Sebbene la gestione delle note spese sostenute durante le trasferte aziendali possa sembrare un’attività di poco conto (se comparata ad altre ben più strategiche), è vero anche che registrare tutte le spese è un’attività che nella maggior parte dei casi, risulta confusionaria e onerosa, proprio perché l’intero processo di registrazione, comunicazione, accettazione e liquidazione delle spese di trasferta è spesso laborioso e gestito in maniera quasi completamente manuale, e con produzione notevole di carta.

Gestire le note spese con josh pemette di dematerializzare l’intero processo, semplificando l’operatività anche per coloro che non vanno frequentemente in trasferta e mal si destreggiano con le regole e i moduli necessari; vengono abbattuti tempi e costi di gestione, migliorando notevolmente la produttività del personale coinvolto, soprattutto se l’azienda ha un numero elevato di dipendenti e di trasferte.

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Il processo viene avviato dal dipendente che, al termine della trasferta, richiede il rimborso delle spese sostenute.
Come si può vedere dall’immagine, l’utente inizia compilando un modulo contenente i dettagli della trasferta: è sufficiente inserire la data e josh è in grado di recuperare automaticamente questi dati, ad esempio interfacciandosi con software di Activity Based Costing o di Time-Tracking in uso presso l’azienda.

Il dipendente inserisce quindi le singole voci di spesa sempre supportato da josh nel calcolo, ad esempio, del rimborso chilometrico per l’uso dell’auto (basandosi su parametri personalizzabili dall’organizzazione). I giustificativi di spesa (scontrini o fatture) possono essere allegati in maniera molto semplice, ad esempio attraverso la scansione con una fotocopiatrice multifunzione, oppure scattando una foto con il cellulare.

Una volta che tutti i dati sono stati inseriti e verificati dal dipendente,viene automaticamente prodotto un report di sintesi in formato pdf, che viene firmato digitalmente e inviato all’ufficio risorse umane, che si occuperà di validare la trasferta e le singole voci di spesa, potendo accedere alla nota spese e ai suoi allegati in maniera semplice ed immediata.

Se la validazione del reparto risorse umane dà esito positivo, josh sottopone la richiesta all’ufficio amministrativo che potrà contabilizzare e liquidare il rimborso. Tutto il processo viene gestito con una sequenza di attività ben precisa, con regole chiare e costantemente comunicate, sotto la guida dello strumento, durante le singole attività eseguite.

josh inoltre, interagendo con josh Archive!, la soluzione di archiviazione documentale e conservazione digitale, si occupa di tenere organizzato automaticamente l’archivio dei documenti relativi ai rimborsi: crea su SharePoint, un archivio di tutti i report e dei relativi giustificativi allegati, alimentato da ogni nuova richiesta, facilmente ricercabile sia dal dipendente stesso che soprattutto dagli uffici HR e Amministrativo; sempre mantenendo correttamente impostati i permessi che consentono a ciascuno di accedere solo ai propri documenti e a chi controlla a tutti i documenti.

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josh ti offre la flessibilità e la versatilità che occorrono per rendere i processi aziendali davvero efficienti, si adatta bene a processi complessi e strategici, così come a quelli più semplici e operativi, e la gestione delle note spese ne è un chiaro esempio.

Le attività infatti vengono quasi totalmente automatizzate, con un grande risparmio in termini di tempo e produttività, per tutte le persone coinvolte nel processo (sia chi fa le trasferte, sia chi le controlla); tutta la documentazione prodotta è digitale e viene archiviata in maniera puntuale e facilmente ricercabile e viene mandata in conservazione con le modalità previste dalla legge, garantendo sicurezza e trasparenza ma senza produrre neanche un foglio di carta.

Inoltre tutti i dati raccolti possono essere utilizzati in maniera semplice e puntuale per analisi di performance o di qualsiasi altro tipo.

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