Qual è la differenza tra archiviazione documentale e conservazione sostitutiva?
L’archiviazione documentale è il processo di organizzazione e gestione dei documenti, cartacei o digitali, in modo da renderli facilmente accessibili e consultabili nel tempo. Serve a facilitare la ricerca, la condivisione e il recupero delle informazioni all’interno di un sistema documentale.
La conservazione sostitutiva (detta conservazione digitale a norma) è invece un processo regolamentato dalla legge che garantisce validità legale nel tempo ai documenti digitali. Questo processo assicura che i documenti conservati non subiscano alterazioni e siano autenticabili, immodificabili e leggibili anche a distanza di anni, secondo quanto previsto dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dalle linee guida AgID.
In sintesi, l’archiviazione è finalizzata alla gestione operativa dei documenti, mentre la conservazione digitale garantisce la valenza legale e fiscale nel lungo periodo.