Un approccio digitale e integrato alla gestione dei rimborsi spese
La gestione delle note spese sostenute durante le trasferte aziendali, se comparata ad altre attività aziendali come il processo di creazione di un nuovo prodotto, ha un peso strategico minore. Nonostante questo, però, non deve essere trascurata perché la registrazione di tutte le spese sostenute durante il periodo di trasferta è un’attività che, nella maggior parte dei casi, risulta confusionaria e onerosa, proprio perché l’intero processo di registrazione, comunicazione, accettazione e liquidazione delle spese viene gestito manualmente e in forma cartacea. Questo approccio comporta un enorme dispendio di tempo e risorse utili, che potrebbero essere impiegate per mansioni di maggior valore per il business.
Con josh la gestione delle note di spese viene semplificata e dematerializzata, abbattendo tempi e costi di gestione, migliorando, di conseguenza, la produttività del personale coinvolto. Vediamo un esemplificazione di questo processo.
Dall'inserimento della nota spesa all'approvazione del rimborso
Il processo viene avviato dal dipendente che, al termine della trasferta, richiede il rimborso delle spese sostenute.
Come prima cosa l’utente compila un modulo contenente i dettagli della trasferta come ad esempio data, ufficio di appartenenza, descrizione generale dell’attività e relativi costi.
Se in azienda vengono utilizzati software di Activity Based Costing o di Time-Tracking è sufficiente inserire la data relativa alla trasferta e josh, interfacciandosi con questi sistemi, è in grado di recuperare automaticamente questi dati necessari.
I giustificativi di spesa, come scontrini o fatture, possono essere scansionati (se cartacei) e allegati.
Una volta che tutti i dati sono stati inseriti e verificati dal dipendente, viene automaticamente prodotto un report di sintesi in formato pdf che, una volta firmato digitalmente, viene inviato all’ufficio risorse umane, che si occuperà di validare la trasferta e le singole voci di spesa.
Una volta ottenuta la validazione da parte dell’HR, josh sottopone la richiesta all’ufficio amministrativo che procede alla contabilizzazione e liquidazione del rimborso. Tutto il processo viene gestito con una sequenza di attività ben precisa, con regole chiare e specifiche in base alle modalità operative dell’organizzazione.
josh inoltre, interagendo con josh Archive!, la soluzione di archiviazione documentale e conservazione digitale, si occupa di tenere organizzato automaticamente l’archivio dei documenti relativi ai rimborsi: crea su SharePoint un archivio con i i report e i relativi giustificativi allegati.
Così facendo tutta la documentazione relativa alle richieste di rimborso è facilmente ricercabile e consultabile sia dal dipendente sia dagli uffici HR e Amministrativo sempre nel rispetto dei permessi di accesso definiti dall’organizzazione.
Conformità e trasparenza nella gestione delle note spese, risparmiando
Con josh tutte le attività time consuming per la gestione delle spese di trasferta vengono automatizzate, permettendo un grande risparmio di tempo e risorse a favore della produttività di tutte le persone coinvolte nel processo (sia chi fa le trasferte, sia chi le controlla). Inoltre, tutta la documentazione, prodotta in formato digitale, viene archiviata in maniera puntuale in modo che sia facilmente ricercabile e consultabile. Con josh Archive! ogni documento può essere mandato in conservazione secondo le modalità previste dalla legge, garantendo sicurezza e trasparenza senza produrre neanche un foglio di carta.
La flessibilità e la versatilità di josh lo rendono uno strumento adottabile per aumentare l’efficienza di ogni processo aziendale, dal più operativo come la gestione delle note di rimborso spesa a quelli più complessi e strategici come la revisione del budget.