Come gestire le proprie attività: addio improvvisazione!

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L’organizzazione del singolo è fondamentale per l’organizzazione di tutta l'azienda

La gestione del tempo e delle presenze è uno dei fattori che impatta maggiormente sull’efficienza dell’organizzazione aziendale. Capita spesso che, dopo aver organizzato nei minimi dettagli le proprie attività, le tempistiche di queste vengano completamente stravolte perché si ha la necessità di un intervento/contributo da parte di un collega che si scopre tardivamente non essere in azienda, causando così ritardi indiretti al proprio calendario. Non è un caso infatti che spesso siano le stesse aziende che chiedano alle proprie persone di gestire il loro tempo considerandosi parte di un insieme, coordinandosi con i propri colleghi in modo da evitare sprechi di risorse ed inefficienze.

L’organizzazione del tempo del singolo e di tutto il team è fondamentale per avere dei punti di riferimento temporali, per ridurre lo stress sul piano lavorativo e ridurre al minimo l’improvvisazione. Questo è possibile solamente se le informazioni di presenza e/o assenza sono condivise in tutta l’azienda (qualora le dimensioni lo permettano) o a livello di Area aziendale.

È sufficiente creare un calendario condiviso? No, un calendario condiviso non basta se l’azienda vuole raggiungere vantaggi strategici in tutte le singole attività, anche quelle che apparentemente potrebbero apparire più banali e di bassa valenza strategica.

Con josh possiamo gestire l’intero processo in modo tale che risulti in una coordinazione globale e in una tempestiva informazione di tutti gli attori coinvolti.

Gestione delle presenze integrata nel calendario aziendale

Appena avviato il processo, al dipendente o al collaboratore viene chiesto di compilare la data e l’ora di inizio e di fine dell’impegno, la descrizione e la tipologia di richiesta, selezionandola tra quelle disponibili: queste possono essere, ad esempio, “permesso” oppure “ferie” ma anche “trasferta” o genericamente “attività commerciale”, ampliando quindi lo spettro di operazione a tutte quelle attività che non richiedono il fisico spostamento della persona (come ad esempio le attività da remoto).

In caso di spostamento fisico, invece, viene richiesta anche la destinazione, ovviamente per le sole attività della tipologia “trasferta”.
Appena compilati questi dati, josh invia la richiesta al responsabile di riferimento, individuato automaticamente tra capo ufficio/responsabile HR a seconda del quadro gerarchico e organizzativo, in modo tale che venga fornita la sua approvazione/rifiuto o, eventualmente, una richiesta di integrazione ai dati forniti, passando nuovamente la palla al richiedente.

Una volta approvata, josh si occupa, sempre in automatico, di inserire l’impegno all’interno del calendario globale aziendale (oppure del calendario frazionato per uffici, qualora l’organizzazione aziendale lo preveda) in modo da fornire una sincronizzazione totale e completa a tutti i membri del team. A seconda delle impostazioni personalizzabili, josh permette inoltre di mostrare solamente la disponibilità o l’assenza dei membri del team, togliendo visibilità della natura e della descrizione dell’impegno.

Coordinarsi con tutto il team per migliorare le tue (e non solo) performance

Sono molti i benefici diretti ed indiretti legati ad un’organizzazione del tempo di questo tipo. Innanzitutto, avere a disposizione un unico posto in cui ogni persona può verificare la presenza/assenza del proprio collega, senza conoscerne il motivo, permette una pianificazione del lavoro e della attività, proprie e comuni al team, migliorando così il risultato finale e le tempistiche legate ad esso.

L’organizzazione del lavoro del team ne beneficerà quindi enormemente così come la pianificazione, anche a lungo termine, delle attività di una certa rilevanza. Inoltre, questo tipo di processo permette di ottenere una statistica immediata ed aggiornata sulle trasferte, sui periodi di ferie e sul rendimento delle attività commerciali.

Con josh, dì addio all’improvvisazione e dai il benvenuto alla totale organizzazione.

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