Digital Transformation della PA: un avanzato Protocollo Informatico non può mancare
Se si dovessero riassumere gli ultimi anni, basterebbe un’unica parola: digitalizzazione. È anche vero, però, che questo percorso delle Pubbliche Amministrazioni e aziende, che siano spa o srl pubbliche, non può essere ancora dato per scontato, perché se si guarda nello specifico, sono ancora molte le organizzazioni che continuano a produrre molta carta e ad essere ben lontane dall’aver raggiunto l’efficienza in ambito digitale.
In quest’ultimo anno, però si è acuita l’impellente esigenza di mettere a disposizione dell’intero personale, strumenti che potessero garantire la continuità delle attività, in modo semplice, senza il supporto continuo di una figura IT e che garantissero standard di sicurezza molto elevati: questa necessità non può non coinvolgere il sistema di Protocollo Informatico.
Il Protocollo Informatico, infatti, ancor prima di essere un obbligo normativo imposto Codice dell’Amministrazione Digitale (non solo alle PA in senso stretto, ma anche ma anche alle aziende, private o pubbliche, che svolgano pubblici servizi), può essere un potente alleato nel miglioramento delle organizzazioni.
Diventa quindi di primaria importanza valutare gli strumenti di Protocollo Informatico non solo sulla base delle loro caratteristiche primarie (features, flessibilità, sicurezza, accessibilità cloud, reattività al cambiamento…) ma anche in base alle opportunità di miglioramento che permettono di cogliere nel breve e nel lungo termine.
Abbiamo pensato e sviluppato josh Protocol! proprio per abilitare il cambiamento nelle PA in senso stretto e nelle aziende pubbliche, permettendo di cogliere molteplici opportunità, palesi o più sfuggenti: vediamone alcune.
Quali sono i benefici derivanti dall’adozione del Protocollo Informatico?
Il comune rischio che si corre approcciandosi alle tematiche del Protocollo Informatico è quello di vedere gli obblighi come un freno alle attività quotidiane. In realtà, anche sulla base dell’esperienza maturata con svariate Organizzazioni di dimensioni e caratteristiche diverse, abbiamo riscontrato che la necessità di adempiere agli obblighi è in grado di portare con sé numerosi benefici.
Innanzitutto, si ottiene una visione d’insieme e più controllata dell’intero patrimonio documentale dell’organizzazione, ossia la garanzia di accedere e ricercare in maniera veloce, e in qualsiasi momento i documenti necessari, laddove molto spesso ogni ufficio aveva una visione limitata ai suoi asset e ai suoi documenti. In secondo luogo, il personale risulta più coinvolto e responsabilizzato in virtù del funzionamento stesso del meccanismo di assegnazione dei protocolli: il fatto che un documento venga assegnato ad un operatore lo rende immediatamente responsabile rispetto al più ampio iter della pratica, ancor di più quando al documento è collegato un processo gestito in josh.
La sicurezza di un sistema di Protocollo Informatico è un altro vantaggio, oltre che una caratteristica imprescindibile: un sistema di protocollo che garantisca totale sicurezza negli accessi e nella visibilità porta con sé serenità nell’affrontare le attività quotidiane e, di conseguenza, un’aumentata efficienza.
josh Protocol! è una certezza nel percorso di digitalizzazione
In un contesto caratterizzato da grossi cambiamenti operativi e continui adeguamenti normativi josh Protocol! è lo strumento giusto a cui affidarsi per riuscire a cogliere le opportunità che offre la digitalizzazione. josh Protocol! gestisce tutti gli aspetti del protocollo informatico, così come vengono definiti dalle normative (nuove Linee Guida AgID che entreranno in vigore il 01/01/2022) con affidabilità e sicurezza, garantendo allo stesso tempo la massima operatività e semplicità d’uso, proprio per semplificare il lavoro, oltre che per conformarsi alla legge.
josh Protocol! infatti fornisce un ambiente di lavoro completo ed efficace, consente la protocollazione via web, di posta elettronica, di PEC e di documenti cartacei grazie a josh Scanner. Inoltre grazie all’integrazione con SharePoint (anche Online), i documenti protocollati vengono archiviati e resi disponibili a tutta l’organizzazione, attraverso strumenti già familiari all’utente, permettendo così un miglioramento del patrimonio informativo.
josh Protocol! possiede anche delle funzionalità avanzate, che rispondono all’obiettivo di miglioramento dell’efficienza e della qualità organizzativa, tra queste:
- Fruibile in modalità 100% Cloud
- Collaborazione totale anche in remoto
- Ricerche avanzate full-text
- Possibilità di impostare permessi di visualizzazione, stampa e inoltro dei documenti fino al livello del singolo utente
- Classificazione titolario su un numero infinito di livelli
- Ulteriori proprietà dei documenti recuperate anche da fonti dati esterne
- Conservazione digitale sostitutiva dei documenti
- Interoperabilità con altri sistemi di protocollo
- Firma digitale integrata, grazie a josh InfoSign
Inoltre l’integrazione con josh, lo strumento per la gestione dei processi, permette di avviare ad esempio un processo all’atto della protocollazione, ma soprattutto di estendere la digitalizzazione ai processi e non solo ai documenti, compiendo così una trasformazione molto più ampia e ricca di benefici sia per le Pubbliche Amministrazioni, sia per tutte quelle Aziende, che adottano un approccio che mira all’efficienza, attraverso anche una rigorosa gestione dei flussi documentali.