L’organizzazione del singolo è fondamentale per l’organizzazione di tutta l'azienda
La gestione del tempo e delle presenze è uno dei fattori che impatta maggiormente sull’efficienza dell’organizzazione aziendale. Capita spesso che, dopo aver organizzato nei minimi dettagli le proprie attività, le tempistiche di queste vengano completamente stravolte perché si ha la necessità di un intervento/contributo da parte di un collega che si scopre tardivamente non essere in azienda, causando così ritardi indiretti al proprio calendario. Non è un caso infatti che siano le aziende per prime a chiedere alle proprie persone di gestire il loro tempo considerandosi parte di un insieme, coordinandosi con i propri colleghi in modo da evitare sprechi di risorse ed inefficienze.
L’organizzazione del tempo del singolo e di tutto il team è fondamentale per avere dei punti di riferimento temporali per ottimizzare l’organizzazione delle attività, soprattutto quelle condivise, ridurre stress e improvvisazione. Questo è possibile solamente se le informazioni di presenza e/o assenza sono condivise in tutta l’azienda (qualora le dimensioni lo permettano) o a livello di area aziendale nelle realtà più grandi.
È sufficiente creare un calendario condiviso? No, un calendario condiviso non basta se l’azienda vuole raggiungere vantaggi strategici in tutte le singole attività, anche quelle che apparentemente potrebbero apparire più banali e di bassa valenza strategica.
Con josh possiamo gestire l’intero processo in maniera integrata: dalla formulazione della richiesta (ad es. ferie, permesso, trasferta,…) all’inserimento della stessa all’interno del calendario aziendale in modo tale che ci sia coordinazione globale e tempestiva informazione di tutti gli attori coinvolti.
Gestione delle presenze integrata nel calendario aziendale
Appena avviato il processo, al dipendente o al collaboratore viene chiesto di compilare il form in cui dovrà inserire le seguenti informazioni: data, ora di inizio e di fine dell’impegno, descrizione e tipologia di richiesta, selezionandola tra quelle proposte direttamente dal sistema come, ad esempio, “permesso”, “ferie”, “trasferta” o genericamente “attività commerciale”, ampliando quindi lo spettro di operazione a tutte quelle attività che non richiedono il fisico spostamento della persona (come ad esempio le attività da remoto).
In caso di spostamento fisico, in particolare per le attività di “trasferta”, viene richiesta anche la destinazione.
Appena compilati questi dati, josh inoltra la richiesta al responsabile di riferimento, individuato automaticamente tra capo ufficio o responsabile HR a seconda del quadro gerarchico e organizzativo di riferimento all’interno dell’organizzazione. Il responsabile può approvare, rifiutare o richiedere un’integrazione dei dati forniti, passando nuovamente la palla al richiedente.
Una volta che la richiesta viene definitivamente approvata, josh si occupa, sempre in automatico, di inserire l’impegno all’interno del calendario globale aziendale (oppure del calendario frazionato per uffici, qualora l’organizzazione aziendale lo preveda) in modo da fornire una sincronizzazione totale e completa a tutti i membri dell’azienda o della specifica area aziendale. Per mantenere la riservatezza, impostazioni personalizzabili di josh permettono di mostrare solamente la disponibilità o l’assenza dei membri del team, togliendo la visibilità sui dettagli: natura e descrizione dell’impegno.
Coordinarsi con tutto il team per migliorare le tue (e non solo) performance
Sono molti i benefici diretti ed indiretti legati ad un’organizzazione del tempo di questo tipo. Innanzitutto, avere a disposizione un unico posto in cui ogni persona può verificare la presenza/assenza del proprio collega permette una miglior pianificazione del lavoro e della attività, proprie e comuni al team, ottimizzando, di conseguenza, anche il risultato e le tempistiche finali.
L’organizzazione del lavoro del team apporta benefici anche alla pianificazione, anche a lungo termine, delle attività di una certa rilevanza. Inoltre, questo tipo di processo permette di ottenere una statistica immediata ed aggiornata sulle trasferte, sui periodi di ferie e sul rendimento delle attività commerciali.
Con josh, dì addio all’improvvisazione e dai il benvenuto alla totale organizzazione.