Quale funzione deve garantire il sistema di protocollo informatico?
Il sistema di protocollo informatico ha la funzione principale di gestire, registrare, classificare e conservare i documenti amministrativi in modo sicuro, tracciabile e conforme alla normativa (in particolare al D.P.C.M. 3 dicembre 2013 e al Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD).
In sintesi, deve garantire le seguenti funzioni fondamentali:
- Registrazione di protocollo
- Assegnare un numero progressivo, una data certa e un identificativo univoco a ogni documento in entrata, in uscita o interno.
- Questa registrazione attesta ufficialmente l’esistenza del documento nella pubblica amministrazione o nell’organizzazione.
- Gestione dei flussi documentali
- Smistare, assegnare e instradare i documenti ai destinatari interni competenti.
- Permettere di monitorare lo stato di avanzamento dei procedimenti.
- Integrità, sicurezza e tracciabilità
- Garantire che i documenti non possano essere alterati dopo la protocollazione.
- Tenere traccia di tutte le operazioni (accessi, modifiche, trasferimenti).
- Classificazione e archiviazione
- Organizzare i documenti secondo un piano di classificazione e supportarne la conservazione digitale nel tempo.
- Ricerca e reperibilità
- Consentire la ricerca rapida dei documenti tramite metadati (numero di protocollo, oggetto, mittente, data, ecc.).
- Conformità normativa e interoperabilità
- Deve rispettare le regole tecniche stabilite da AgID e consentire lo scambio sicuro di documenti con altri sistemi di protocollo.