normative ed evitare le sanzioni, ma anche per preservare la reputazione e l’immagine dell’azienda stessa, agli occhi dei clienti e degli stakeholder.
Vista l’importanza strategica e reputazionale è importante che le organizzazioni, oltre ad istituire un reparto aziendale dedicato alla Compliance, siano dotate di strumenti in grado di fornire un supporto concreto e costante, in tutte le procedure, al fine di operare in piena conformità alle normative e, allo stesso tempo, raggiungere obiettivi in termini di produttività e riduzione dei costi.
josh permette il raggiungimento di un equilibrio tra procedure, compliance alla normativa e ottimizzazione delle performance.
Guidare le risorse passo passo e tenere traccia di ogni attività, con josh
josh attraverso una gestione puntuale dei processi è in grado di garantire la Compliance a diverse normative e procedure aziendali (ad esempio D.lgs 231, GDPR, ISO 9001 ecc.). Questo approccio, che nell’esempio viene applicato ai processi di Internal Audit, può essere impiegato in svariati scenari applicativi, compresi i processi più operativi.
Dopo aver definito il disegno del processo, josh guida tutte le persone passo-passo lungo le attività da compiere, assicurando così il pieno rispetto delle procedure, tracciando, allo stesso tempo, il “chi” e il “quando” di ogni singola attività. Questo permette di mettere in campo delle pratiche di vigilanza che possono tutelare da errori e mancanze potenzialmente rischiose per l’azienda.
Prendiamo ad esempio il processo di costruzione di una proposta commerciale (ad esempio per la partecipazione ad un bando di gara). Con josh il lavoro è decisamente più semplice e snello, grazie alla possibilità di operare in sincronia con gli altri uffici e collaborare sullo stesso spazio di Archiviazione Documentale. La proposta infatti viene corredata anche da tutti i documenti tecnici e amministrativi richiesti, è josh che coinvolge le figure specifiche nei tempi e nei modi giusti.
Inoltre, nel processo è possibile prevedere l’approvazione da parte del Direttore Generale, al presentarsi di situazioni ritenute rischiose per l’azienda: ad esempio quando sulla base d’asta viene applicato un ribasso eccessivo; lo stato della trattativa è sempre ben visibile a chi è preposto al controllo, in questo modo si garantiscono efficienza e tempi rapidi, oltre alla possibilità di intervenire “dall’alto” nel caso in cui gli indicatori di performance ne indichino la necessità.
La Compliance non solo per mitigare i rischi, ma soprattutto per migliorare
La Compliance però rischia di essere vista, come un ulteriore struttura burocratica a cui dover sottostare, se non viene affrontata in modo organico. Uno strumento come josh offre invece alle aziende un valido supporto per mitigare i rischi e godere dei vantaggi organizzativi.
Questi vantaggi sono qualcosa che va ben oltre il “virtuosismo” procedurale ma riguardano molto tangibilmente l’efficienza e l’efficacia del modo in cui le attività più importanti vengono svolte: una solida schematizzazione e una chiarezza dei processi operativi rende l’azienda più veloce e reattiva, procurando risparmi materiali immediatamente riscontrabili.
Inoltre, la capacità di far risalire l’operato di un’ azione in capo al dipendente che l’ha compiuta ha il beneficio collaterale di individuare facilmente le responsabilità, trasmettendo anche un messaggio positivo di sensibilità alla qualità del proprio operato verso i dipendenti.