La trasformazione digitale è un insieme di cambiamenti tecnologici, culturali, organizzativi e relazionali resi possibili dall’adozione di nuove tecnologie, che incidono profondamente sul modo in cui le organizzazioni operano e creano valore.

In questo contesto, la dematerializzazione rappresenta uno dei processi della digitalizzazione e consiste nella creazione, gestione e conservazione dei documenti digitali con l’obiettivo di sostituire quelli cartacei, garantendone allo stesso tempo validità giuridica, accessibilità e sicurezza delle informazioni. Elemento comune a questi processi è l’adozione di strumenti e metodologie che modificano in modo strutturale i flussi di lavoro e i modelli organizzativi.

Un progetto di trasformazione digitale, infatti, non è limitato all’introduzione di nuove tecnologie, ma deve considerare anche gli aspetti organizzativi, culturali e di governance. In particolare, nello scenario in cui i documenti digitali sostituiscono quelli analogici, diventa essenziale e strategico per l’organizzazione saper gestire efficacemente la produzione degli stessi garantendone l’accessibilità e la corretta aggregazione secondo la logica dell’archivio digitale e nel rispetto della normativa vigente.

Vediamo quindi qual è l’approccio corretto per avviare un processo di dematerializzazione completo e conforme, illustrando prima gli elementi fondamentali del sistema documentale e poi gli strumenti tecnologici necessari. Per approfondire ulteriormente questo tema, scarica il white paper dedicato.

Hai qualche domanda? Contattaci! »

Il records management, ovvero le modalità con cui vengono creati, trasmessi, gestiti e conservati i documenti informatici, rappresenta il vero cuore di ogni iniziativa di trasformazione digitale.

Alla base della dematerializzazione si trovano tre elementi essenziali: il documento, il fascicolo e l’archivio, che organizzano e danno struttura alle informazioni nel tempo.

Nello scenario tradizionale, i documenti riferiti ad una pratica sono facilmente reperibili attraverso archivi fisici come scaffali, armadi e cassetti. Nel contesto digitale la stessa immediatezza di accesso è garantita dal fascicolo informatico, che consente di raccogliere e consultare in modo semplice e immediato tutta la documentazione associata a una pratica o a un procedimento amministrativo.

Con l’introduzione dei documenti informatici, anche l’archivio ha cambiato forma ma non funzione: da cartaceo è diventato digitale (o ibrido), mantenendo il proprio ruolo di raccolta organizzata e sistematica di informazioni prodotte e ricevute dall’ente, secondo criteri archivistici ben definiti.
Strettamente legata all’archiviazione è la conservazione dei documenti. La dematerializzazione e la gestione elettronica dei documenti hanno cambiato inevitabilmente le modalità tradizionali di conservazione tradizionale, dando origine alla Conservazione Digitale, che sostituisce quella su carta con quella digitale per tutti i documenti, garantendone l’integrità, l’immodificabilità e l’autenticità nel corso del tempo.

In questo contesto, un progetto di trasformazione digitale richiede una gestione documentale completa, capace non solo di rispettare la normativa in materia di protocollo informatico, ma anche di governare i flussi documentali, la creazione dei fascicoli e la formazione dell’archivio.
In termini pratici tutto ciò si traduce nell’adozione della suite josh, in grado di supportare l’intero ciclo di vita del documento e di accompagnare l’organizzazione in un percorso di dematerializzazione strutturato e sostenibile:

• josh Protocol! è il sistema di protocollo informatico che permette registrare i documenti in modo conforme alla normativa, assegnando a ciascuno un identificativo univoco e garantendo tracciabilità, autenticità e immodificabilità delle informazioni.
• josh è la piattaforma per la gestione dei flussi documentali e per il re-engineering dei processi e dei procedimenti amministrativi, progettata per semplificare il lavoro degli uffici, ridurre la frammentazione operativa e favorire una gestione digitale dei documenti e dei procedimenti.
• josh Archive! è il sistema per l’archiviazione e la conservazione digitale a norma, che permette di proteggere i documenti nel tempo, assicurandone integrità, autenticità e reperibilità, nel pieno rispetto dei requisiti di legge.

Hai qualche domanda? Contattaci! »

La dematerializzazione non può essere considerata un semplice processo di digitalizzazione dei documenti, né una mera sostituzione del supporto cartaceo con quello digitale. Si tratta di un percorso strutturato che coinvolge persone, organizzazione e tecnologia e che richiede una visione complessiva del sistema documentale, nel rispetto della normativa.

Solo attraverso una corretta gestione del documento informatico, del fascicolo e dell’archivio, supportata da strumenti tecnologici adeguati e da competenze specifiche, l’organizzazione può garantire efficienza operativa, trasparenza amministrativa e conformità normativa nel tempo.

Per approfondire ulteriormente questo tema, scarica il white paper dedicato.

Hai qualche domanda? Contattaci! »